Klient dostał fakturę, termin płatności minął, a pieniędzy dalej nie ma na koncie. Raz ktoś odbierze telefon, innym razem cisza. Na początku to wygląda niegroźnie, ale po kilku tygodniach zaczyna być niepokojące. I wtedy pojawia się pytanie o to, co dalej zrobić z niezapłaconą przez klienta fakturą?
W transakcjach pomiędzy firmami opóźnienia w płatnościach stanowią codzienność. Co nie znaczy, że nie jest to palący problem dla przedsiębiorców. Przecież każde kolejne opóźnienie zamraża pieniądze, a tym samym blokuje kolejne decyzje i inwestycje.
Jakie istnieją możliwości odzyskania długu firmowego?
Z jednej strony oczywiście ważne jest odzyskanie całej kwoty, ale z drugiej próby samodzielnej windykacji zajmują czas i angażują zasoby firmy. Dlatego na rynku dostępne są dwa rozwiązania. Jedno z nich to windykacja, a drugie to skup faktur (https://regis-skupfaktur.pl/skup-faktur/), czyli sprzedaż należności innemu podmiotowi.
"Na początku każdy właściciel firmy zakłada, że to tylko chwilowe opóźnienie i sprawa sama się rozwiąże." - mówi Piotr Brzostowiecki z firmy skupującej faktury Regis sp. z o.o. - "Problem pojawia się wtedy, kiedy mijają kolejne tygodnie, a poza obietnicami niewiele się zmienia. W pewnym momencie przestaje chodzić o samą należność, ale także o decyzję, czy dalej czekać, czy coś z tym zrobić.” - dodaje Brzostowiecki z Regis.
Czy bierne czekanie rozwiąże problem niezapłaconej faktury?
Na początku większość firm robi to samo, czyli daje klientowi więcej czasu. Najpierw tydzień, potem kolejny i jeszcze jeden. Często pojawia się deklaracja ze strony dłużnika, że zapłaci za jakiś czas, np. "za 2 tygodnie" albo „w przyszłym miesiącu”.
Faktycznie wygląda to tak, że:
- pieniądze nie wchodzą na konto,
- firma, która wystawiła fakturę musi finansować swoją działalność z innych środków, ograniczyć inwestycje, innymi słowy "zacisnąć pasa",
- rośnie napięcie i nerwowość wewnątrz przedsiębiorstwa, ale decyzji nadal brak.
Co zrobić z fakturą, za którą klient nie płaci?
W pewnym momencie trzeba zdecydować co dalej robić? Jak sobie poradzić z niezapłaconą należnością? Tak naprawdę firmy mają do wyboru jedną z trzech opcji.
1. Dalej czekać
Z pozoru najłatwiejsze rozwiązanie, ale bez kontroli nad sytuacją. Wszystko zależy od dobrej woli dłużnika.
2. Windykować należność
Czyli rozpocząć pewien proces zaczynający się od kontaktu z dłużnikiem, wezwania do zapłaty, prób ugodowego rozwiązania sprawy, a ostatecznie pójścia do sądu i egzekucji komorniczej. Skuteczne, ale wymaga określonych nakładów czasu.
3. Sprzedać fakturę
Można także oddać swoją należność do skupu faktur. Firma odzyskuje wtedy znaczną część pieniędzy od razu, zamiast czekać miesiącami.
I właśnie tą trzecią opcję coraz częściej wykorzystują przedsiębiorcy, szczególnie wtedy, kiedy potrzebują szybkiego wpływu na konto.
Na czym polega sprzedaż faktury?
Sposób działania jest prosty, ale nie zaczyna się od samego przekazania faktury do skupu.
Przede wszystkim firma, która prowadzi skup faktur, weryfikuje kilka kwestii:
- Czy faktura faktycznie istnieje i jest poprawnie wystawiona?
- Czy wystawienie faktury było zasadne?
- Kiedy minął termin płatności?
- Jaka jest sytuacja firmy dłużnika?
- Czy istnieją dokumenty potwierdzające wykonanie usługi lub sprzedaż towaru?
Dopiero na tej podstawie podejmowana jest decyzja, czy dana wierzytelność może zostać kupiona i na jakich warunkach.
Jeśli tak, to podmiot, który wystawił fakturę otrzymuje część jej wartości od razu. Zaleta tego rozwiązania jest taka, że nie trzeba już więcej czekać na przelew od kontrahenta.
Dalsze działania przejmuje firma skupująca faktury. To ona kontaktuje się z dłużnikiem i prowadzi sprawę dalej.
„W pewnym momencie to przestaje być decyzja księgowa, a zaczyna być operacyjna." - wyjaśnia Piotr Brzostowiecki z Regis sp. z o.o. - "Firma musi działać dalej, płacić ludziom i realizować kolejne zlecenia. Brak płatności zatrzymuje określone działania i wpływa na decyzje biznesowe. Dlatego część właścicieli firm wybiera rozwiązanie, które daje im spokój i przewidywalność, nawet jeśli oznacza to rezygnację z części kwoty.” - dodaje prezes spółki Regis.
Ile można dostać za fakturę?
Pytanie o to, ile przedsiębiorca dostanie za niezapłaconą fakturę to jedna z pierwszych rzeczy, które chce wiedzieć.
Otóż nie ma jednej stałej stawki. Każda faktura jest wyceniana osobno. Najczęściej firmy decydujące się na sprzedaż należności otrzymują od 50% do około 80% jej wartości, ale to tylko punkt odniesienia, a nie sztywna zasada.
Na wycenę wpływa kilka konkretnych elementów.
- Najważniejszy jest czas. Im krócej od terminu płatności, tym lepiej. Świeże należności są po prostu mniej ryzykowne.
- Druga istotna kwestia to dokumenty. Faktura, umowa, potwierdzenie wykonania usługi, protokół zdawczo-odbiorczy, WZ-etka czy korespondencja. Im bardziej obszerna i spójna dokumentacja, tym większa pewność, że należność jest zasadna.
- Kolejny ważny element to oczywiście firma dłużnika. Czy podmiot działa, odbiera telefony i ma historię regulowania zobowiązań? To często ma większe znaczenie niż sama kwota faktury.
- Dochodzi jeszcze dotychczasowa historia współpracy. Czy to była jednorazowa transakcja, czy z płatnościami zalega stały kontrahent, który wcześniej zawsze płacił?
Właśnie dlatego skup wierzytelności nie może sztywno określać ceny. Dwie faktury na tę samą kwotę mogą zostać wycenione zupełnie inaczej.
„Cena zawsze wynika z ryzyka, jakie ponosi firma skupująca faktury. Im mniej niewiadomych i krótszy okres przeterminowania faktury, tym bliżej jesteśmy górnych wartości. Im starsza faktura, tym trudniej odzyskać należność." – wyjaśnia Piotr Brzostowiecki przedstawiciel Regis sp. z o.o.
Kiedy warto sprzedać przeterminowaną fakturę?
Z punktu widzenia przedsiębiorcy, które czeka na płatność istnieje kilka istotnych czynników, które powodują, że decyzja o sprzedaży wierzytelności staje się łatwa do podjęcia. Najczęściej jest tak wtedy, kiedy:
- kontakt z dłużnikiem jest ograniczony albo go nie ma,
- kolejne deklaracje zapłaty nie są dotrzymywane,
- mijają kolejne tygodnie i nic się nie zmienia,
- firma potrzebuje gotówki na bieżące zobowiązania.
W takich przypadkach czekanie zaczyna sporo kosztować. Mówimy tu nie tylko o pieniądzach, ale także o tym, jak prowadzi się firmę i decyzje, których się nie podejmie bez pieniędzy na koncie.
Decyzja o sprzedaży należności nie wynika więc z jednego czynnika, ale raczej oznacza, że chce się odzyskać kontrolę nad sytuacją.
Kiedy lepiej jeszcze poczekać ze zbyciem wierzytelności?
Zdarzają się oczywiście także takie sytuacje, w których nie ma sensu podejmować pochopnej decyzji.
Dotyczy to głównie przypadków, kiedy:
- kontrahent odbiera telefony i jasno komunikuje termin zapłaty,
- wcześniej regulował zobowiązania, nawet jeśli z opóźnieniem,
- opóźnienie jest krótkie i nie ma sygnałów, że coś się zmienia.
W takich sprawach sprzedaż faktury nie zawsze będzie najlepszym rozwiązaniem. Właśnie dlatego przed decyzją warto przeanalizować konkretny przypadek i dostosować swoje działania do indywidualnej sytuacji.
Najważniejsze nie jest „czy”, tylko „kiedy działasz”
W przypadku braku płatności za wykonane zlecenie, każdy w pewnym momencie dochodzi do tego samego miejsca - zastanawia się co robić dalej. Bardzo ważne pozostaje to, jak długo trwa podjęcie konkretnej decyzji. Jedni reagują po kilku dniach, inni po kilku miesiącach.
W sprawach związanych z opóźnieniami w płatnościach czas gra największą rolę. Krótko mówiąc, im dłużej to trwa tym gorzej. Z jednej strony brak płatności angażuje myśli i zasoby przedsiębiorcy, z drugiej trzeba wiedzieć, że im faktura starsza tym jej wartość na rynku maleje.
Oczywiście nie trzeba od razu każdej faktury sprzedawać albo przekazywać do windykacji. Raczej chodzi o to, żeby podejmować w pełni świadomą decyzję - czy jeszcze poczekać czy podjąć konkretne działania. Na pewno nie należy pozostawiać sprawy samej sobie i mieć nadzieję, że dłużnik się zlituje i w końcu zapłaci. Nie zapłaci.
