Skip to main content

© BizNews. Wszelkie prawa zastrzeżone


Tempo pracy jako ważne kryterium przy wyborze urządzeń biurowych

drukarka biurowa
 |  Artykuł partnera  |  Technologia i IT

Wybierając urządzenia biurowe, większość nabywców kieruje się przede wszystkim ceną. Tymczasem w codziennej eksploatacji drukarek biurowych, skanerów i urządzeń wielofunkcyjnych (Multi Function Printer – MFP) jednym z najważniejszych kryteriów oceny powinno być tempo pracy. To ten parametr jest kluczowy nie tylko dla zapewnienia komfortu użytkowania, lecz także decyduje o wartości biznesowej sprzętu.

Ceny urządzeń biurowych zawsze będą najmocniej wpływały na decyzje zakupowe. Jednak nie może to być jedyne kryterium oceny wartości drukarki do firmy, skanera czy MFP. 

Ekspert firmy DKS, oferującej drukarki biurowe wyjaśnia, dlaczego nadmierna oszczędność może przynieść dokładnie odwrotny skutek: – Kupując tani sprzęt, np. z marketu, należy mieć świadomość, że jest to oszczędność pozorna. W trakcie eksploatacji trzeba będzie z nawiązką zwrócić wszystkie oszczędności poczynione w momencie nabywania drukarki lub urządzenia wielofunkcyjnego. Nie chodzi tylko o koszty napraw, nieekonomiczne zużycie tuszów i tonerów, lecz także bardzo irytujące oczekiwanie na uruchomienie się urządzenia, na pierwszą stronę, na dużą liczbę jednorazowo wysłanych do druku dokumentów. Minuty spędzone na bezproduktywnym oczekiwaniu w ciągu miesiąca zamieniają się w godziny, a w ciągu roku w całe dnie. Za ten zmarnowany czas musi zapłacić pracodawca. Znacznie lepiej byłoby przeznaczyć te pieniądze na wyposażenie się w wysokiej jakości sprzęt biurowy.

Jakie powinny być kryteria oceny sprzętu drukującego do firmy?

Jeżeli chcesz wybrać optymalny dla siebie lub swojej firmy sprzęt drukujący, nie zaczynaj od przeglądania ofert. Najpierw postaraj się realnie ocenić swoje zapotrzebowanie na druk – ilość, jakość i format wydruków. Takie przygotowanie pozwoli Ci nadać odpowiednią wartość kluczowym kryteriom oceny przydatności sprzętu drukującego:

  • miesięczny wolumen druku i kopiowania – producenci zazwyczaj podają wartość zalecanej i maksymalnej liczby wydruków: Twoje średnie zapotrzebowanie na druk powinno oscylować wokół wartości zalecanych – dzięki temu urządzenie będzie mogło obsłużyć okresowe wzrosty liczby wydruków, a jednocześnie nie wyeksploatować się zbyt szybko i pracować w długich okresach bezawaryjnie,
  • szybkość druku, kopiowania i skanowana – tempo pracy urządzenia jest parametrem w pewnym sensie nadrzędnym wobec wszystkich pozostałych: zbyt długiego czasu oczekiwania na wydruk, kopię czy skan nie zrównoważy jakość obrazu (na papierze lub w pliku), bogate oprogramowanie, automatyczny druk dwustronny ani nawet niezawodność – oczywiście szybkość maszyny powinna być dobrze dopasowana do faktycznych potrzeb, aby nie przepłacać za możliwości, których nigdy nie wykorzystasz,
  • druk w kolorze lub czarno-biały – jeżeli Twoja analiza potrzeb pokazała, że w ogólnej liczbie stron wydruki kolorowe stanowiły zdecydowaną mniejszość, to optymalnym rozwiązaniem będzie zakup nie jednej drukarki do firmy, lecz dwóch: wysokiej klasy urządzenia czarno-białego i tańszego kolorowego – to dobra okazja, aby zastanowić się nad rezygnacją z druku w kolorze, jeżeli nie ma on konkretnego uzasadnienia biznesowego,
  • drukarka atramentowa czy laserowa – nie jest przypadkiem, że w biurach, szczególnie w większych firmach, większych firm dominują urządzenia laserowe: im większe jest obłożenie drukiem, tym więcej argumentów przemawia za tym, aby używać szybkich, ekonomicznych i niezawodnych laserowych drukarek i MFP,
  • jakość druku i skanowania – w większości zastosowań biurowych zupełnie wystarcza jakość druku i skanowania, którą oferują wszystkie markowe drukarki – wysokie parametry (m.in. rozdzielczość, odwzorowanie kolorów) stają się bardzo istotne w przypadku firm, które wytwarzają duże ilości materiałów marketingowych i chcą prezentować klientom projekty w formie, która najlepiej oddaje wygląd fizycznych produktów,
  • dodatkowe funkcje – do najistotniejszych dodatkowych funkcji MFP należy m.in. możliwość automatycznego skanowania i druku dwustronnego, funkcje wykańczania (m.in. grupowanie, sortowanie, dziurkowanie, zszywanie, składanie, broszurowanie),
  • oprogramowanie – maszyny drukujące klasy biznesowej posiadają własne oprogramowanie do zarządzania drukiem oraz wbudowane mechanizmy kontroli dostępu i zabezpieczania danych znajdujących się na dysku twardym urządzenia – wartość tych funkcjonalności jest tym większa, im więcej osób korzysta z drukarki lub MFP.

Czy można mieć wysoką jakość druku za przystępną cenę?

Połączenie bardzo wysokiej jakości druku, szybkości pracy i niewygórowanej ceny wydaje się mało realne. Jednak jest możliwe, jeżeli zdecydujesz się na wynajem urządzeń drukujących. Najchętniej wynajmowane są urządzenia wielofunkcyjne. W zamian za kilkaset złotych miesięcznego czynszu możesz uzyskać dostęp do nowoczesnego sprzętu renomowanych producentów. 

Drugą interesującą alternatywą jest zakup używanego sprzętu drukującego. Drukarki poleasingowe klasy biznesowej oferują parametry pracy, które w wielu aspektach nie ustępują nowemu sprzętowi. Natomiast ich cena jest znacznie niższa. Jeżeli skorzystasz z oferty zaufanego dostawcy, otrzymasz sprzęt w pełni sprawny, zdolny pracować bezawaryjnie jeszcze przed wiele lat.

Z przedstawionych analiz wynika oczywisty wniosek, że tempo pracy drukujących urządzeń biurowych powinno być kluczowym parametrem, który decyduje o zakupie lub wynajmie. Równie ważne jest dopasowanie parametrów urządzenia do własnych potrzeb – tylko w ten sposób zapewnisz sobie komfort pracy i satysfakcję z dokonanego wyboru.