Krajowy System e-Faktur - jakie zmiany przynosi obowiązkowe e-fakturowanie?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma elektroniczna stworzona przez polskie Ministerstwo Finansów. Głównym celem KSeF jest digitalizacja procesu fakturowania oraz zapewnienie pełnej transparentności i automatyzacji w obiegu faktur. System ten ma na celu zminimalizowanie biurokracji, zwiększenie efektywności administracyjnej i ograniczenie ryzyka oszustw podatkowych. Dzięki KSeF możliwe jest nie tylko szybkie wystawianie i odbieranie faktur, ale również ich przechowywanie i archiwizacja w bezpieczny sposób, co jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to specjalny rodzaj faktury, tworzony zgodnie z określonym standardem i przesyłany za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Tego typu faktura zawiera ujednoliconą strukturę danych, co umożliwia jej łatwe przetwarzanie oraz integrację z systemami księgowymi używanymi przez przedsiębiorstwa. Struktura ta jest zgodna z wytycznymi Ministerstwa Finansów, co oznacza, że każda faktura musi spełniać określone wymagania dotyczące formatu i zawartości danych.

 Jakie dane znajdują się na fakturze ustrukturyzowanej?

Faktura ustrukturyzowana zawiera wszystkie kluczowe informacje wymagane do prawidłowego rozliczenia podatkowego. Są to m.in.:

• Dane sprzedawcy i nabywcy: Nazwa, adres, numer identyfikacji podatkowej (NIP).
• Numer faktury: Unikalny numer identyfikacyjny nadawany przez system.
• Data wystawienia i sprzedaży: Daty kluczowe dla określenia momentu powstania obowiązku podatkowego.
• Opis towarów lub usług: Szczegółowe informacje na temat przedmiotu transakcji.
• Kwoty netto, VAT i brutto: Szczegółowe wartości finansowe, w tym stawki podatku VAT.

Poza w/w danymi, na faktura ustrukturyzowanej znajdują się pola opcjonalne (ich uzupełnienie jest niezbędne jedynie wtedy, gdy podatnik uzupełni inne rubryki w konkretny sposób (np. wybierając pole odnoszące się do korzystania ze zwolnienia VAT, konieczne jest wskazanie typu nadmienionego zwolnienia) oraz pola fakultatywne (ich wypełnienie zależy od woli podatnika. Mowa np. o polu odnoszącym się do opisu do faktury).

Czym różni się faktura ustrukturyzowana KSeF od tradycyjnej faktury?

Faktura ustrukturyzowana KSeF różni się od tradycyjnej faktury głównie sposobem jej wystawiania, przesyłania i archiwizowania. Tradycyjne faktury mogą być w formie papierowej lub elektronicznej i są przesyłane bezpośrednio między stronami transakcji, często za pośrednictwem e-maila lub poczty tradycyjnej. W przypadku KSeF, cały proces odbywa się elektronicznie za pośrednictwem centralnej platformy, co eliminuje potrzebę fizycznego przechowywania dokumentów i upraszcza kontrolę nad obiegiem faktur. Dodatkowo, faktury KSeF są automatycznie weryfikowane pod kątem zgodności z przepisami i integralności danych.

Platforma KSeF - od kiedy obowiązkowa?

Obowiązek stosowania platformy KSeF w Polsce zostanie wprowadzony w dwóch etapach. Etap I rozpocznie się 1 lutego 2026 r. i obejmie przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł. Z kolei etap II zaplanowany został na 1 kwietnia 2026 r. i obejmie on pozostałych przedsiębiorców. Oznacza to, że od 1 kwietnia 2026 r. wszystkie przedsiębiorstwa będą zobowiązane do wystawiania i przesyłania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Wprowadzenie tego obowiązku ma na celu usprawnienie procesu fakturowania, zwiększenie efektywności administracyjnej oraz ograniczenie ryzyka oszustw podatkowych.

Krajowy System e-Faktur, a podpis i pieczęć elektroniczna

Jedną z kluczowych zalet faktur ustrukturyzowanych KSeF jest brak konieczności stosowania tradycyjnego podpisu. Faktury te są autoryzowane cyfrowo za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, co zapewnia ich integralność i autentyczność. Taki system umożliwia również śledzenie historii dokumentu, co jest kluczowe w przypadku audytów i kontroli podatkowych.

Czy warto inwestować w program do KSeF?

Inwestycja w program do obsługi KSeF jest zdecydowanie warta rozważenia, zarówno dla firm przetwarzających duże ilości faktur, jak i małych przedsiębiorstw. Automatyzacja procesu fakturowania za pomocą KSeF pozwala na znaczne oszczędności czasu i redukcję kosztów operacyjnych związanych z ręcznym przetwarzaniem dokumentów. Dodatkowo, minimalizuje ryzyko błędów oraz zapewnia zgodność z przepisami podatkowymi. Programy do KSeF oferują również dodatkowe funkcje, takie jak integracja z systemami ERP czy generowanie raportów, co przyczynia się do lepszego zarządzania przedsiębiorstwem.