Spotkanie, które kończy się konkretnymi decyzjami, nowymi pomysłami i poczuciem „to miało sens” – brzmi jak marzenie? Dobrze zaplanowane i poprowadzone spotkania potrafią zmieniać sposób działania całych zespołów. Problem w tym, że większość z nas zna też te drugie – przedłużające się, bez celu i bez efektu. Co odróżnia jedno od drugiego?
Spotkanie jako narzędzie – tylko kto trzyma je w rękach?
Spotkania są dziś wszechobecne. W firmach, organizacjach pozarządowych, projektach społecznych – to podczas nich zapadają decyzje, rodzą się pomysły, wyjaśniają nieporozumienia. A przynajmniej – tak powinno być. W rzeczywistości wiele spotkań jest marnowaniem czasu. Przeciętny pracownik biurowy spędza na nich od 35% do 50% swojego tygodnia pracy. Gdy są źle prowadzone, kosztują nie tylko czas, ale też zaangażowanie i energię całego zespołu.
Pytanie brzmi: dlaczego tak wiele spotkań nie przynosi efektów?
Najczęstsze problemy to brak jasnego celu, dominacja jednej osoby, brak przestrzeni do wymiany opinii i chaos w strukturze. Brzmi znajomo? To nie są wady samego spotkania jako formy pracy – to kwestia braku przygotowania i prowadzenia. Spotkanie samo w sobie nie gwarantuje dialogu ani decyzji. Taką gwarancję daje dopiero sposób, w jaki zostanie zaplanowane i poprowadzone.
Trzy rzeczy, które odróżniają spotkanie skuteczne od frustrującego
1. Cel spotkania jest jasno określony – i znany uczestnikom
Zaskakująco wiele spotkań odbywa się bez ustalonego celu. A jeśli cel istnieje, nie zawsze jest zakomunikowany uczestnikom. Tymczasem dobrze sformułowany cel jest jak latarnia: wskazuje kierunek rozmowy i pomaga podjąć decyzję, kiedy „już wystarczy”.
2. Każdy ma głos – ale nie każdy musi mówić tyle samo
Dobre spotkania dają przestrzeń do zabrania głosu każdemu uczestnikowi, ale też są prowadzone w sposób, który chroni grupę przed dominacją jednej osoby czy dryfowaniem w dygresje. Nie chodzi o demokratyczną równość w czasie wypowiedzi, ale o uważność na to, co wnosi każda osoba. To właśnie tutaj pojawia się wartość facylitacji – sztuki prowadzenia procesu grupowego tak, by angażował wszystkich.
3. Struktura spotkania wspiera myślenie, nie ogranicza go
Nie chodzi o to, by spotkanie było sztywne jak protokół wojskowy. Struktura nie oznacza braku swobody – wręcz przeciwnie. Dobra struktura wspiera kreatywność, bo pozwala skupić się na treści, a nie na domyślaniu się „co dalej”. Spotkania bez agendy często prowadzą do chaosu lub decyzji podjętych przez zmęczenie.
Facylitacja – cicha kompetencja, która robi różnicę
Za dobrze poprowadzonym spotkaniem zazwyczaj stoi ktoś, kto potrafi łączyć różne perspektywy, prowadzić proces grupowy i dbać o strukturę – bez narzucania się. To właśnie rola facylitatora. I wcale nie trzeba być osobnym członkiem zespołu z tytułem „facylitator” – coraz częściej te kompetencje rozwijają liderzy, menedżerowie, HR-owcy czy osoby odpowiedzialne za zmianę.
Facylitacja to coś więcej niż „moderacja”. To świadome projektowanie procesu spotkania tak, by umożliwiał współpracę, decyzje i zaangażowanie. W jej centrum jest przekonanie, że grupa ma w sobie wiedzę i potencjał – trzeba jej tylko stworzyć warunki, by mogła z tego skorzystać.
Właśnie dlatego coraz więcej osób decyduje się na szkolenie z facylitacji. Tego typu programy – jak choćby Szkoła Facylitatorów Wszechnicy UJ – uczą nie tylko technik, ale i sposobu myślenia. Uczestnicy poznają narzędzia pracy z grupą, uczą się projektować spotkania z uwzględnieniem celów, dynamiki i emocji, a także rozwijają własną uważność na procesy grupowe.
To nie przypadek, że wiele organizacji, które przeszły transformację kultury pracy, zaczęło właśnie od wzmacniania kompetencji facylitacyjnych swoich liderów i zespołów projektowych.
Od spotkania do zmiany – najważniejsze wnioski
Nie wszystkie spotkania muszą być krótkie, ale wszystkie powinny być celowe. Skuteczne spotkanie to takie, które:
- ma jasny cel, znany uczestnikom;
- jest zaprojektowane i poprowadzone z myślą o współpracy;
- kończy się konkretnym efektem – decyzją, planem, ustaleniem.
Kluczem do takiego efektu są kompetencje, które coraz częściej nazywane są „kompetencjami przyszłości”: zdolność do prowadzenia grup, angażowania, budowania dialogu. Facylitacja to jedna z nich.
Jeśli czujesz, że Twoje spotkania mogłyby wyglądać inaczej – bardziej efektywnie, ale też z większym poczuciem sensu – warto przyjrzeć się, co możesz zrobić inaczej jako prowadzący. Czasem wystarczy drobna zmiana – w pytaniu, strukturze, sposobie słuchania. A czasem dobrze zainwestować czas w rozwinięcie własnych umiejętności – na przykład poprzez szkolenie z facylitacji, które daje narzędzia, praktykę i nowe spojrzenie na pracę z grupami.
Bo dobre spotkanie to nie kwestia szczęścia. To kwestia kompetencji.
