Zaległe dokumenty księgowe – jak naprawić błędy w rozliczeniach firmy?

Nieprzekazana faktura, pominięty wyciąg bankowy albo błędnie zaksięgowany koszt mogą wpłynąć na wysokość podatku i zgodność firmowych ewidencji. Po wykryciu nieprawidłowości nie należy odkładać ich wyjaśnienia. Szybka analiza pozwala ustalić, których okresów dotyczą braki, jakie korekty trzeba przygotować i czy firma musi dopłacić podatek wraz z odsetkami.

Najpierw trzeba ustalić zakres braków

Naprawę rozliczeń najlepiej rozpocząć od zebrania wszystkich dokumentów z badanego okresu. Trzeba zestawić faktury sprzedaży i zakupu, wyciągi bankowe, raporty kasowe, umowy, listy płac oraz potwierdzenia zapłaty podatków i składek.

Następnie należy porównać dokumenty z zapisami w księdze przychodów i rozchodów, ewidencji ryczałtowej albo księgach rachunkowych. Osobnej kontroli wymagają rejestry VAT oraz rozrachunki z kontrahentami. Taka weryfikacja pokazuje, czy firma pominęła pojedynczy dokument, czy problem obejmuje kilka miesięcy.

Szczególnej uwagi wymagają brakujące faktury sprzedaży. Ich pominięcie może zaniżyć przychód, podatek dochodowy oraz VAT należny. Spóźniona faktura zakupowa może natomiast wpływać na wysokość kosztów i podatku naliczonego. Sposób jej ujęcia zależy między innymi od daty transakcji, momentu otrzymania dokumentu i rodzaju prowadzonej ewidencji.

Błąd na fakturze wymaga właściwego dokumentu korygującego

Nie każdy problem można naprawić przez samo wprowadzenie faktury do programu księgowego. Gdy dokument zawiera nieprawidłową cenę, stawkę VAT, ilość towaru albo wartość transakcji, sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą. W przypadku faktur wystawionych w KSeF nie można anulować dokumentu, który trafił już do systemu. Błąd usuwa się przez wystawienie korekty.

Przedsiębiorca powinien również sprawdzić, czy brakujący dokument nie został wystawiony na niewłaściwe dane albo nie dotyczy prywatnego zakupu. Sam fakt posiadania faktury nie oznacza jeszcze, że można zaliczyć wydatek do kosztów firmy lub odliczyć wynikający z niego VAT.

Korekta ksiąg i deklaracji musi obejmować właściwy okres

Po ustaleniu prawidłowych wartości księgowy poprawia ewidencję za okres, którego dotyczy błąd. Korekta może objąć zaliczkę na PIT lub CIT, zeznanie roczne, rejestry VAT albo plik JPK_VAT.

JPK_VAT łączy część ewidencyjną z deklaracyjną. Jeżeli błąd wpływa na oba zakresy, korekta powinna uwzględnić zarówno poprawione zapisy sprzedaży lub zakupów, jak i zmienione kwoty podatku. Gdy nieprawidłowość dotyczy tylko jednej części, poprawia się wyłącznie tę część pliku.

Przy większej liczbie zaległości pomocne może okazać się biuro rachunkowe w Białymstoku, które sprawdzi dokumenty, wskaże brakujące okresy i przygotuje korekty w odpowiedniej kolejności.

Niedopłatę podatku trzeba uregulować z odsetkami

Jeżeli po korekcie powstanie podatek do dopłaty, przedsiębiorca powinien wpłacić zaległą kwotę wraz z odsetkami naliczonymi od dnia następującego po terminie płatności. Zwłoka zwiększa należność i może prowadzić do dalszych działań urzędu.

Trzeba także ocenić, czy firma powinna złożyć czynny żal. Może on dotyczyć między innymi niezłożenia deklaracji w terminie, nierzetelnego prowadzenia ksiąg albo zaniżenia podatku. Pismo należy złożyć, zanim urząd udokumentuje naruszenie lub rozpocznie czynności zmierzające do jego wykrycia. Podatnik musi jednocześnie uzupełnić obowiązki i zapłacić zaległość z odsetkami.

Sprawna korekta ogranicza skutki wcześniejszych zaniedbań

Zaległe dokumenty nie zawsze oznaczają poważny spór z urzędem. Firma powinna jednak szybko ustalić przyczynę błędu, poprawić ewidencję i uregulować ewentualne należności. Jeśli szukasz wsparcia przy weryfikacji dokumentacji i korektach rozliczeń, zapoznaj się z ofertą RARPIT. Biuro obsługuje jednoosobowe działalności oraz spółki, dzięki czemu może dopasować sposób działania do rodzaju księgowości i skali stwierdzonych braków.