Windykacja bez konfliktu? Solventoir wyjaśnia, jak odzyskiwać należności i nie palić mostów

Wielu przedsiębiorców zwleka z przekazaniem sprawy do windykacji z prostego powodu. Obawiają się, że po pierwszym telefonie od zewnętrznej firmy odzyskującej należności relacja z kontrahentem definitywnie się zakończy. Tymczasem doświadczenie firmy windykacyjnej Solventoir sp. z o.o. pokazuje, że w wielu przypadkach można odzyskać należności i jednocześnie pozostawić otwartą drogę do dalszej współpracy. Wszystko zależy od tego, jak prowadzone są rozmowy i kiedy podejmowane są pierwsze działania.

Dlaczego przedsiębiorcy zbyt długo czekają z windykacją?

Najczęściej dlatego, że liczą na dobrowolną zapłatę i nie chcą psuć relacji z klientem.

To zrozumiałe. Właściciele firm doskonale wiedzą, ile czasu i pieniędzy kosztuje zdobycie klienta. Jedna niezapłacona faktura wydaje się mniejszym problemem niż utrata zleceń po dobrej wieloletniej współpracy. Dlatego wykonują kolejne telefony, wysyłają wiadomości, dostając odpowiedzi z prośbą o cierpliwość i godzą się na nowe terminy płatności.

Jednak z każdym kolejnym tygodniem maleją szanse na odzyskanie pieniędzy. Jeżeli dłużnik rzeczywiście ma przejściowe trudności finansowe, warto rozmawiać o rozwiązaniu. Jeżeli natomiast celowo odwleka płatność, zwłoka działa wyłącznie na jego korzyść.

– Właściciele firm zbyt często zgłaszają się do nas dopiero wtedy, kiedy przez kilka miesięcy słyszą kolejne zapewnienia o przelewie – zauważa Piotr Brzostowiecki, Prezes firmy windykacyjnej Solventoir sp. z o.o. – Rozumiem, skąd bierze się taka cierpliwość, bo każdy chce utrzymać dobre relacje z klientem. Kłopot w tym, że zbyt długie czekanie rzadko poprawia sytuację. Zdecydowanie częściej prowadzi do tego, że odzyskanie pieniędzy staje się po prostu trudniejsze – dodaje Piotr Brzostowiecki z Solventoir.

Czy windykacja musi oznaczać koniec współpracy?

Nie. W wielu przypadkach współpraca trwa także po uregulowaniu zaległości.

Przedsiębiorcy często zakładają, że przekazanie sprawy do windykacji będzie dla klienta sygnałem, że to koniec. Jest jednak inaczej. Jeżeli przez kilka miesięcy jedna ze stron nie otrzymuje zapłaty za wykonaną usługę albo dostarczony towar, trudno oczekiwać, że relacje pozostaną takie same.

Wiele zależy od sposobu prowadzenia rozmów. Czym innym jest spokojne wyjaśnienie sytuacji i wspólne ustalenie terminu spłaty, a czym innym kierowanie emocjonalnych wiadomości czy kolejnych telefonów z pretensjami. To właśnie dlatego część przedsiębiorców decyduje się przekazać sprawę zewnętrznej firmie. Profesjonalny windykator należności w swojej pracy nie kieruje się emocjami - jego celem jest odzyskanie pieniędzy.

– Dłużnik nie zawsze unika zapłaty dlatego, że nie chce uregulować zobowiązania. Niekiedy ma problem z płynnością finansową, innym razem nie ma kontaktu z osobą decyzyjną albo spór dotyczy części rozliczeń. Zanim zaproponujemy sposób działania, najpierw chcemy wiedzieć jak najwięcej o sytuacji biznesowej i finansowej firmy dłużnika. – mówi Piotr Brzostowiecki, Prezes firmy windykacyjnej Solventoir sp. z o.o.

Z tego powodu przedsiębiorcy nie powinni traktować windykacji jako momentu, w którym kończy się relacja z kontrahentem. Często jest dokładnie odwrotnie. To dopiero wtedy okazuje się, czy po drugiej stronie nadal jest partner, który chce wywiązać się ze swoich zobowiązań.

Dlaczego windykacja polubowna może okazać się najlepsza dla zachowania dobrych relacji?

Ponieważ daje obu stronom szansę na rozwiązanie problemu bez angażowania sądu i eskalowania konfliktu.

Nie ma dwóch identycznych spraw. Jedni przedsiębiorcy zgłaszają się po miesiącu od upływu terminu płatności, inni dopiero po pół roku. Zdarza się, że dłużnik od początku odbiera telefony i deklaruje spłatę. Bywa też, że kontakt urywa się praktycznie od razu.

Dlatego pierwszym etapem windykacji jest analiza dokumentów i rozmowa z firmą, która czeka na płatność za fakturę. Dopiero później rozpoczyna się kontakt z drugą stroną. Jeżeli istnieje szansa na porozumienie, ustalany jest sposób spłaty i termin realizacji. Rolą firmy windykacyjnej nie jest tylko doprowadzenie do podpisania ugody, ale również dopilnowanie, żeby ustalenia zostały wykonane.

Nie każda sprawa kończy się na tym etapie. Jeżeli dłużnik nie odbiera telefonów, unika kontaktu albo nie wywiązuje się z przyjętych zobowiązań, konieczne może okazać się skierowanie sprawy na kolejne etapy postępowania windykacyjnego.

Windykacja polubowna to pierwszy krok i często już na tym etapie udaje się odzyskać pieniądze. Jednak nie stanowi jedynego narzędzia, które pomaga odzyskać należności. Przedsiębiorcy, którzy chcą lepiej poznać kolejne etapy tego procesu, znajdą ich szczegółowy opis na stronie poświęconej windykacji należności: https://solventoir.pl/windykacja-naleznosci/.

Dlaczego zewnętrzna firma windykacyjna często osiąga lepsze efekty niż sam przedsiębiorca?

Ponieważ patrzy na sprawę z dystansem i nie jest zaangażowana emocjonalnie w odzyskiwanie długu. A emocje zwykle pojawiają się u przedsiębiorcy po wielu tygodniach bezskutecznych prób odzyskania pieniędzy.

Właściciel firmy najczęściej sam dzwoni do kontrahenta, wysyła przypomnienia i daje kolejne szanse. Po kilku tygodniach rozmowy stają się coraz trudniejsze. Z jednej strony narasta frustracja, z drugiej pojawia się obawa, że zbyt stanowcza reakcja definitywnie zakończy współpracę.

Firma windykacyjna zajmuje się sprawą na zupełnie innej pozycji. Nie uczestniczyła we wcześniejszych ustaleniach handlowych, nie ocenia żadnej ze stron i może skupić się wyłącznie na znalezieniu rozwiązania. Często już sama zmiana osoby prowadzącej rozmowy sprawia, że dłużnik zaczyna traktować sprawę poważniej.

– Część przedsiębiorców jest zaskoczona, że po zakończeniu sprawy nadal współpracuje z tym samym klientem. To pokazuje, że windykacja nie przekreśla relacji biznesowych. Dużo większe znaczenie ma sposób prowadzenia rozmów i gotowość obu stron do znalezienia rozwiązania. – wyjaśnia Piotr Brzostowiecki, Prezes firmy windykacyjnej Solventoir sp. z o.o.

Kiedy kończy się cierpliwość właściciela firmy?

Zwykle po kolejnej niespełnionej obietnicy. Nie chodzi już wtedy tylko o pieniądze. Uciążliwy staje się brak rzetelnej komunikacji i coraz mniejsze zaufanie do kontrahenta.

Większość osób prowadzących własne firmy naprawdę długo próbuje załatwić sprawę samodzielnie. Dzwonią, przypominają o płatności, przesuwają termin, wierzą, że tym razem przelew rzeczywiście dotrze. Dopiero po kilku takich rozmowach dochodzą do wniosku, że coś jest nie tak po drugiej stronie i w ten sposób nie odzyskają pieniędzy.

To zwykle najlepszy moment, żeby na sprawę spojrzał ktoś z zewnątrz. Po kilku tygodniach bezskutecznych rozmów trudno zachować ten sam dystans, co na początku. Narasta złość, rozczarowanie i poczucie, że druga strona zwyczajnie nie traktuje swoich zobowiązań poważnie. Windykator z Solventoir nie ma tego bagażu. Może skupić się na rozmowie i znalezieniu rozwiązania, które pozwoli odzyskać należności.