Każda organizacja szuka sposobów na usprawnienie działania, minimalizowanie kosztów i oszczędność czasu. Ideałem byłoby wyeliminowanie zbędnych czynności, które angażują pracowników i odbierają im możliwość poświęcania się istotnym sprawom. Jedną z metod, która wydaje się prowadzić we właściwym kierunku, jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Jak działa i jakie ma zalety?
Drukowanie dokumentów, podpisywanie ich, zatwierdzanie przez kolejne osoby z poszczególnych działów firmy to długotrwały proces i żmudna praca. Dość często zdarzają się opóźnienia, a umowy czy faktury giną lub trafiają do nieodpowiednich komórek. Czekanie na zatwierdzenie, wysyłanie pocztą, archiwizowanie w niezliczonej ilości segregatorów to rzeczywistość, z którą mierzy się wielu przedsiębiorców. Warto rozważyć zastosowanie nowoczesnych rozwiązań, z których na szczególną uwagę zasługuje system do elektronicznego obiegu dokumentów EDI.
Czemu warto porzucić stare nawyki na rzecz nowych rozwiązań?
Choć wielu przedsiębiorców przywiązało się do tradycyjnych sposobów przesyłania i przechowywania dokumentacji, warto przekonywać ich, że to, co nowe niesie ze sobą większe możliwości. Ciągły rozwój firmy leży zarówno w interesie przedsiębiorcy, jak i jego pracowników oraz klientów. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala wprowadzić porządek, uniknąć przestojów i opóźnień. To oznacza szybszy proces realizacji zamówień, co z kolei przekłada się na zwiększenie satysfakcji drugiej strony.
Pośrednim celem możliwym do osiągnięcia jest zwiększenie zysków firmy, bezpośrednim natomiast, usprawnienie poszczególnych procesów i odciążenie pracowników. Dokumenty są uporządkowane, błyskawicznie przesyłane pomiędzy upoważnionymi osobami i szybko trafiają do klienta. Zastąpienie papierowej wersji elektroniczną pomaga eliminować lub znacznie ograniczać ryzyko błędu, a przy okazji poprawia komunikację pomiędzy stronami transakcji, czy działami firmy.
Co zyskujemy dzięki wprowadzaniu innowacji do firmy?
Gdy już zdecydujemy się na wprowadzenie systemu informatycznego do elektronicznego obiegu dokumentów, jakim jest EDI, bardzo szybko zauważymy płynące stąd korzyści. Przedsiębiorcy mają szansę zredukować koszty związane z obsługą klientów czy archiwizacją. Kolejną zaletą tego rozwiązania jest łatwiejszy dostęp do dokumentacji, możliwość śledzenia jej statusu, czy uzyskania potwierdzeń odbioru przez konkretne osoby. Wszystkie ważne dane są chronione i kontrolowane, a klienci mogą być pewni, że są przetwarzane zgodnie z przepisami RODO.
Czasem trudno porzucić stare przyzwyczajenia i uprzedzenia, jednak warto próbować. Sprawne zarządzanie organizacją to mądre czerpanie z ludzkiego potencjału, ale także dostrzeganie rozwiązań, które pozwalają się rozwijać i sięgać po więcej. Dziś znaczna część naszego życia przeniosła się do internetu — tam płacimy rachunki, podpisujemy i przesyłamy umowy. Istotne jest, aby robić to w bezpieczny sposób, temu mają służyć profesjonale systemy informatyczne.
