Dziś coraz częściej papierowa dokumentacja jest symbolem chaosu. Z roku na rok kolejne firmy decydują się na zastąpienie papierowych dokumentów ich elektronicznymi odpowiednikami. Wygoda, mniejsze ryzyko zgubienia ważnych umów czy faktur, ale też oszczędność miejsca i czasu – to tylko kilka najważniejszych zalet elektronicznego obiegu dokumentów. Sprawdźmy już teraz, jak usprawnić obieg dokumentów w firmie.
Czym jest elektronicznego obiegu dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów to sposób zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie przy wykorzystaniu systemów informatycznych. Dzięki zastosowaniu tej metody możliwe staje się skuteczne tworzenie, przechowywanie, przetwarzanie i udostępnianie dokumentów w formie cyfrowej. To sprawia, że dokumenty stają się dostępne dla uprawnionych osób w dowolnym miejscu i czasie, a ich przeszukiwanie czy archiwizacja zajmuje znacznie mniej czasu. Co więcej, elektroniczny obieg dokumentów pozwala na zautomatyzowanie wielu procesów, takich jak akceptacja faktur czy podpisywanie umów.
3 sposoby, jak usprawnić obieg dokumentów w firmie
Zamiana dokumentów papierowych na cyfrowe
Pierwszym krokiem do usprawnienia obiegu dokumentów w firmie jest przeniesienie tradycyjnej, papierowej dokumentacji do systemu informatycznego. Dzięki temu, że uzyskasz e-akta, otrzymasz możliwość efektywnego i bezpiecznego zarządzania dokumentami w Twojej firmie. Kluczowe jest to, aby znaleźć odpowiedni system, który pozwoli na skanowanie dokumentacji, a następnie zastosowanie podpisu elektronicznego. Pomocne będzie zapisywanie dokumentacji w dopasowanych formatach oraz możliwość wygodnego przeglądania i wyszukiwania potrzebnych aktualnie umów, faktur itp. Warto zwrócić uwagę na wszystkie te kwestie podczas wybierania dobrego systemu do zarządzania dokumentami.
Szkolenie pracowników
Samo zastosowanie w firmie nowoczesnych systemów do zarządzania dokumentacją to za mało. Kluczowe jest również zorganizowanie szkoleń dla pracowników, aby zespół zrozumiał, jak wykorzystywać funkcjonalności, jakie zapewnia oprogramowanie. Takie szkolenia są dedykowane dla pracowników na różnych stanowiskach – od zespołu HR, po księgowych czy dział obsługi klienta, sprzedaży i marketingu.
Stworzenie szczelnego środowiska do wymiany informacji
Dobrym sposobem na to, jak usprawnić obieg dokumentów w firmie, jest zastosowanie systemu sieciowego intranet, np. takiego, o którym możesz więcej dowiedzieć się na stronie internetowej https://nicesoft.pl/intranet/.
Stworzenie bezpiecznej i szczelnej sieci w firmie pomaga w sprawniejszym zarządzaniu zasobami, ale też w komunikacji pomiędzy działami w przedsiębiorstwie. Pozwala to również ograniczyć opóźnienia czy problemy związane z zarządzaniem dokumentami. Pracownicy uzyskują dostęp do potrzebnych danych, które przydają się im np. podczas pracy nad różnymi projektami. Intranet to nie tylko centralizacja zasobów, ale również zwiększenie produktywności, bezpieczeństwa danych, a także poprawa organizacji w firmie.
