5 najważniejszych funkcji nowoczesnych systemów do zarządzania projektami, które zwiększą efektywność twojego zespołu

Dzięki korzystaniu z nowoczesnych systemów do zarządzania projektami można nie tylko szczegółowo zaplanować działania, ale również zwiększyć efektywność pracy zespołu. Jaki funkcje są w tym przypadku najważniejsze? Odpowiadamy.

Tworzenie harmonogramu

System do zarządzania projektami to oprogramowanie, którego podstawową, a zarazem najważniejszą funkcjonalnością jest możliwość szczegółowego zaplanowania działań, czyli tworzenie harmonogramu. W praktyce powinien umożliwiać zatem nie tylko rozpisanie poszczególnych procesów, ale również określenie terminów ich realizacji czy zasobów niezbędnych do wykonania poszczególnych zadań. W celu ułatwienia monitorowania postępów prac istnieć powinna także możliwość graficznego przedstawienia harmonogramu, np. w postaci wykresu Gantta czy diagramów CPM lub PERT. Z punktu widzenia osób zarządzających wieloma projektami istotna może być również możliwość określania zależności pomiędzy poszczególnymi zadaniami.

Zarządzanie zasobami

Niezwykle ważną funkcjonalnością systemu do zarządzania projektami z punktu widzenia efektywności prac zespołu jest także zarządzanie zasobami. Funkcja ta pozwala bowiem przypisywać konkretne osoby do zadań, a także dokonywać rezerwacji czy relokacji zasobów. Funkcje dodatkowe są przydatne przede wszystkim w przypadku osób zarządzających różnymi projektami jednocześnie.

Zarządzanie portfelem projektów

Efektywność pracy zespołu uzależniona jest w dużej mierze również od umiejętnego zarządzania portfelem projektów. Jest to bowiem funkcjonalność, która pozwala nadawać priorytety poszczególnym projektom, a co za tym idzie wspierać podejmowanie decyzji zarządczych. Istotna w tym przypadku jest także ocena opłacalności poszczególnych projektów, dzięki czemu w pierwszej kolejności podejmowane są te inicjatywy, których realizacja będzie najkorzystniejsza dla firmy.

Zarządzenie ryzykiem

Zarządzenie ryzykiem to funkcja nowoczesnych systemów do zarządzania projektami, która jest istotna nie tylko ze względu na efektywność pracy zespołu, ale także ze względu na rolę, którą pełni lider zespołu. Odpowiada on bowiem nie tylko za wykonanie projektu, ale również definiowanie wielkości ryzyka czy reagowanie na pojawiające się problemy.

Raporty

Efektywne działanie zespołu projektowego nie byłoby możliwe bez stałego monitorowania postępów prac. W związku z tym do najważniejszych funkcjonalności nowoczesnych systemów do zarządzania projektami zaliczyć należy raportowanie, które pozwala sprawować nadzór nad realizacją poszczególnych zadań określonych w harmonogramie. Dzięki raportom lider może uzyskać informacje dotyczące m.in. niedotrzymania terminów, pojawiających się ryzyk czy przekroczenia określonego budżetu. Istotne jest także to, że dzięki raportom osoby zarządzające projektami w firmie mogą wyciągać wnioski, by na ich podstawie usprawniać istniejące procesy.

Podsumowując należy stwierdzić, że nowoczesne systemy do zarządzania projektami, których przykładem może być FlexiProject posiadają wiele funkcjonalności, dzięki którym praca zespołu może być efektywniejsza. W efekcie projekty mogą być realizowane nie tylko szybciej, ale być również mniej kosztowne.