Księgowość dla spółek w dobie cyfryzacji – jak przygotować firmę na zmiany?

W dobie cyfryzacji spółki niezależnie od tego, czy są to spółki z o.o. czy spółki komandytowe muszą zmieniać podejście do księgowości, aby sprostać nowym wymogom. Dostosowanie swojego systemu księgowego do nowych realiów nie jest proste ze względu na specyfikę cyfrowego świata a zawiłość samych przepisów również nie ułatwia sprawy. Jak zatem skutecznie przygotować firmę na zmiany w księgowości, zwłaszcza w kontekście spółek? Odpowiedzmy na to pytanie

Przygotowanie oprogramowania i infrastruktury

Przygotowanie odpowiedniego oprogramowania i infrastruktury jest najważniejszym krokiem w dostosowywaniu firmy do cyfryzacji księgowości. Współczesne systemy księgowe takie jak oprogramowanie ERP, umożliwiają zautomatyzowanie wielu procesów związanych z rachunkowością. To przekłada się na większą dokładność, szybkość oraz zgodność z obowiązującymi przepisami. Wdrożenie takich rozwiązań wymaga jednak odpowiedniego zaplecza technicznego, w tym serwerów, systemów przechowywania danych oraz zabezpieczeń chroniących przed cyberzagrożeniami. Oprogramowanie do zarządzania księgowością powinno być zgodne z nowymi wymaganiami prawnymi, w tym e-sprawozdaniami finansowymi oraz integracją z systemami administracji skarbowej. Ważne jest także zapewnienie ciągłości pracy systemów poprzez odpowiednią infrastrukturę IT i zaplanowanie backupów oraz procedur awaryjnych.

W związku z obowiązkiem przygotowania elektronicznych ksiąg rachunkowych w strukturze JPK_KR_PD, który zacznie obowiązywać od 2026 roku, konieczne jest przeszkolenie zespołów w zakresie obsługi nowych systemów księgowych. Księgowość spółki zoo musi być przygotowana na obsługę dokumentacji w pełni cyfrowej oraz rozumieć nowe procedury raportowania do organów skarbowych.

Szkolenie pracowników z technik cyfrowej księgowości

Skuteczne wdrożenie cyfrowych rozwiązań w księgowości nie jest możliwe bez odpowiedniego przeszkolenia pracowników. Współczesne narzędzia księgowe wymagają od zespołów nie tylko znajomości podstaw rachunkowości, ale także umiejętności obsługi zaawansowanych systemów komputerowych i programów ERP. Dlatego tak ważne jest zainwestowanie w kursy, szkolenia oraz udział w targach i konferencjach branżowych, które pozwolą pracownikom na zdobycie wiedzy o najnowszych technologiach oraz trendach w cyfrowej księgowości. Regularne szkolenia pozwalają utrzymać zespół na bieżąco z aktualnymi zmianami w przepisach prawnych oraz z nowymi funkcjonalnościami w oprogramowaniu księgowym, co zapewnia firmie zgodność z obowiązującymi normami i pozwala uniknąć kosztownych błędów.

Od 1 stycznia 2025 roku spółki są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych wyłącznie przy użyciu programów komputerowych, zgodnych z nową strukturą logiczną. Oznacza to konieczność modernizacji systemów ERP oraz zapewnienia zgodności z wymogami technicznymi, które zostaną szczegółowo określone w standardach i rozporządzeniach.

Wykorzystanie potencjału w obliczu zmieniających się przepisów

W kontekście Nowego Ładu i ogólnej cyfryzacji w polskim systemie podatkowym automatyzacja staje się powoli niezbędnym narzędziem, które pozwala firmom dostosować się do nowych przepisów. Nowoczesne systemy księgowe są na bieżąco aktualizowane, aby odzwierciedlać zmiany w prawie podatkowym. Sprawia to, że przedsiębiorcy mogą mieć pewność, iż ich rozliczenia będą zgodne z aktualnymi regulacjami. To ogromna zaleta, która minimalizuje ryzyko błędów i niezgodności, które mogą prowadzić do kar finansowych. 

• Zmiany w księgowości i coraz większa cyfryzacja dają jednak wiele możliwości automatyzacji procesów księgowych oraz odnoszenia korzyści na tym. Spółki powinny zatem korzystać z takiej okazji a np. lokalne biuro księgowe Bielsko może być bardzo pomocne.

Cyfryzacja księgowości – jakie zmiany czekają na przedsiębiorców?

Cyfryzacja księgowości to duże wyzwanie, które czeka wiele spółek w najbliższych latach. Od 1 stycznia 2025 roku w życie weszły nowe przepisy, które nakładają na niektóre firmy, w tym spółki kapitałowe, obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych wyłącznie za pomocą komputerów i specjalnych programów. Księgi rachunkowe będą musiały być przesyłane do urzędów skarbowych w formie elektronicznej i zgodnej z określoną strukturą. Oznacza to, że przedsiębiorcy będą musieli dostosować swoje systemy księgowe do nowych wymagań, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i przygotowaniami. Pierwsze obowiązki związane z nowymi zasadami wejdą w życie w 2026 roku, ale przygotowania trzeba rozpocząć już teraz.

Przyszłość cyfrowej księgowości wiąże się z kolejnymi zmianami, które mogą wpłynąć na sposób pracy firm. Wprowadzenie obowiązkowego przechowywania ksiąg w formie cyfrowej, bez możliwości korzystania z papierowych dokumentów, będzie wymagało dostosowania wszystkich systemów księgowych do nowych norm. Z kolei przepisy dotyczące minimalnych wymagań technicznych dla programów księgowych również będą musiały być spełnione.

Na przedsiębiorców czekają także zmiany związane z systemem e-Doręczeń, które umożliwią szybsze i sprawniejsze przesyłanie dokumentów do urzędów skarbowych. Dla wielu firm będzie to duże wyzwanie, wymagające nie tylko zmiany sposobu pracy, ale również inwestycji w nowoczesne technologie i systemy księgowe.

Od 2025 roku cyfrowe księgi rachunkowe staną się standardem, a papierowa dokumentacja będzie dopuszczalna jedynie w wyjątkowych przypadkach. Spółki będą musiały dostosować się do nowych wymagań technicznych i przekazywać dane do urzędów w formie elektronicznej, zgodnie z opublikowaną strukturą JPK_KR_PD. Rachunkowość spółki będzie zatem bardziej skomplikowana.

Outsourcing księgowości – korzyści i wyzwania

Dla wielu spółek, zwłaszcza tych działających na rynku lokalnym, outsourcing księgowości taki jak biuro rachunkowe Bielsko, jest coraz bardziej popularnym rozwiązaniem. Zlecenie prowadzenia księgowości zewnętrznemu biuru rachunkowemu pozwala na zaoszczędzenie czasu i zasobów, które przedsiębiorcy mogą przeznaczyć na rozwój firmy. Usługi kadrowo płacowe zapewniają dostęp do specjalistów, którzy są na bieżąco ze zmianami w przepisach podatkowych oraz z nowinkami w zakresie systemów księgowych. 

• Rozwiązanie takie pozwala na szeroki wachlarz pomocy np. doradztwo podatkowe, doradztwo biznesowe, pozyskiwanie funduszy czy pomoc w kwestiach kadrowych np. legalizacji zatrudnienia. 

Outsourcing księgowości to też prowadzenie wirtualnego biura czy pomoc online.

Cyfryzacja księgowości jest nieuniknionym procesem, który wymaga od przedsiębiorców odpowiedniego przygotowania. Księgowość dla spółek staje się coraz bardziej skomplikowana, ale jednocześnie daje przedsiębiorcom szansę na lepsze zarządzanie finansami i szybsze podejmowanie decyzji biznesowych. Doradca podatkowy Bielsko lub księgowość Bielsko to więc nieoceniona możliwość kompleksowej pomocy.