Obsługa dokumentów to codzienność działów HR. W firmach o rozbudowanej strukturze, wielu lokalizacjach trudno prowadzić ją w modelu tradycyjnym. Standardem w większości organizacji stają się systemy elektronicznego obiegu dokumentów, pomagające przyspieszyć, uporządkować i uprościć cykliczne działania w poszczególnych działach. Co konkretnie mogą zapewnić działowi HR?
Porządek, standaryzacja i spójność w codziennej pracy HR
Zwłaszcza w dużych organizacjach jednostki HR obsługują na co dzień dużą liczbę zróżnicowanych spraw. Przetwarzają wnioski urlopowe, umowy, aneksy, zaświadczenia, deklaracje czy zgody. Realizacja tych procesów w tradycyjnym obiegu jest nie tylko czasochłonna, ale i podatna na błędy.
System elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) pozwala przenieść większość zadań administracyjnych działu HR do środowiska cyfrowego. Zmiana polega na implementacji dedykowanego oprogramowania EOD, gdzie wnioski, formularze, zgody i inne dokumenty są wypełniane, akceptowane i archiwizowane w ramach jednej platformy. Umożliwia to standaryzację obiegu, czyli nadanie spójnych procedur dla wszystkich użytkowników i typów dokumentów.
Pracownicy działu HR, zamiast drukować, podpisywać i skanować formularze lub wysyłać je między działami mailem, wypełniają dokumenty w wersji elektronicznej, a system automatycznie przekazuje jego do odpowiedniej osoby w strukturze. Każdy etap procesu jest zarejestrowany, a historia zmian dostępna dla uprawnionych użytkowników. Eliminuje to ryzyko nieporozumień, opóźnień i zatorów decyzyjnych – zwłaszcza w dużych firmach, gdzie równolegle toczy się kilkadziesiąt spraw kadrowych.
Automatyzacja wniosków i dokumentów pracowniczych
Jedną z podstawowych zalet wdrożenia EOD w dziale HR jest automatyzacja powtarzalnych zadań. Wiele z nich może być realizowane również pod nieobecność pracownika w pracy lub biurze, a zatwierdzenie etapu może odbywać zdalnie, np. z poziomu aplikacji mobilnej. Dotyczy to m.in.:
- wniosków urlopowych,
- zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach,
- aneksów do umów,
- załączników do akt osobowych,
- zgód na przetwarzanie danych,
- formularzy onboardingu czy offboardingu.
Workflow dokumentu realizowany jest na bazie ścieżki zdefiniowanej w narzędziu.
Ma ona jasno zdefiniowaną kolejność, warunki przejścia oraz przypisanie odpowiedzialności za realizację poszczególnych kroków. Co więcej, na rynku dostępne są systemy elektronicznego obiegu dokumentów pozwalające budować takie ścieżki bez konieczności kodowania – wszystko odbywa się w intuicyjnym interfejsie, z wykorzystaniem modułu drag & drop.
Bezpieczeństwo, zgodność i dostępność dokumentów
Działy HR przetwarzają dane wrażliwe, dlatego bezpieczeństwo stanowi jeden z filarów ich poprawnego funkcjonowania. System elektronicznego obiegu dokumentów okazuje się pod tym względem nieocenionym wsparciem. Pozwala precyzyjnie określić zakres dostępu i uprawnień dla każdej roli w organizacji. Każda zmiana statusu w dokumencie jest rejestrowana, a wszelkie wrażliwe dane objęte kompleksową ochroną.
Dokumenty przechowywane w wersji elektronicznej łatwiej archiwizować, odnaleźć czy przekazać dalej. Taka forma obiegu dokumentacji sprzyja tworzeniu “biura bez papieru”.
