Wdrożenie systemu ERP – dowiedz się, jak uniknąć najczęstszych błędów

Implementacja systemu ERP w przedsiębiorstwie przynosi wiele korzyści, w tym przede wszystkim optymalizację procesów biznesowych oraz poprawę wyników finansowych. Do wdrożenia należy się jednak odpowiednio przygotować. Sprawdź, o czym należy pamiętać i jak uniknąć kosztownych błędów.

Co powinieneś zrobić przed wdrożeniem systemu ERP

Wdrożenie systemu klasy ERP to dosyć czasochłonna inwestycja, która wymaga przygotowania odpowiedniego planu działania. Dzięki temu cały proces będzie przebiegał sprawnie i unikniesz niepotrzebnych błędów. Przed wdrożeniem należy:

• określić cel wdrożenia ERP,
• opisać procesy biznesowe w firmie,
• wskazać osoby odpowiedzialne za implementację systemu,
• wybrać sposób wdrożenia,
• wybrać potencjalnych dostawców.

Określić cel wdrożenia

System ERP przynosi uniwersalne korzyści praktycznie w każdej organizacji. Jednak osoba lub osoby zarządzające organizacją, powinny określić, jakie konkretnie cele mają zostać osiągnięte, dzięki wdrożeniu zintegrowanego oprogramowania.

Takie doprecyzowanie celów nie zawsze jest łatwe, ale konieczne dla osiągnięcia satysfakcjonujących rezultatów. Priorytety będą zależały od specyfiki firmy oraz branży, w jakiej prowadzi swoją działalność.

Niemniej jednak pewne cele są wspólne dla wielu przedsiębiorstw. Często zarządzający organizacją oczekują, że wdrożenie ERP zapewni porządek w dokumentach, usprawni procesy biznesowe, skróci wykonywanie operacji oraz zapewni szybki dostęp do danych.

Na ogół te cele są związane z takimi obszarami jak:

• ewidencja informacji,
• sprawność działania firmy,
• poprawa  wizerunku przedsiębiorstwa.

Opisz procesy biznesowe w swojej firmie

We współczesnych organizacjach, odchodzi się od sztywnego podziału kompetencji w ramach poszczególnych działów, na rzecz zarządzania procesowego. Podejście procesowe koncentruje się na osiągnięciu konkretnego rezultatu i angażuje pracowników z różnych komórek organizacyjnych.

Procesem może być na przykład dostawa towaru do klienta, kontrola jakości czy produkcja wyrobu gotowego. Każda taka czynność powinna być zdefiniowana i szczegółowo opisana, a następnie zaimplementowana do systemu informatycznego.

Wyodrębnienie procesów w organizacji, pozwala nie tylko na skuteczne wdrożenie ERP, ale również późniejsze monitorowanie oraz doskonalenie działań. Dzięki temu firma w większym stopniu może koncentrować się na zadaniach, poprawie wyników sprzedaży oraz rozwoju swojej działalności.

Wybrać osoby uczestniczące w projekcie

Udane wdrożenie systemu zależy również od osób odpowiedzialnych za jego przygotowanie. Dlatego w każdym dziale, należy wyznaczyć pracowników odpowiedzialnych za opisanie procesów i zebranie potrzeb.

Mogą to być kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych, ale nie jest to warunek konieczny. Ważniejsze jest natomiast, aby te osoby dobrze znały się na procesach biznesowych i miały choć niewielki zmysł informatyczny.

Istotne jest również to, aby w pracach zespołu była zaangażowana choć jedna osoba decyzyjna z zarządu firmy lub wspólnik. Usprawni to podejmowanie decyzji, zgodnie z przyjętym harmonogramem wdrożenia systemu.

Wybór kompetentnych osób jest kluczowe dla prawidłowego wdrożenia ERP. Dzięki temu procesy w firmie zostaną właściwie zdefiniowane i opisane, co przełoży się na ich sprawną implementację do systemu informatycznego.

Wybrać sposób wdrożenia

System może być zainstalowany na sprzęcie firmowym lub w chmurze. Które rozwiązanie jest lepsze? To zależy przede wszystkim od indywidualnych preferencji zamawiającego. Należy jednak podkreślić, że widoczny jest wyraźny trend przenoszenia danych do chmury.

Z takiego rozwiązania coraz częściej korzystają również małe i średnie firmy. Chmura to serwery znajdujące się poza lokalną siecią, na których można przechowywać aplikacje, pliki oraz dane.

ERP w chmurze ma niewątpliwie wiele zalet. Przede wszystkim korzystanie ze zintegrowanego  systemu informatycznego w chmurze nie wymaga dużych inwestycji. Firma nie ponosi kosztów związanych z zakupem oraz utrzymaniem infrastruktury IT.

Ponadto ERP zainstalowany w chmurze jest na bieżąco aktualizowany, a wszystkie dane są odpowiednio zabezpieczone. Serwery zewnętrzne mają praktycznie nieograniczoną moc, dlatego są znacznie wydajniejsze niż lokalne komputery.

Wybrać potencjalnych dostawców

Na rynku działa dosyć spora liczba dostawców systemów ERP. Dlatego porównanie i wybór najlepszej oferty może stanowić spore wyzwanie. Jak więc zarządzać procesem wyboru dostawcy ERP?

Przede wszystkim oferty dostawców muszą zawierać istotne informacje, adekwatne do potrzeb Twojej firmy. Ponadto otrzymane propozycje wdrożeń ERP powinny być porównywalne oraz kompletne.

Przed podjęciem decyzji o wyborze systemu ERP, warto dokładnie przyjrzeć się potencjalnym dostawcom oprogramowania. Nie należy kierować się wyłącznie funkcjonalnością systemu oraz jego ceną.

Istotne są również takie czynniki jak: bezpieczeństwo danych, doświadczenie oferenta czy dostęp do specjalistów czuwających nad rozwojem systemu.

Do wyboru dostawcy ERP powinien zostać powołany specjalny zespół. Najlepiej, aby kierowała nim osoba, która dobrze zna procesy biznesowe oraz posiada przynajmniej ogólną wiedzę z dziedziny informatyki.

Podsumowanie

Wdrożenie systemu ERP to czasochłonny i trudny proces, dlatego należy się do niego odpowiednio przygotować. Kluczową sprawą jest powołanie specjalnego zespołu, który pokieruje implementacją, określi cele oraz wybierze dostawcę oprogramowania.

Dowiedz się więcej o procesie wdrożeniowym systemów ERP w firmie NMIERP

Odpowiednim partnerem, który zajmuje się wdrażaniem zintegrowanych systemów informatycznych jest NMI ERP. Firma indywidualnie podchodzi do potrzeb klienta, do którego dostosowuje oprogramowanie.

Najpierw jednak specjaliści w oparciu o dobre praktyki Microsoft, przygotowują plan wdrożenia oraz przeprowadzają konsultacje z klientem i jego pracownikami. Dlatego proponowany system Microsoft Dynamics 365 Business Central zawsze jest w pełni dopasowany do oczekiwań firmy.

NMI ERP specjalizuje się we wdrożeniach systemów w przedsiębiorstwach z branży produkcyjnej, usługowej, finansowej oraz e-commerce.