Jakie są najlepsze praktyki w zakresie niszczenia dokumentów medycznych?

Dokumenty medyczne zawierają nie tylko dane osobowe, ale też historię chorób, czyli informacje chronione prawnie. Wymagają zatem odpowiedniego zabezpieczenia oraz niszczenia w taki sposób, aby odtworzenie informacji nie było możliwe. Jakie praktyki w zakresie utylizacji dokumentacji medycznej warto wprowadzić?

Utylizacja w specjalnych pojemnikach

Niszczenie dokumentów medycznych powinno odbywać się przy pomocy specjalnych pojemników. Papiery są w nich składowane, a następnie transportowane do miejsca docelowego, w którym znajdują się profesjonalne niszczarki. Metoda bezpiecznych pojemników:

• ogranicza dostęp do danych osobom niepowołanym,
• zapewnia bezpieczny transport,
• nie wymaga rozpinania dokumentów ani wyciągania ich z teczek czy koszulek,
• pozwala składować w jednym miejscu dokumenty, które mają zostać zniszczone.

Ta praktyka sprawdza się zarówno w przypadku dokumentacji medycznej chronionej prawnie, jak i innych dokumentów przetwarzanych w placówce. Wprowadza porządek, a dodatkowo daje odpowiednie zabezpieczenie na czas między procedowaniem a niszczeniem papierów.

Mobilne niszczenie dokumentów

W placówkach, w których zastosowanie metody bezpiecznych pojemników nie jest możliwe, warto wprowadzić inne, równie bezpieczne rozwiązanie. Mowa o mobilnym niszczeniu dokumentów, o którym więcej można przeczytać tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/mobilne-niszczenie-dokumentow/. Jak to działa? Specjalistyczna firma podstawia pod siedzibę zleceniodawcy pojazd wyposażony w profesjonalne niszczarki. Dzięki temu dokumentów nie trzeba przewozić, są one niszczone na miejscu. Następnie ścinki utylizuje się zgodnie z przepisami z zakresu ochrony środowiska naturalnego. Mobilne niszczenie dokumentów to doskonała metoda dla tych placówek, w których wprowadzono zakaz wywożenia papierów poza siedzibę. Często ma to miejsce w szpitalach oraz innych podmiotach medycznych dysponujących odpowiednią powierzchnią do archiwizacji.

Ile razy w roku niszczyć dokumenty medyczne?

Placówki medyczne przetwarzają ogromne ilości danych, dlatego dokumenty warto niszczyć regularnie. Czasami jednak takie rozwiązanie nie jest możliwe, chociażby ze względu na regulaminy wewnętrzne. Wtedy też z pomocą przychodzi masowe niszczenie dokumentów, w tym również archiwalnych, które jak dotąd nie zostały zutylizowane. Ze specyfiką usługi masowego niszczenia dokumentów można się zapoznać tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/masowe-niszczenie-dokumentow/.

Niszczenie nośników danych

W placówkach, w których dane przechowywane są nie na papierze, lecz na innych nośnikach, trzeba wdrożyć odpowiednie procedury w zakresie ich utylizacji. Bardzo istotna jest demagnetyzacja dysków twardych, płyt i innych urządzeń tak, aby odtworzenie informacji nie było możliwe. Placówki medyczne coraz częściej korzystają z pomocy firm zewnętrznych, które w profesjonalny sposób niszczą wszelkiego rodzaju dokumenty chronione prawnie.