Prawdą jest, że im więcej osób zatrudnionych w danej firmie, tym bardziej grafik pracy staje się najistotniejszym dokumentem biurowym. Niezbędne jest wyznaczenie osoby, która będzie odpowiadała za układanie harmonogramu dla pracowników, by pilnowała, aby wszystkie stanowiska zgodnie z potrzebą były obstawione. Taka osoba ma zadanie także zajmowanie się urlopami i ich przydzielaniem w okresie odpowiednim dla firmy. To z pozoru bardzo pracochłonna i logistyczna praca. Nawet najmniejszy błąd może doprowadzić do strat finansowych. Z jakimi problemami spotykają się najczęściej firmy przy tworzeniu planu pracy oraz jakie zalety niesie za sobą odpowiednio sporządzony grafik?
Grafik pracy, a znajomość prawa
Każdy właściciel firmy powinien być świadomy, że brak orientacji w przepisach prawa może słono kosztować całe przedsiębiorstwo. Długość pracy, kwestie urlopowe nie są ustalane przez pracodawców. Sprawy te są regulowane przez Kodeks Pracy. Niedostosowanie się do tych przepisów po kontroli z Inspekcji Pracy może zakończyć się ogromnymi karami pieniężnymi. Niedopilnowanie tych problemów może kosztować pracodawców nawet 30 tysięcy złotych. Współczesną pomocą dla przedsiębiorców są specjalne programy do tworzenia grafików. Przykładem jest program dostępny na stronie GrafikOptymalny.pl. Narzędzie czuwa nad tym, czy są uwzględnione wszystkie zasady prawa, czy to w przypadku pracy zmianowej czy w systemie równoważnym.
Harmonogram pracy, a wizerunek firmy i zadowolenie osób zatrudnionych
Trzeba pamiętać, że źle ułożony grafik pracy nie tylko jest niezgodny z prawem, ale także pociąga za sobą wizerunek firmy, który traci na wartości i uznaniu ze strony osób pracujących w danej firmie, jak i osób poza nią. Pracownicy, dla których harmonogram pracy jest nieodpowiedni będą odczuwali niezadowolenie i może doprowadzić to, do dezorganizacji pracy całej firmy. Pracodawcy, uwzględniający potrzeby zatrudnionych będą cieszyli się wśród nich znacznie większym uznaniem. Może to się pozytywnie odbić także na jakości pracy. Nie od dziś wiadomo, że zadowolony pracownik równa się efektywnym działaniom na rzecz firmy.
Jak już wspomniano nieprawidłowy grafik prowadzi do zaburzenia pracy całej firmy. To z kolei pociąga za sobą znaczne opóźnienia np. przy produkcji danego produktu. Ciągła rotacja pracowników jest dużym uszczupleniem budżetu firmy, ponieważ trzeba co chwilę przeszkalać kogoś nowego do pracy. Wielu nie zdaje sobie sprawy z rangi grafiku pracy, jak wiele może zdziałać i przyczynić się dla lepszego funkcjonowania firmy oraz jej postrzegania.
Racjonalizacja kosztów pracy
Ogromnie ważnym czynnikiem, mającym wpływ na tworzenie planu pracy jest optymalizacja kosztów. Trzeba dokładnie przeanalizować i prześledzić, które działania nie są sprzyjające dla firmy, a pochłaniają znaczną część kosztów, nie przynosząc żadnych zysków. Przykładem złego i kosztownego rozwiązania mogą być nadgodziny, które są przydzielane bez potrzeby albo zbytnia ilość pracowników w porównaniu do liczby klientów. Trzeba wiedzieć, kiedy kadra powinna zostać wzmocniona większą ilością rąk do pracy, w jakie godziny, pory, dni czy miesiące, a kiedy nie ma takiej konieczności. Świadome planowanie czasu pracy będzie źródłem znacznych zysków, a nie wydatków, jak to często ma miejsce w przedsiębiorstwach nieprawidłowo zarządzanych.
