Rachunkowość w spółce z o.o. a kontrola skarbowa – jak się przygotować?

Kontrola skarbowa to jeden z najbardziej stresujących procesów, którym może być poddana spółka z o.o.. Organy skarbowe zostały wyposażone w odpowiednie mechanizmy i kompetencje, które umożliwiają im przeprowadzenie weryfikacji poprawności ksiąg rachunkowych. Podpowiadamy, co może spowodować taką kontrolę i jak się do niej przygotować.

Obowiązki rachunkowe spółki z o.o. – fundamenty prawidłowej dokumentacji

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to podmiot, który zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości jest zobowiązany do prowadzenia pełnej księgowości. Głównym założeniem pełnego wariantu księgowości jest konieczność ewidencjonowania wszelkich zdarzeń gospodarczych, włączając w to zobowiązania, należności, przychody lub koszty.

Główną zaletą prowadzenia pełnej księgowości jest utrzymywanie transparentności finansów firmy, co nie tylko ułatwia podejmowanie świadomych decyzji związanych z biznesem, ale także ułatwia przeprowadzenie procesu kontroli skarbowej. Zgodnie z zasadami, prowadzenie pełnej księgowości wymaga prowadzenia:

• Księgi głównej;
• Księgi pomocniczej;
• Dziennika operacji finansowych.

Dodatkowo spółka z o.o. zobowiązana jest przygotować sprawozdanie finansowe, ujawniające bilans, rachunek zysków i strat, a także rachunek przepływów pieniężnych. Staranne prowadzenie pełnej dokumentacji daje spory komfort związany z bezproblemowym przejściem potencjalnej kontroli skarbowej. 

Najczęstsze powody kontroli skarbowej w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością

Choć w teorii kontrola skarbowa może zostać przeprowadzona w każdej firmie, to jednak praktyka pokazuje, że istnieją pewne przesłanki, dla których prawdopodobieństwo takiej oficjalnej inspekcji wzrasta. Jakie są najczęstsze powody inicjowania kontroli skarbowej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością?

Przede wszystkim wątpliwości związane z zeznaniem podatkowym. Urząd Skarbowy posiada narzędzia, które umożliwią łatwe wykrycie potencjalnych nieścisłości związanych z generowaniem nadmiernych kosztów lub nadmiernych przychodów, które nie mają pokrycia w danych historycznych, a na dodatek wzbudzają wątpliwości. Urząd Skarbowy może także wystąpić z informacją o kontroli w sytuacji, w której przedsiębiorstwo składa wniosek o zwrot podatku VAT. Sam w sobie wniosek nie budzi podejrzeń, jednak jego zbyt wysoka kwota, różniąca się od zwrotów z lat poprzednich może stanowić powód kontroli skarbowej, której celem byłoby ustalenie zasadności takiego wniosku. 

Choć nie jest to w żaden sposób oficjalnie potwierdzone, pewne sektory gospodarki mogą być kontrolowane w sposób bardziej restrykcyjny, niż inne. Mowa tu przede wszystkim o branżach związanych z usługami finansowymi, obrotem nieruchomościami lub doradztwem podatkowym.

Jak prawidłowo przygotować księgi rachunkowe na wypadek kontroli?

Księgi rachunkowe i dokumentacja księgowa stanowią najważniejszy element każdej kontroli skarbowej, dlatego też podczas przygotowania do takiej wizyty musimy mieć pewność, że ewidencja finansowa spółki z o.o. została należycie przygotowana. Na co zwrócić uwagę, by kontrola przebiegła bez zbędnych trudności? 

Przede wszystkim powinniśmy zapewnić łatwy dostęp do wszelkiej dokumentacji, która może okazać się przydatna kontrolerom. W tym celu warto postawić na digitalizację całej dokumentacji i odpowiednie zorganizowanie jej w folderach tematycznych, które w jasny sposób definiują obszar pokryty przez te dokumenty. Przy okazji digitalizacji, warto upewnić się, że dokumenty są kompletne i zawierają wszystkie faktury, załączniki, a na dodatek są odpowiednio zaewidencjonowane w księdze głównej lub księdze pomocniczej. Odpowiednia organizacja dokumentów, ich archiwizacja i kompletność sprawią, że kontrola skarbowa przebiegnie bez najmniejszych problemów. 

Wsparcie prawne i księgowe podczas kontroli – jak Temida Księgowi pomaga firmom?

Rachunkowość spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to niezwykle skomplikowany i wielowymiarowy obszar działania firmy, który musi być starannie ewidencjonowany od początku do końca. To właśnie brak odpowiedniego zarządzania procesami księgowymi najczęściej prowadzi do identyfikacji uchybień podczas kontroli skarbowe.

Jak się tego ustrzec? Przede wszystkim skorzystać z fachowej obsługi księgowej profesjonalistów, którzy posiadają odpowiednią wiedzę, doświadczenia, narzędzia i kompetencje do tego, by pełna księgowość była w firmie prowadzona z należytą starannością i efektywnością. Długotrwała współpraca z ekspertami ma znacznie więcej zalet. Podczas wykonywanej kontroli to właśnie nasz księgowy będzie odpowiedzialny z kontakt z kontrolerem - odpowiadaniem na potencjalne pytania i wyjaśnianiem wszelkich kwestii związanych z procesami księgowymi, podczas gdy my zajmiemy się tym, co naprawdę ważne - rozwojem własnego biznesu.