Jak zorganizować firmowy dzień otwarty lub demo day i przyciągnąć właściwych odbiorców?

Dni otwarte i wydarzenia typu demo day przestały być domeną uczelni i startupów. Coraz więcej firm traktuje je jako skuteczne narzędzie sprzedażowe, rekrutacyjne i wizerunkowe. Pokazanie organizacji „od środka” zwiększa zaufanie, przyciąga klientów oraz ułatwia nawiązywanie relacji z partnerami i kandydatami do pracy.

Żeby jednak wydarzenie nie było jedynie otwartymi drzwiami z ciastkami i banerem firmowym, wymaga dokładnego zaplanowania. Liczy się nie tylko treść, ale i forma – w tym miejsce, scenariusz i sposób prowadzenia rozmowy z odwiedzającymi.

Na czym polega demo day i czym różni się od dnia otwartego?

Oba formaty łączy jedno – fizyczna obecność odbiorców w przestrzeni firmy lub w przygotowanym przez nią miejscu. Różni je cel. Dzień otwarty ma charakter ogólny: służy budowaniu rozpoznawalności i otwartości marki. Demo day to wydarzenie ukierunkowane na prezentację konkretnego produktu, usługi lub rozwiązania – często skierowane do potencjalnych klientów lub inwestorów.

W praktyce można te dwa formaty połączyć. Przykładowo: firma zaprasza lokalnych partnerów, klientów i kandydatów na wydarzenie, w którym prezentuje nowe rozwiązanie, opowiada o kulturze pracy i umożliwia bezpośredni kontakt z zespołem.

Dlaczego warto organizować takie wydarzenia?

Fizyczne spotkanie buduje zupełnie inny rodzaj relacji niż kampania reklamowa. W trakcie rozmowy w realnym środowisku pracy firma może zaprezentować sposób działania, etos zespołu, jakość usług i otwartość na potrzeby drugiej strony.

Tego typu wydarzenia mają zastosowanie w kilku obszarach:

• sprzedaż i prezentacja rozwiązań,
• działania rekrutacyjne i employer brandingowe,
• budowanie relacji z partnerami i klientami,
• integracja z lokalną społecznością,
• wzmocnienie pozycji firmy jako lidera branżowego.

Jeśli wydarzenie zostanie dobrze przeprowadzone, przyniesie konkretne efekty – od podpisanych umów po wzmocnienie obecności w mediach.

Jak zaplanować wydarzenie krok po kroku?

1. Określenie celu i grupy odbiorców

Najpierw należy ustalić, do kogo kierowane jest wydarzenie. Czy mają to być klienci biznesowi? Kandydaci do pracy? Inwestorzy? A może uczniowie i społeczność lokalna?

Znajomość odbiorcy pozwala zaplanować komunikaty, agendę i elementy dodatkowe – takie jak prezentacje, warsztaty, rozmowy indywidualne czy oprowadzanie po firmie.

2. Scenariusz wydarzenia

Wydarzenie powinno mieć zaplanowany przebieg – nawet jeśli ma luźny charakter. Uczestnicy chcą wiedzieć, czego się spodziewać. Dobrze, gdy każdy blok ma określony czas, temat i osobę odpowiedzialną.

Przykładowy przebieg dnia otwartego:

• przywitanie gości i rejestracja,
• prezentacja firmy, jej historii i projektów,
• oprowadzanie po przestrzeni biurowej lub produkcyjnej,
• pokaz lub demo produktu,
• czas na rozmowy z zespołem,
• strefa relaksu/kawy/lunchu,
• punkt informacyjny lub rekrutacyjny,
• zakończenie i przekazanie materiałów.

W przypadku demo day – warto ułożyć wydarzenie tak, by kluczowe punkty (np. pokaz produktu) były dobrze nagłośnione i odpowiednio sformatowane. 15-minutowe wystąpienie trzyma uwagę znacznie lepiej niż 45 minut wykładu.

3. Dobór przestrzeni

Nawet jeśli wydarzenie odbywa się w siedzibie firmy, warto zadbać o dedykowaną przestrzeń – np. zaaranżowaną salę konferencyjną, która będzie pełnić rolę sceny, strefy prezentacyjnej lub punktu spotkań z gośćmi. Odpowiednio przygotowana sala:

• umożliwia użycie sprzętu AV (projektor, ekran, mikrofony),
• zapewnia lepszą akustykę i komfort rozmowy,
• oddziela część prezentacyjną od biura produkcyjnego,
• tworzy profesjonalne pierwsze wrażenie.

Jeśli firma nie ma takiej przestrzeni na miejscu, warto rozważyć wynajem sali konferencyjnej w obiekcie zewnętrznym (zobacz ofertę obiektów konferencyjnych z Poznania) – np. z łatwym dojazdem, parkingiem i zapleczem cateringowym.

4. Przygotowanie treści i materiałów

Wydarzenie wymaga treści. Warto przygotować:

• krótką prezentację o firmie (maks. 10 minut),
• materiały informacyjne w wersji drukowanej lub cyfrowej,
• grafiki, wideo lub animacje ilustrujące procesy,
• stanowisko demo, gdzie uczestnik może przetestować rozwiązanie,
• kartę kontaktową lub formularz zgłoszeniowy (np. na newsletter).

Uczestnicy, którzy wyjdą z konkretami, chętniej wrócą z pytaniami lub zapytaniem ofertowym.

5. Komunikacja przed wydarzeniem

O skuteczności wydarzenia decyduje też jego promocja. Kanały zależą od odbiorcy:

• social media (LinkedIn, Facebook, Instagram),
• e-mailing do obecnych klientów i kontaktów handlowych,
• mailing rekrutacyjny (w przypadku employer brandingu),
• współpraca z lokalnymi mediami lub organizacjami branżowymi,
• reklama lokalna (np. Google Ads, portale miejskie).

W zaproszeniu warto jasno opisać program i wskazać, co uczestnik zyska, biorąc udział. Krótkie wideo lub grafika mogą skuteczniej przyciągnąć uwagę niż sam tekst.

Dzień wydarzenia – co warto zrobić?

• zadbać o oznaczenie przestrzeni i punktów informacyjnych,
• zapewnić osobę witającą gości i odpowiadającą na pytania,
• udostępnić harmonogram na miejscu (np. drukowany lub na ekranie),
• przygotować miejsce do rozmów – stoliki, strefę ciszy, kawiarnię,
• zachęcać do pozostawienia kontaktu lub wypełnienia formularza,
• zrobić dokumentację fotograficzną lub wideo.

Obecność zespołu powinna być widoczna, ale nie przytłaczająca. Najlepiej, jeśli goście mogą porozmawiać z pracownikami na różnych stanowiskach – od działu technicznego po zarząd.

Po wydarzeniu – follow-up i działania dodatkowe

Wydarzenie nie kończy się w momencie, gdy goście wyjdą. W ciągu 1–3 dni warto:

• wysłać podziękowania z krótkim podsumowaniem,
• opublikować relację w mediach społecznościowych,
  
• przygotować mini fotogalerię lub krótkie wideo,
  
• przesłać dodatkowe materiały zainteresowanym,
  
• zaprosić do kontaktu lub współpracy.

Zebrane dane kontaktowe mogą posłużyć do dalszej komunikacji, np. przez newsletter firmowy, kampanię remarketingową lub zaproszenie na kolejne wydarzenie.

Podsumowanie

Dobrze przygotowany dzień otwarty lub demo day to doskonała okazja do nawiązania nowych relacji i pokazania firmy od strony, której nie widać na stronie internetowej czy w katalogu.

Warto zainwestować czas w przemyślenie formatu, dobór przestrzeni i komunikację. Odpowiednio zaaranżowane sale konferencyjne, zespół gotowy do rozmów i dopracowany scenariusz tworzą wydarzenie, które zostaje w pamięci i przekłada się na konkretne efekty – od lepszego employer brandingu po zamknięcie sprzedaży.