Kiedy należy wprowadzić regulamin pracy, jak rozliczać dyżury kierowców, czy pory nocne – to tylko niektóre wątpliwości pracodawców, które wywołują przepisy krajowe (Ustawa o czasie pracy kierowców) oraz dodatkowo unijne. Poniżej prezentujemy kilka pytań często zadawanych ze strony przedsiębiorców.
1. Pod względem czasu pracy, jak należy zakwalifikować dowożenie kierowcy busem do ciężarówki nieznajdującej się w bazie przedsiębiorcy?
Czas, jaki kierowca spędza na dojeździe do miejsca postoju pojazdu, który jest objęty zakresem Rozporządzenia lub powrotu z tego miejsca, jeżeli pojazd nie znajduje się ani w miejscu zamieszkania kierowcy, ani w bazie pracodawcy, w której kierowca zwykle pracuje, nie jest liczony jako odpoczynek lub przerwa. Wyjątek stanowi sytuacja, w której kierowca znajduje się na promie czy w pociągu i posiada dostęp do koi lub do kuszetki (zgodnie z przepisem zawartym w art. 9 ust. 2 rozp. WE 561/2006).
Dowożenie kierowcy busem nie stanowi przejazdu prywatnego pracownika, jest to przejazd, który ma na celu podjęcie pracy we wskazanym przez pracodawcę miejscu, innym niż baza firmy lub miejsce zamieszkania kierowcy. Czas tego przejazdu powinien być udokumentowany przez naniesienie okresu dyspozycji, w przypadku tarczy analogowej czy wydruku – odręcznie, a poprzez wpis manualny - do cyfrowego tachografu.
2. Pora nocna. Jakie pory nocne dotyczą kierowców?
Zgodnie z art. 21 i art. 2 ust. 6a ustawy o czasie pracy kierowców oraz art. 1517 Kodeksu Pracy, kierowców dotyczy:
1. Pora nocna, która ustala dopuszczalny wymiar godzin pracy w nocy;
2. Pora nocna, która ustala dodatkowe wynagrodzenia za czas pracy w nocy.
Zgodnie z powyższym, przedsiębiorca zobowiązany jest do ustalenia dwóch niezależnych od siebie zakresów godzin dotyczących pory nocnej. Pierwszy zakres wynika z ustawy o czasie pracy kierowców. Zawiera on okres czterech godzin, mieszczących się w przedziale od 00.00 do 07.00 (np. okres między 00:00 a 04:00) określanych dowolnie przez pracodawcę w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu. Wówczas czas pracy kierowcy nie może przekroczyć 10 godzin w dobie.
W przepisach wewnątrzzakładowych należy określić drugą porę nocną, która obejmuje 8 godzin pomiędzy godzinami 21.00 a 7.00 (np. okres między 22:00 a 6:00). Za pracę w godzinach nocnych kierowcy powinien zostać wypłacony dodatek w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z wynagrodzenia minimalnego, a jeśli wypracuje nadgodziny w tej porze nocnej, dodatek w wysokości 100%.
3. Kiedy należy wprowadzić regulamin pracy kierowców, a kiedy obwieszczenie w zakresie czasu pracy kierowców?
Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe ustala się w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu (zgodnie z Kodeksem Pracy). Jeśli u pracodawcy działa organizacja związkowa, zapisów tych dokonuje się układzie zbiorowym, który tworzony jest w porozumieniu z tą organizacją. W przedsiębiorstwach nieobjętych koniecznością tworzenia układów zbiorowych, zapisy te wprowadzane są regulaminem pracy. Nie ma konieczności wprowadzenia regulaminu, zgodnie z art. 104 §. 2 Kodeksu Pracy, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników (wszystkie osoby pracujące w firmie na podstawie umowy o pracę). Gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy, odpowiednich zapisów dokonuje się poprzez obwieszczenie o systemie czasu pracy i rozkładzie oraz okresie rozliczeniowym.
4. Ewidencja czasu pracy kierowców – przez jaki okres musi być przechowywana?
Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy kierowców w formie (zgodnie z art. 25 Ustawy o czasie pracy kierowców):
1. Zapisów na wykresówkach,
2. Wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
3. Plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
4. Innych dokumentów potwierdzających czas pracy kierowców i rodzaj wykonywanej czynności, lub
5. Rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1–4.
Przedsiębiorca jest zobowiązany przechowywać ewidencję:
- 3 lata dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę,
- 2 lata dla pracowników zatrudnionych na umowie cywilnoprawnej/samozatrudnionych.
Jeśli ewidencja czasu pracy kierowców jest prowadzona w formie danych źródłowych (punkty 1 do 4), to muszą być one przechowywane: minimum 2 lata w przypadku kierowców osobiście wykonujących przewozy drogowe, lub osób niezatrudnionych przez przedsiębiorcę lecz osobiście wykonujących przewozy drogowe (samozatrudnienie/ umowa cywilnoprawna), natomiast dla kierowców pracujących na podstawie umowy o pracę minimum 3 lata. Jednak w sytuacji, gdy firma prowadzi ewidencję/rejestry czasu pracy (punkt 5) dane źródłowe zobowiązana jest przechowywać już tylko minimum jeden rok.
5. W jaki sposób rekompensujemy czas dyżuru?
Zgodnie z regulacją zawartą w art. 9 ustawy o czasie pracy kierowców składnik dyżuru wynika z trzech poniższych sytuacji:
1. Dyspozycji po normalnych godzinach pracy w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę;
2. Czasu oczekiwania na prowadzenie pojazdu w załodze, gdy pracownik siedzi obok kierowcy, który prowadzi pojazd;
3. Czasu wymaganych przerw, które wynikają z ustawy czy rozporządzeń lub umów międzynarodowych.
Przepisy określają różne formy rekompensaty dyżuru, w zależności od rodzaju. Za dyżur kierowcy wskazany w punkcie a) kierowcy przysługuje wynagrodzenie, które wynika z osobistego zaszeregowania pracownika, najczęściej określane jest stawką miesięczną czy godzinową. Pracodawca ma także możliwość zrekompensowania poprzez udzielenie czasu wolnego w wymiarze odpowiadającym długości dyżuru. Ustawodawca nie określił jednak okresu, do końca którego ten czas wolny powinien zostać „oddany”. W sytuacji, w której pracownik w umowie o pracę nie ma określonej stawki wynagrodzenia miesięcznego lub godzinowego, za dyżury przysługuje mu 60% wynagrodzenia, sytuacja taka może mieć miejsce przy zastosowaniu stawki akordowej. Firmy transportowe unikają tego typu rozwiązań w praktyce. Wynika to z regulacji art. 26 Ustawy o czasie pracy kierowców, zgodnie z którą składniki, których wysokość jest uzależniona od liczby przejechanych przez kierowcę kilometrów czy ilości przewiezionego przez niego ładunku, nie mogą być przewidywane w warunkach wynagradzania (stosowanie ich mogłoby zagrażać bezpieczeństwu na drodze lub zachęcać do naruszania przepisów (WE) nr 561/2006).
Nieco inne zasady dotyczą rekompensaty za okresy dyżuru wskazane w punkcie b) oraz c), za które przysługuje wynagrodzenie w wysokości określonej w przepisach o wynagradzaniu obowiązujących u danego pracodawcy. Nie może być jednak niższe, niż w wysokości połowy wynagrodzenia wynikającego ze stawki zaszeregowania pracownika. Kwota ta stanowi więc 50% kwoty określonej dla dyżuru pracownika, który wynika z dyspozycji po godzinach pracy. Ustawodawca nie przewidział jednak rekompensaty czasem wolnym dyżuru 50%, natomiast w sytuacji niewypracowania danego wymiaru czasu pracy, dyżur ten może zostać zaliczony do godzin przestoju po to, ażeby pracodawca nie ponosił podwójnego kosztu (za czas godzin zaplanowanej, a niewypracowanej pracy, jak i za czas dyżuru wynikającego z przerw czy jazdy w zespole). Powyższe rozwiązanie potwierdził Sąd Najwyższy wyrokiem z dnia 18 stycznia 2012 r. II PK 116/11, który mówi, że dyżury, które przypadają na normalne godziny pracy powinny zostać zaliczone do czasu pracy, uzupełniając ten niewypracowany wymiar czasu pracy. Rozliczanie wykonane w ten sposób pozwala uniknąć sytuacji, w której kierowca będący w dyspozycji na fotelu pasażera zarabia lepiej niż jego zmiennik prowadzący w tym czasie pojazd.
Wielu pracodawców, w celu uniknięcia dokładnego określania ilości godzin co miesiąc, wprowadza ryczałt, który zawiera przewidywaną ilość dyżurów. Z powodzeniem stosuje się to rozwiązanie w przypadku wynagrodzenia za pracę w nocy oraz w godzinach nadliczbowych, jednak w przypadku dyżurów jest niestety kwestionowane przez Państwową Inspekcję Pracy. Kodeks Pracy nie przewiduje bowiem wynagrodzenia za ten składnik w formie zryczałtowanej. W takim wypadku, jeśli nie można określić dokładnej ilości godzin dyżuru (a musi to nastąpić max. 10 dni po miesiącu, który jest rozliczany), np. w wyniku długiej podróży służbowej kierowcy i niemożności odczytania danych z karty kierowcy czy wykresówki, przedsiębiorstwa stosują wypłacanie kwoty zaliczki na poczet późniejszych dyżurów, weryfikowaną z faktycznie powstałymi godzinami.
Oprócz wyżej wymienionych pytań ze strony pracodawców, pojawiają się również sprawy, które są związane z kontrolą ITD, wysokością możliwych do nałożenia kar, a także pytania o przewóz w załodze i kwestie dotyczące rozliczania czasu pracy kierowców czy sposobem prowadzenia ewidencji. Warto więc cały czas na bieżąco sprawdzać zmiany w przepisach prawa.
Autorzy:
Łukasz Włoch, Główny Ekspert OCRK
Kamil Wolański, Ekspert OCRK
