Księgowość dla franczyzobiorców – jak dobrze zorganizować finanse firmy?

Franczyza pozwala rozpocząć działalność pod rozpoznawalną marką i korzystać z wypracowanego modelu biznesowego, jednak nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązków związanych z prowadzeniem własnej firmy. Franczyzobiorca odpowiada między innymi za rozliczenia, dokumentację księgową, podatki, zatrudnienie pracowników czy prawidłowe ewidencjonowanie kosztów. Dlatego dobrze zorganizowana księgowość może mieć duże znaczenie dla bezpieczeństwa i płynności całego biznesu.

Franczyzobiorca nadal prowadzi własną działalność

Choć franczyzobiorca działa według zasad ustalonych przez franczyzodawcę, w większości przypadków pozostaje niezależnym przedsiębiorcą. Oznacza to, że sam odpowiada za prawidłowe rozliczanie swojej firmy i terminowe wywiązywanie się z obowiązków podatkowych oraz administracyjnych.

Model franczyzowy często dokładnie określa sposób prowadzenia punktu, standard obsługi, wykorzystywane systemy, ofertę czy zasady rozliczeń z centralą. Do tego dochodzą jednak typowe obowiązki przedsiębiorcy, takie jak księgowanie faktur, kontrola kosztów, rozliczenia wynagrodzeń czy przygotowywanie dokumentacji dla urzędów.

W praktyce księgowość franczyzobiorcy może więc wymagać uwzględnienia nie tylko codziennych przychodów i wydatków, ale również specyficznych opłat wynikających z umowy franczyzowej.

Opłata franczyzowa, marketingowa i inne koszty działalności

Jednym z elementów charakterystycznych dla franczyzy są rozliczenia pomiędzy franczyzobiorcą a właścicielem marki. W zależności od konkretnego systemu mogą występować między innymi opłaty początkowe, okresowe opłaty franczyzowe, składki na wspólne działania marketingowe czy należności związane z korzystaniem z określonych narzędzi i systemów.

Do tego dochodzą standardowe koszty prowadzenia działalności:

• wynajem lokalu,
• zakup towarów i materiałów,
• wyposażenie,
• media,
• wynagrodzenia pracowników,
• leasing,
• usługi zewnętrzne,
• marketing lokalny.

Prawidłowe przypisywanie i ewidencjonowanie wydatków pomaga nie tylko w rozliczeniach podatkowych, ale również w ocenie faktycznej rentowności punktu franczyzowego.

Księgowość powinna pomagać kontrolować rentowność

W przypadku franczyzy szczególnie ważna jest regularna analiza finansów. Sam fakt działania pod znaną marką nie oznacza automatycznie, że każdy punkt będzie osiągał oczekiwane wyniki.

Przedsiębiorca powinien wiedzieć, ile wynoszą jego miesięczne koszty stałe, jaka marża pozostaje po sprzedaży produktów lub usług oraz jak duża część przychodów jest przeznaczana na opłaty związane z franczyzą.

Dobrze prowadzona księgowość ułatwia odpowiedź na podstawowe pytania:

• które koszty rosną najszybciej,
• czy punkt osiąga zakładaną rentowność,
• jak zmienia się poziom przychodów,
• ile środków trzeba zabezpieczyć na podatki i inne zobowiązania,
• czy zatrudnienie kolejnych osób jest finansowo uzasadnione.

Dzięki temu księgowość przestaje być wyłącznie obowiązkiem związanym z dokumentami, a staje się jednym z narzędzi wspierających zarządzanie firmą.

Rozliczanie pracowników w punkcie franczyzowym

Wiele biznesów franczyzowych opiera się na pracy większego zespołu. Dotyczy to szczególnie gastronomii, handlu, usług czy branży beauty. W takim przypadku do standardowej obsługi księgowej dochodzą kwestie kadrowo-płacowe.

Przedsiębiorca musi zadbać między innymi o prawidłowe naliczanie wynagrodzeń, prowadzenie wymaganej dokumentacji oraz terminowe rozliczenia związane z zatrudnieniem.

Przy kilku lub kilkunastu pracownikach liczba dokumentów szybko rośnie. Z tego względu korzystanie z jednego biura obsługującego zarówno księgowość, jak i kadry oraz płace może znacząco uprościć prowadzenie działalności.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze księgowości dla franczyzy?

Warto szukać biura, które ma doświadczenie w obsłudze firm o podobnym profilu działalności i potrafi sprawnie komunikować się z przedsiębiorcą. Znaczenie ma także możliwość obsługi kadrowo-płacowej oraz korzystania z elektronicznego obiegu dokumentów.

Dla franczyzobiorcy szczególnie ważne mogą być:

• szybki kontakt z księgową,
• jasne zasady współpracy,
• możliwość konsultowania nietypowych rozliczeń,
• bieżąca kontrola dokumentów,
• obsługa pracowników,
• wsparcie przy rozpoczęciu działalności.

Dzięki temu przedsiębiorca nie musi samodzielnie szukać odpowiedzi na każde pytanie związane z rozliczeniami.

Dobra księgowość daje więcej czasu na rozwój franczyzy

Prowadzenie punktu franczyzowego wymaga kontrolowania sprzedaży, pracowników, dostaw, jakości obsługi i realizacji standardów narzuconych przez sieć. Księgowość jest kolejnym ważnym obszarem, który powinien działać sprawnie i przewidywalnie.

Franczyzobiorcy mogą skorzystać z usług biura rachunkowego ALG TASSA, które zajmuje się obsługą księgową przedsiębiorców oraz sprawami kadrowo-płacowymi. Współpraca z doświadczonym biurem pozwala uporządkować rozliczenia i skoncentrować więcej uwagi na prowadzeniu oraz rozwijaniu własnego punktu franczyzowego.

Dobrze dobrana księgowość może więc być ważnym zapleczem całego biznesu – niezależnie od tego, czy przedsiębiorca prowadzi jeden lokal, czy planuje otwieranie kolejnych punktów w ramach tej samej sieci.