Własna osoba sprzątająca czy firma zewnętrzna – co sprawdza się w większym biurze?
W małym biurze utrzymanie czystości zwykle nie wymaga rozbudowanej organizacji. Wraz ze wzrostem powierzchni, liczby pracowników i liczby pomieszczeń sytuacja szybko się zmienia. Pojawiają się sale konferencyjne, kuchnie, sanitariaty, ciągi komunikacyjne, wykładziny i większe powierzchnie przeszklone. Firma musi wtedy zdecydować, czy zatrudnić własną osobę sprzątającą, czy powierzyć obsługę zewnętrznemu wykonawcy.
Własny pracownik daje większą kontrolę nad codziennymi zadaniami
Zatrudnienie własnej osoby sprzątającej pozwala bezpośrednio ustalać zakres pracy i reagować na bieżące potrzeby. Pracownik zna układ biura, rytm pracy zespołu oraz miejsca, które wymagają częstszej kontroli. Może też szybko usunąć zabrudzenie, które pojawi się w ciągu dnia.
Takie rozwiązanie może sprawdzić się wtedy, gdy biuro ma stosunkowo niewielką powierzchnię, a zakres prac pozostaje podobny każdego dnia. Przy większej przestrzeni jedna osoba może jednak nie wystarczyć. Problem pojawia się również podczas urlopu, zwolnienia lekarskiego lub innej nieobecności. Firma musi wtedy samodzielnie zorganizować zastępstwo.
Zatrudnienie pracownika oznacza też obowiązki związane między innymi z organizacją stanowiska, szkoleniami BHP i badaniami wymaganymi przy danej formie zatrudnienia.
Koszt sprzątania to nie samo wynagrodzenie
Porównanie obu rozwiązań wyłącznie na podstawie pensji pracownika i miesięcznej faktury może prowadzić do błędnych wniosków. Przy własnym personelu trzeba uwzględnić również organizację całego zaplecza.
Do kosztów mogą należeć:
- środki do mycia podłóg, sanitariatów, mebli i przeszkleń,
- odkurzacze, wózki serwisowe i inne urządzenia,
- serwis oraz wymiana zużytego sprzętu,
- rękawice, odzież i wyposażenie pracownika,
- organizacja zastępstwa podczas nieobecności,
- czas osoby, która nadzoruje jakość i uzupełnia zapasy.
W większym biurze dochodzą także prace wykonywane rzadziej, na przykład pranie wykładzin, gruntowne doczyszczanie podłogi czy mycie dużych powierzchni szklanych. Zwykłe wyposażenie do codziennego sprzątania nie zawsze wystarczy do takich zadań.
Firma zewnętrzna przejmuje organizację personelu i zaplecza
Przy outsourcingu przedsiębiorstwo kupuje określony zakres usługi, zamiast samodzielnie organizować personel sprzątający. Wykonawca może rozdzielić zadania między kilka osób i zapewnić zastępstwo, gdy członek zespołu nie pojawi się w pracy. Model oparty na większej bazie pracowników ułatwia utrzymanie ciągłości obsługi także przy urlopach i nieplanowanych absencjach.
Ma to szczególne znaczenie w biurach, które wymagają codziennego serwisu. Brak jednej osoby nie powinien oznaczać niesprzątniętych sanitariatów, pełnych koszy czy zabrudzonej kuchni.
Zewnętrzna firma sprzątająca w Warszawie może również korzystać z własnych urządzeń i profesjonalnych środków. Firma korzystająca z usługi nie musi wtedy kupować maszyn potrzebnych tylko kilka razy w miesiącu lub roku.
Większe biuro wymaga podziału prac na różne strefy
W dużej siedzibie nie wszystkie pomieszczenia wymagają takiej samej częstotliwości sprzątania. Sanitariaty, kuchnie i wejścia mogą wymagać obsługi codziennie, a niektóre gabinety lub sale używane sporadycznie znacznie rzadziej.
Liczy się również liczba osób korzystających z przestrzeni, rodzaj podłóg i natężenie ruchu. Biuro zatrudniające 150 osób ma inne potrzeby niż lokal o podobnym metrażu, w którym na co dzień pracuje 30 osób.
Dlatego przed wyborem modelu sprzątania warto ustalić liczbę roboczogodzin, zakres codziennych czynności i harmonogram prac okresowych. Dopiero wtedy można rzetelnie porównać koszt zatrudnienia własnego personelu z ofertą wykonawcy zewnętrznego.
Kiedy firma zewnętrzna może być wygodniejszym rozwiązaniem?
Im większe biuro i bardziej zróżnicowany zakres prac, tym więcej czasu wymaga samodzielne zarządzanie sprzątaniem. Outsourcing pozwala przenieść na wykonawcę organizację personelu, sprzętu, środków oraz części prac okresowych. Własny pracownik nadal może sprawdzić się w mniejszej siedzibie z prostym harmonogramem i przewidywalnym zakresem obowiązków.
Jeśli szukasz stałej obsługi porządkowej dla większego biura w Warszawie lub okolicach, zapoznaj się z ofertą Detergens. Firma ustala zakres i częstotliwość prac na podstawie powierzchni, rodzaju pomieszczeń, liczby użytkowników oraz potrzeb konkretnego obiektu, dzięki czemu można zaplanować zarówno bieżące sprzątanie, jak i prace okresowe.
