Jak zapanować nad flotą pojazdów? Zobacz, co potrafi system Flota II od PasCom

Zarządzanie flotą pojazdów to bez wątpienia jedno z najbardziej wymagających zadań operacyjnych w nowoczesnym przedsiębiorstwie, ponieważ łączy w sobie logistykę, precyzyjną kontrolę nad kapitałem, zarządzanie ryzykiem oraz bezwzględną zgodność z często zmieniającymi się regulacjami prawnymi.

W tak złożonym otoczeniu, poleganie wyłącznie na arkuszach kalkulacyjnych prowadzi do nieefektywności i generowania ukrytych kosztów, które z czasem mogą znacząco obciążyć budżet firmy. Specjaliści na co dzień koordynujący pracę dziesiątek czy setek pojazdów potrzebują narzędzia, które dostarczy natychmiastowych, analitycznych danych do podejmowania decyzji.

W odpowiedzi na te wyzwania, firma PasCom, bazując na ponad dwudziestoletnim doświadczeniu, oferuje program Flota II – zaawansowany system do zarządzania flotą pojazdów, którego modułowa architektura pozwala na objęcie kontrolą wszystkich procesów eksploatacyjnych, administracyjnych i finansowych.

Optymalizacja kosztów i kontrola procesów – filary efektywnej floty

Karty paliwowe

Prawdziwa oszczędność w zarządzaniu flotą rodzi się z umiejętności identyfikacji i eliminacji niepotrzebnych wydatków, a program Flota II został zaprojektowany właśnie po to, by tę identyfikację przeprowadzać z precyzją. Kwestia paliwa, będąca jednym z największych składowych kosztów, jest kontrolowana na najwyższym poziomie. System pozwala na automatyczne porównywanie danych z kart flotowych, które są importowane bezpośrednio od dostawców (jak ORLEN, BP czy SHELL), z rzeczywistymi odczytami z systemów GPS. Taka weryfikacja natychmiast pokazuje wszelkie nieprawidłowości, takie jak tankowania przekraczające pojemność baku, tankowanie niewłaściwego rodzaju paliwa czy pobrania paliwa w godzinach poza pracą lub w dni wolne, co umożliwia szybką reakcję i dyscyplinowanie pracowników.

Kontrola stanu technicznego pojazdów

Równie istotna jest kontrola nad utrzymaniem i serwisowaniem pojazdów, ponieważ to w tym obszarze nierzadko kryją się największe straty wynikające z nadmiernej częstotliwości napraw czy niecelowości poniesionych wydatków. Dzięki modułowi Obsługi Serwisowej, menedżerowie uzyskują natychmiastowy dostęp do pełnej historii serwisowej każdego auta, co z kolei pozwala ocenić zasadność bieżącej naprawy w kontekście wcześniejszych zdarzeń. System śledzi terminy przeglądów, gwarancji i limity przebiegu kilometrów, co pozwala na przejście od reaktywnego do proaktywnego zarządzania serwisem. Co więcej, kompleksowa ewidencja kosztów cząstkowych i zużycia części zamiennych umożliwia identyfikację tych modeli pojazdów, które generują najwyższe koszty eksploatacji, a tym samym przyspiesza decyzje o ich ewentualnej wymianie.

Automatyzacja zadań administracyjnych i zgodność z przepisami w jednym systemie

System zarządzania flotą pojazdów PasCom II znacznie upraszcza i automatyzuje szereg uciążliwych zadań administracyjnych, które dotychczas pochłaniały sporą część czasu pracowników firmy:

• Automatyczne przypomnienia e-mail i SMS o zbliżających się terminach badań technicznych, ważności polis ubezpieczeniowych i kończących się umowach.
• Automatyczne rozksięgowanie dokumentów kosztowych i generowanie zbiorczego pliku przelewów do banku, minimalizując ryzyko błędów ręcznego wprowadzania danych.
• Kompleksowa ewidencja szkód, wypadków i wykroczeń drogowych wraz z możliwością tworzenia zestawień szkodowości dla poszczególnych użytkowników lub oddziałów.
• Obsługa kart paliwowych, rozliczenia okresowe (np. opłata środowiskowa) oraz moduł Automatyzacji KSeF, gwarantujące pełną zgodność z najnowszymi przepisami prawa podatkowego.

Dane, które zmieniają zarządzanie

PasCom Flota II to nie zwykły zbiór modułów, ale przede wszystkim narzędzie analityczne, które transformuje strumień danych w gotową informację zarządczą. Największą wartość system dostarcza w obszarze strategicznego planowania. Dostęp do graficznych zestawień i precyzyjnych raportów operacyjnych umożliwia menedżerom podejmowanie trafnych decyzji opartych nie na intuicji, lecz na twardych danych historycznych i prognostycznych.

Jeżeli chcieliby Państwo dowiedzieć się, jak zaimplementować ten zaawansowany system zarządzania flotą pojazdów, zalecamy skontaktowanie się z firmą PasCom w celu umówienia prezentacji.