Zmiana adresu firmy to nie tylko zabieg wymuszający zmianę pieczątki firmowej, szyldu, wizytówek czy danych kontaktowych u klientów i kontrahentów. To także konieczność przeprowadzki całego majątku firmowego. Nie jest to rzeczą prostą, zwłaszcza jeśli mamy do czynienia z dużą firmą, która od lat działała w tym samym miejscu. Jak zorganizować przeprowadzkę przedsiębiorstwa (biura) i nie postradać zmysłów?
Poinformowanie pracowników
Wiedząc jako właściciel firmy, że nastąpi zmiana jej siedziby, należy zakomunikować ten fakt pracownikom. Najlepiej zrobić to odpowiednio wcześnie, aby mieli oni szansę przyzwyczaić się do tej myśli i przedsięwziąć odpowiednie kroki ku sprawnemu przeprowadzeniu się do nowego miejsca. Dobrze jest też ustalić przybliżony termin przeprowadzki i porozmawiać o tym fakcie ze swoimi podwładnymi. Dzięki temu staną się oni częścią tego ważnego przedsięwzięcia i pomogą w przeprowadzce. Najgorsze, co można zrobić, to postawić pracowników przed faktem dokonanym i kiedy przyjdą jak zawsze rano do pracy, powiedzieć im, że właśnie się przeprowadzamy i proszę pakować dobytek firmy. Takie zaskoczenie raczej dla nikogo nie będzie przyjemne. Może być odczytane jako wyraz lekceważenia pracowników.
Plan przeprowadzki
Kluczem do powodzenia przeprowadzki, także biura i całej firmy, będzie odpowiednie jej zaplanowanie. Warto poświęcić nieco więcej czasu, aby choćby na kartce papieru, spisać harmonogram takiego przedsięwzięcia. Pierwszym punktem w takim planie powinno być określenie terminu przeprowadzki oraz miejsca, w które firma zamierza się przeprowadzić. Można oszacować, jak wiele czasu zajmie przeprowadzka - zawsze przy tym trzeba sobie zostawić margines błędu i założyć np. 1 dzień więcej dla całej operacji, co pozwoli na zrealizowanie jej w całości, bez zbędnego pośpiechu.
Pakowanie
Ważnym etapem przeprowadzki jest pakowanie dobytku firmy. Wszystkie szklane przedmioty, w tym monitory komputerowe, czy drukarki, skanery i faksy, trzeba odpowiednio zabezpieczyć na czas transportu, pakowania i rozpakowywania. To bardzo ważne, ponieważ w przeciwnym wypadku może okazać się, że cenne laptopy wylądują gdzieś na dnie pudeł, rzucone w kąt, co w efekcie spowoduje ich nieodwracalne uszkodzenia. Sprzęty komputerowe dobrze jest zapakować w folię bąbelkową i włożyć do kartonów oznaczonych symbolem „ostrożnie szkło”. Przy przenoszeniu paczek do samochodu firmy zajmującej się przeprowadzką lub innego pojazdu, będzie wiadomo, jak je traktować. Rzetelne oznaczenie pudeł pozwoli także na łatwiejsze i szybsze rozpakowanie się w nowym miejscu.
Wynajęcie firmy przeprowadzkowej
W przypadku dużej, wieloosobowej firmy, raczej niezbędne będzie skorzystanie z oferty firmy zajmującej się przeprowadzkami. Dzięki temu uzyskamy odpowiedni samochód do przewiezienia w nowe miejsce dobytku firmowego oraz wsparcie wykwalifikowanych pracowników. Przeniosą oni ciężkie rzeczy - biurka, szafy, regały i meble tapicerowane. Wszystko umieszczą na pace samochodu ciężarowego i dostarczą pod wskazany adres.
Przeprowadzka firmy jest przedsięwzięciem wieloetapowym, wymagającym ustalenia wcześniej jej szczegółowego planu. Kluczowe dla jej powodzenia jest zaangażowanie pracowników, którzy powinni wcześniej wiedzieć o planach przeprowadzkowych pracodawcy. Istotnym etapem przeprowadzki firmowej jest pakowanie sprzętów elektronicznych w firmie i właściwe ich zabezpieczenie, aby nie uległy uszkodzeniu w transporcie.
 |
Stopka autorska Artykuł został przygotowany przy współpracy z Transpec Przeprowadzki, firmą świadczącą usługi z branż Transport i Przeprowadzki, działającą na terenie Krakowa i Małopolski |
