Obowiązek składania sprawozdań finansowych do KRS jest regulowany przede wszystkim przez Ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz przez Ustawę z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym. Te przepisy nakładają na spółki kapitałowe (spółki z o.o., spółki akcyjne), spółki osobowe prowadzące księgi rachunkowe oraz inne jednostki zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości, obowiązek sporządzania i składania do KRS sprawozdań finansowych.
Obowiązek składania sprawozdań finansowych do KRS dotyczy przede wszystkim:
- Spółek kapitałowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych, prostych spółek akcyjnych.
- Spółek osobowych takich jak spółki komandytowe oraz spółki komandytowo-akcyjne, jeżeli prowadzą pełną księgowość.
- Fundacji i stowarzyszeń które prowadzą działalność gospodarczą i są wpisane do rejestru przedsiębiorców.
- Jednostek samorządu terytorialnego jeśli prowadzą działalność gospodarczą.
Każdy z tych podmiotów zobowiązany jest do składania sprawozdań finansowych w określonych terminach oraz zgodnie z ustalonymi procedurami.
Do KRS należy składać różne dokumenty finansowe, z których najważniejsze to:
- Sprawozdanie finansowe które składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej. Sprawozdanie przygotowane przez biuro rachunkowe w Poznaniu jest podstawowym dokumentem odzwierciedlającym sytuację finansową firmy.
- Sprawozdanie z działalności składane przez jednostki, które mają taki obowiązek. Opisuje ono działalność firmy w danym roku obrotowym, jej osiągnięcia oraz perspektywy rozwoju.
- Opinia i raport biegłego rewidenta jeśli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, do KRS należy złożyć również opinię i raport z tego badania.
- Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego dokument potwierdzający przyjęcie sprawozdania finansowego przez odpowiednie organy firmy, takie jak walne zgromadzenie wspólników.
Terminy składania sprawozdań do KRS są ściśle określone przepisami. Spółki kapitałowe i inne podmioty zobowiązane do składania sprawozdań mają 15 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego na złożenie odpowiednich dokumentów do KRS. Termin zatwierdzenia sprawozdania przez odpowiednie organy wynosi maksymalnie 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego.
Oznacza to, że sprawozdania finansowe za rok poprzedni muszą być złożone do KRS najpóźniej do końca lipca kolejnego roku. Biuro rachunkowe w Warszawie pilnuje tego i przypomina swoim klientom. Należy pamiętać, że nieprzestrzeganie tych terminów może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.
Niewywiązanie się z obowiązku złożenia sprawozdań finansowych do KRS może skutkować dotkliwymi konsekwencjami. Przede wszystkim, sądy rejestrowe mogą nałożyć kary grzywny na członków zarządu, którzy nie dopełnili obowiązku złożenia sprawozdań. W przypadku uporczywego niewywiązywania się z tego obowiązku, sąd może nawet wszcząć postępowanie zmierzające do rozwiązania spółki.
Ponadto, brak złożenia sprawozdań finansowych do KRS może mieć negatywne konsekwencje dla wizerunku firmy. Informacje zawarte w KRS są publicznie dostępne, a brak aktualnych sprawozdań może sugerować, że firma ma problemy finansowe lub organizacyjne, co z kolei może wpływać na jej relacje z kontrahentami, bankami oraz innymi instytucjami finansowymi.
Składanie sprawozdań finansowych do KRS odbywa się obecnie wyłącznie drogą elektroniczną. Aby złożyć sprawozdanie, przedsiębiorca musi posiadać profil zaufany ePUAP, podpis kwalifikowany lub podpis zaufany. Po zalogowaniu do systemu, należy wypełnić odpowiednie formularze oraz dołączyć wymagane dokumenty w formacie PDF.
