Decyzja o powierzeniu utrzymania czystości zewnętrznej firmie porządkowej jest fundamentalnym krokiem, który w przyszłości zdecydowanie ułatwi sprawne funkcjonowanie biura i pozbawi wielu kłopotów. Jak zatem wybrać najlepszego partnera?
Wybór nie może być przypadkowy. Sprawdzonym sposobem na uzyskanie informacji na temat firmy porządkowej jest, kolokwialnie mówiąc, poczta pantoflowa, ale mimo wszystko należy zwrócić uwagę na kilka bardzo ważnych aspektów:
- Doświadczenie w branży usług porządkowych - im dłużej firma sprzątająca istnieje na rynku, tym więcej historii zapisało się o niej w przeglądarce. Warto zainteresować się opiniami o firmie.
- Referencje są zawsze dobrym i wiarygodnym świadectwem profesjonalnie wykonanych usług porządkowych. Im więcej referencji posiada nasz przyszły kontrahent, tym większe prawdopodobieństwo, że klienci są zadowoleni ze współpracy z nim. Jeśli chcemy powierzyć pod opiekę nasze biuro, poprośmy firmę sprzątającą o referencje ściśle związane ze świadczeniem usług na takim obszarze.
- Oferowanie szybkiego czasu reakcji na zgłoszenie w nagłych sytuacjach, np. niezapowiedziana ważna wizytacja, zalana przez wodę wykładzina. Wsparcie w takiej sytuacji jest nieocenione i mile widziane.
- Posiadanie ważnej polisy OC, która gwarantuje bezpieczeństwo. Wiemy wówczas, że nasze mienie powierzone jest w ręce rzetelnej, uczciwej i odpowiedzialnej biznesowo firmy.
- Świadczenie usług dodatkowych i specjalistycznych (dezynfekcja, ozonowanie, pranie wykładzin i mebli tapicerowanych, mycie okien oraz inne) - nie musimy wówczas martwić się szukaniem innych wykonawców dla usług okresowych.
- Wyszkolony i dobrze zorganizowany personel, składający się z pracowników ekipy porządkowej, brygadzisty, kierownika obiektu sprawującego nadzór i będącego z usługodawcą w stałym kontakcie. Warto również zwrócić uwagę na systematyczne wewnętrzne audyty pozwalające na szybką reakcję na życzenia klienta.
- Zatrudnianie pracowników na umowę o pracę. To dobrze świadczy o podejściu do ludzi.
- Na każdym etapie współpracy wspieranie klienta swoją wiedzą i doświadczeniem, bycie elastycznym względem różnorodnych wydarzeń (organizacja spotkań, eventów poza godzinami pracy biura).
- Własne zaplecze maszynowe (odkurzacze, odkurzacze piorące, wózki, maszyny myjące itp.). Jeśli firma porządkowa oferuje kompleksowe usługi porządkowe, to posiadanie własnego parku maszyn i serwisu dla tych maszyn jest kluczowe. Możemy mieć pewność, że niesprawny sprzęt zostanie niezwłocznie wymieniony i nie zakłóci to pracy naszego biura.
- Stosowanie atestowanych i certyfikowanych środków chemicznych. Profesjonalne firmy oferujące sprzątanie biur nie stosują preparatów, które nie posiadają odpowiednich dokumentów, gdyż jest to skrajnie nieodpowiedzialne. Mało tego, wymagamy przedstawienia kart charakterystyki wybranych do sprzątania produktów.
- Przestrzeganie zasad i procedur obowiązujących na sprzątanym obiekcie. Oprócz wewnętrznych zasad i procedur panujących w firmie porządkowej, bardzo ważne jest zaznajomienie pracowników z przepisami panującymi w miejscu wykonywania usług porządkowych, które mogą przecież być odmienne.
- Jeśli nasza firma posiada kilka oddziałów w różnych lokalizacjach, warto wybrać firmę sprzątającą, która obsługuje wszystkie te miasta - ułatwi to znacznie prosperowanie firmy.
Zalety zlecania usług porządkowych
Wzrost zainteresowania outsourcingiem szacuje się na rok 2004. Zastosowanie zlecania usług w firmie ma dwa zadania: usprawnienie jej działania i obniżenie kosztów. Mowa głównie o kosztach operacyjnych, które usługi outsourcingowe dodatkowo redukują, ponieważ ryzyko własne jest mniejsze. Ponadto, dają dostęp do wiedzy i doświadczenia liderów rynkowych - zdecydujmy się na taką firmę sprzątającą biura, która będzie śledzić na bieżąco trendy rynkowe dotyczące najnowszych metod, stanowiące najlepsze i najkorzystniejsze rozwiązania finansowe dla nas.
Warto też zauważyć, że przy korzystaniu z outsourcingu koszt zatrudnienia pracownika, organizacja zastępstw na czas urlopów czy zwolnień lekarskich należy do wykonawcy usług porządkowych.
Firma sprzątająca, oprócz organizacji serwisu porządkowego przez całą dobę, powinna zapewnić sprzęt do obsługi powierzchni biurowej w postaci: odkurzaczy, profesjonalnych wózków do sprzątania, maszyn samojezdnych w przypadku dużego holu, maszyn ręcznych przy większych korytarzach wyłożonych płytkami itp. Jeśli nie mamy odrębnego dostawcy materiałów higienicznych, firma porządkowa powinna zaproponować kupno i dostarczanie takich materiałów, jak: papier toaletowy, ręczniki kuchenne, mydło w płynie, płyny do naczyń, odświeżacze powietrza, środki do dezynfekcji itd.
Wybierz profesjonalistów
Usługa sprzątania biur to domena wielu firm porządkowych w Polsce - jednych z krótszym, innych z dłuższym stażem. Doświadczenie w tej kwestii jest jednak najważniejsze. Co ważne, nie wolno stosować nieuczciwej konkurencji poprzez zaniżanie cen, co wiąże się głównie z zatrudnianiem pracowników na tzw. umowach śmieciowych.
Przygotowanie indywidualnej oferty na usługę porządkową stricte pod naszą firmę potwierdza, że nie będziemy traktowani rutynowo. Klient w każdym przypadku powinien mieć świadomość, że ma wsparcie wykonawcy usług porządkowych. Utrzymanie stałego kontaktu jest podstawą dobrej komunikacji i dialogu oraz prowadzi do zbudowania zaufania i satysfakcjonującej, długofalowej współpracy.
