Jak obniżyć koszty zarządzania kontentem w e-commerce?

Małe sklepy internetowe nie mają problemów z zawartością. Zwykle jest pracownik, który wnosi do witryny nowe produkty i od czasu do czasu aktualizuje cennik. Problemy w zarządzaniu pojawiają się, gdy sieć handlowa, producent lub platforma marketplace decyduje się na skalowanie sprzedaży, rozszerzenie asortymentu produktów i zwiększenie liczby SKU ((jednostka magazynowa).

Specjaliści Scallium opisałi procesy handlu detalicznego i e-commerce, na które może mieć wpływ rozwiązanie informatyczne klasy PIM (system do zarządzania informacją o produktach).

Podczas skalowania biznesu handel detaliczny boryka się z następnymi problemami:

• Procedury pracy z towarami na wszystkich etapach nie są zdefiniowane i nie są uregulowane;
• Większość operacji wykonywana jest ręcznie, co zmniejsza szybkość wprowadzania nowych przedmiotów do witryny;
• Rośnie wpływ czynnika ludzkiego, w wyniku czego wzrasta liczba błędów popełnianych podczas wykonywania operacji;
• Wzrost liczby oferowanych towarów powoduje proporcjonalnie zwiększenie zapotrzebowania na personel.

Jeśli jako właściciel sklepu internetowego współpracujesz z dostawcami, to Twój system operacyjny można warunkowo podzielić na grupy:

• Zarządzanie informacjami o produkcie;
• Relacje z dostawcami (komunikacja);
• Praca z zamówieniami.

Karta towaru jest niezbędnym elementem każdej firmy prowadzącej sprzedaż towarów online, a organizacja pracy z towarem wymaga wiele wysiłku. Z tego powodu coraz więcej dużych graczy decyduje się na profesjonalne systemy PIM.

Praca z towarem obejmuje szereg działań:

• Tworzenie modelu danych do przechowywania informacji o towarze;
• Dodawanie nowych towarów do listy (opis, cechy);
• Moderacja treści;
• Aktualizowanie kart towarów (uzupełnienie danych, ceny, dostępności);
• Umieszczania towarów na witrynach sklepów internetowych/platform marketplace.

Każde działanie jest oddzielnym podprocesem, który składa się z sekwencji operacji i w którym zaangażowane są osoby pełniące określone role (różni pracownicy).

Dodawanie nowych towarów

Pierwszym działaniem w tym procesie jest dodawanie nowych pozycji. Problemy, jakie tu są:

• Ręczne dodawanie towarów zajmuje dużo czasu;
• Przeniesienie z różnych źródeł (na przykład .csv i .xlsx, które są nadawane przez dostawców) często prowadzi do błędów i niespójności treści w różnych cechach opisujących towar;
• Przeniesienie z różnych systemów back office (system księgowy, ERP) znacznie zwiększa obciążenie tych ostatnich.

Jak przyspieszyć cały ten proces? W firmie Scallium wyróżniamy następujące kroki:

1. Skorzystaj z uniwersalnego narzędzia importu towarów do panelu. To umożliwi pracownikowi odpowiedzialnemu za dodawanie nowego towaru do systemu przeniesienie danych z pliku o dowolnym formacie poprzez ustawienie mapowania zaimportowanych danych na atrybut w systemie.
2. Zapewnij dostawcom (merchantom) możliwość samodzielnego dodawania swoich towarów po zalogowaniu się na swoje konto w sklepie. Mogą wykonywać tę operację w trybie ręcznego wprowadzania danych lub korzystając z opisanego wyżej uniwersalnego narzędzia importu towarów. Podobne rozwiązanie pozwoli na zmniejszenie obciążenia specjalistów ds. content marketingu w Twojej firmie.
3. Skorzystaj ze sprawdzonej metody tworzenia wzorcowej karty produktu. To pozwoli uniknąć ponownego dodawania towarów do bazy. Na przykład dostawca będzie mógł dodać swoją ofertę cenową do istniejącego produktu z ładnym opisem, zamiast generować duplikaty.
4. Zapewnij możliwość kopiowania istniejącej kartoteki towarowej z późniejszymi zmianami w jednym lub większej liczbie atrybutów.
5. Ustaw funkcje wyszukiwania duplikatów z możliwością później usunąć te, które są niepotrzebne.

Wszystkie te podejścia pozwalają nam skrócić czas procesu go-to-market towarów oraz znacznie zwiększyć produktywność pracy specjalistów ds. content marketingu.

Moderowanie, uzupełnienie danych i umieszczenie towaru w witrynę marketplace'u

Po dodaniu towaru uruchamiane są kolejne etapy pracy z nim i wtedy pojawiają się dodatkowe pytania:

• Jaka jest kolejność moderowania nowych towarów?
• Kto powinien moderować towary z określonej kategorii?
• Co robić, jeśli treść dodanego towaru jest złe opisana?
• Jak współpracować z producentem/dostawcą w celu udoskonalenia karty towaru?
• Jak zacząć sprzedawać produkt w różnych kanałach (własna witryna, popularne marketplace'y)?

Nowoczesne systemy PIM pozwalają na rozwiązywanie wymienionych zadań w kilku sposobów: za pomocą narzędzi Business Process Management (BPM), za pomocą jednolitego okna do konfiguracji contentu lub przez operacje masowe i itp.

Wybierając system PIM, należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

• To nie tylko miejsce do przechowywania danych. To jest jednostka operacyjna, system dla pracy content managera;
• Osoby, które będą korzystać z systemu, nie mają umiejętności technicznych. Więc ten system powinien być jak najprostszy, zrozumiały, skierowany do zwykłego użytkownika, a nie specjalisty technicznego czy informatyka;
• System PIM powinien być w stanie zautomatyzować wszelkie powtarzalne operacje content marketingowe;
• System PIM powinien być w stanie zarządzać wieloma użytkownikami o różnych rolach i poziomach uprawnień. Czyli powinien być skonfigurowany tak, aby dostawca mógł uzyskać jeden poziom dostępu i uprawnienia użytkownika, content manager — drugi, a kierownik — trzeci.
• System PIM powinien być w stanie pracować nad określonym zadaniem w procesie biznesowym. Pozwala to zrezygnować z papierkowej roboty, a także zwalnia pracownika z konieczności ciągłego pamiętania instrukcji wykonania zadań.

Na razie system PIM wciąż jest postrzegany przez użytkowników głównie jako miejsce do przechowywania kartotek towarowych z atrybutami. Jednak tak było około 5 lat temu. Dziś PIM nie jest już tylko miejscem do przechowywania danych. To także wzmożona liczba procesów operacyjnych do pracy z tymi danymi. W rzeczywistości nowoczesny PIM to już system bpm (Business Process Management). Jego zadaniem jest dostosować pracę tak, żeby content manager nie zastanawiał się nad kolejnym krokiem, nie wyszukiwał potrzebnych informacji, nie martwił się tym, co zdarzyło się wcześniej. Ten specjalista powinien poświęcać czas tylko na bezpośrednie wykonywania zadania tworzenia jakościowego contentu.

Materiał został przygotowany przez zespół twórców PIM Scallium