W dobie cyfryzacji coraz więcej procesów przenosi się do przestrzeni elektronicznej. Jednym z takich rozwiązań jest usługa e-Doręczeń, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji w formie elektronicznej. Jest to alternatywa dla tradycyjnych listów poleconych, dająca takie same skutki prawne. W tym artykule dowiesz się, jak założyć adres i skrzynkę do e-doręczeń, jakie rozwiązania są dostępne oraz kto ma obowiązek ich posiadania od 1 stycznia 2025 roku.
Jak założyć skrzynkę e Doręczeń?
Aby założyć skrzynkę e-Doręczeń, należy odwiedzić oficjalną stronę e-Doręczeń prowadzoną przez Ministerstwo Cyfryzacji lub odpowiedni podmiot wyznaczony do obsługi tego systemu. Następnie należy zarejestrować konto, podając swoje dane osobowe lub firmowe, takie jak PESEL, NIP czy REGON. Proces zakładania skrzynki wymaga również potwierdzenia tożsamości, co można zrobić za pomocą Profilu Zaufanego, e-dowodu lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Czym są e-Doręczenia?
E-doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która pozwala na wysyłanie i odbieranie korespondencji w formie elektronicznej. Rozwiązanie to jest równoważne z doręczeniem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Adres do e-doręczeń staje się oficjalnym adresem do korespondencji urzędowej.
Korzystanie z e-Doręczeń przynosi wiele korzyści, takich jak:
- gwarancja integralności i tajemnicy korespondencji,
- dostęp do potwierdzeń wysyłki i odbioru,
- szybsza i bardziej efektywna wymiana informacji,
- jednoznaczna identyfikacja nadawcy i adresata.
Od 1 stycznia 2025 roku wybrane podmioty są zobowiązane do korzystania z tej usługi.
Kto musi mieć adres do e-Doręczeń?
Obowiązek założenia skrzynki do e-doręczeń obejmuje:
- Przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG lub KRS.
- Podmioty publiczne, takie jak urzędy centralne, administracja publiczna czy jednostki samorządu terytorialnego.
- Przedstawicieli zawodów zaufania publicznego: adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, rzeczników patentowych i notariuszy.
Terminy wdrożenia obowiązku zależą od rodzaju podmiotu i daty rejestracji firmy:
- Przedsiębiorcy zarejestrowani przed 1 stycznia 2025 roku w CEIDG muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 października 2026 roku.
- Firmy zarejestrowane w KRS przed 2025 rokiem muszą posiadać adres i skrzynkę od 1 kwietnia 2025 roku.
- Nowo rejestrujące się podmioty zobowiązane są do utworzenia skrzynki już podczas rejestracji.
Jak założyć adres i skrzynkę do e-Doręczeń?
Założenie skrzynki do e-Doręczeń wymaga kilku kroków, w zależności od tego, czy korzystasz z usług publicznych, czy komercyjnych dostawców. Poniżej opisujemy proces krok po kroku.
1. Wypełnienie wniosku
Aby założyć adres do e-Doręczeń, należy złożyć wniosek o adres i skrzynkę do e-Doręczeń. Formularz można wypełnić online na platformach takich jak Biznes.gov.pl lub edoreczenia.gov.pl. W trakcie procesu wymagane będzie podanie danych wnioskodawcy oraz opcjonalnie wyznaczenie administratora, który będzie zarządzał skrzynką.
2. Podpisanie wniosku
Po sprawdzeniu poprawności wniosku, konieczne jest jego podpisanie elektroniczne przy użyciu:
- Profilu zaufanego,
- e-dowodu,
- podpisu kwalifikowanego.
3. Oczekiwanie na potwierdzenie
Po złożeniu wniosku otrzymasz potwierdzenie na podany adres e-mail. W przypadku błędów w formularzu, dostaniesz informację o przyczynie odrzucenia wniosku i możliwości jego poprawienia.
4. Aktywacja skrzynki
Po utworzeniu adresu należy aktywować skrzynkę. Proces aktywacji obejmuje:
- Zalogowanie się na platformę, np. mObywatel.gov.pl.
- Przejście do zakładki "Twoje skrzynki".
- Kliknięcie przycisku Aktywuj skrzynkę przy wybranej skrzynce.
- Podanie adresu e-mail do powiadomień oraz zapoznanie się z regulaminem.
- Potwierdzenie aktywacji.
Po aktywacji na adres e-mail otrzymasz potwierdzenie, że skrzynka jest gotowa do użytku.
Dostawcy usługi e-Doręczeń
Usługę e-Doręczeń świadczą:
- Publiczny dostawca – obecnie Poczta Polska S.A., odpowiedzialna za bezpłatne e-Doręczenia.
- Komercyjni dostawcy – prywatne firmy oferujące usługi e-Doręczeń. Adresy utworzone u takich dostawców muszą zostać wpisane do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) na wniosek użytkownika.
Jakie są korzyści z e-Doręczeń?
E-doręczenia to nowoczesne rozwiązanie, które oferuje wiele zalet:
- Jednoznaczna identyfikacja – zapewnia weryfikację tożsamości nadawcy i odbiorcy.
- Bezpieczeństwo – dane przesyłane za pomocą e-Doręczeń są integralne i chronione przed nieuprawnionym dostępem.
- Dowody prawne – otrzymujesz wiarygodne dowody wysyłki i odbioru.
- Efektywność – szybkość komunikacji oraz brak konieczności fizycznego dostarczania listów.
Jak zarządzać skrzynką do e-Doręczeń?
Po założeniu i aktywacji skrzynki możesz nią zarządzać samodzielnie lub wyznaczyć administratora. Zarządzanie obejmuje:
- zmianę danych firmy w BAE,
- zmianę administratora,
- aktualizację adresu e-mail do powiadomień.
Wszystkie zmiany wprowadza się za pomocą dedykowanych e-usług dostępnych na platformie Biznes.gov.pl lub edoreczenia.gov.pl.
Co zrobić w przypadku zmiany danych lub błędów?
Jeśli zmieniły się dane twojej firmy, najpierw zaktualizuj je w odpowiednim rejestrze (CEIDG lub KRS). Następnie złóż wniosek o zmianę danych w BAE. Proces jest prosty i wymaga jedynie zalogowania się na platformę oraz podpisania wniosku elektronicznie.
W przypadku błędów we wniosku o utworzenie adresu nie składaj nowego wniosku. Poczekaj na odrzucenie obecnego i popraw go zgodnie z otrzymanymi wskazówkami.
Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń? Wybierz eSIGN!
Skrzynka do e-Doręczeń od eSIGN to świetny wybór dla każdego, kto chce w prosty sposób zorganizować elektroniczną komunikację urzędową i biznesową. Rozwiązanie to zapewnia pełną zgodność z obowiązującymi normami, wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz intuicyjną obsługę, która ułatwia codzienną pracę. Dzięki eSIGN masz pewność, że Twoje e-Doręczenia będą realizowane sprawnie i profesjonalnie. Więcej dowiesz się na – skrzynka do e-Doręczeń.
Podsumowanie
Założenie skrzynki do e-Doręczeń jest krokiem ku nowoczesnej i bezpiecznej wymianie korespondencji w przestrzeni cyfrowej. Pamiętaj, że od 1 stycznia 2025 roku usługa ta stanie się obowiązkowa dla wielu podmiotów. Skorzystaj z dostępnych platform, takich jak Biznes.gov.pl i edoreczenia.gov.pl, aby sprawnie założyć i aktywować skrzynkę.
Nie zwlekaj – wcześniejsze założenie adresu do e-Doręczeń może zaoszczędzić ci wiele czasu i problemów w przyszłości.
