Wymiana wiedzy, szkolenie pracowników czy spotkanie biznesowe z potencjalnymi klientami – to przykładowe sytuacje, gdy komfortowa i dobrze wyposażona sala konferencyjna jest zupełną podstawą. Zastanawiasz się, na co zwrócić uwagę, wybierając salę konferencyjną? Poznaj praktyczne wskazówki.
Lokalizacja sali konferencyjnej
Podstawową kwestią jest wybór lokalizacji. Sale konferencyjne można wynająć zarówno w biurowcu zlokalizowanym w centrum miasta, jak i w kameralnym hotelu czy dworku. Które rozwiązanie sprawdzi się lepiej? To zależy od charakteru i długości konferencji. W przypadku kilkudniowych eventów pobyt za miastem to także sposób, aby zregenerować siły i odpocząć.
Wybrana sala konferencyjna powinna być położona w takim miejscu, aby dojazd do niej nie był utrudniony. Planujesz zaprosić gości z Europy Zachodniej? Idealnym rozwiązaniem może okazać się sala szkoleniowa zachodniopomorskie.
Parametry sali konferencyjnej
Ile osób zostało zaproszonych na konferencję? Jaka jest forma tego wydarzenia – czy zaplanowane zostały prelekcje, a może program przewiduje szkolenie w formie warsztatów? Odpowiedzi na te pytania są kluczowe – tylko w ten sposób można wybrać salę konferencyjną o optymalnych parametrach. Podczas poszukiwań odpowiedniej sali istotne są też:
- układ sali konferencyjnej – do wyboru jest m.in. układ kinowy (teatralny) i układ w kształcie litery „U”;
- wielkość sali konferencyjnej – czyli to, ilu gości jest w stanie maksymalnie pomieścić;
- dostępność bazy noclegowej – ten punkt jest istotny, gdy wydarzenie będzie trwać więcej niż jeden dzień;
- atrakcje, z jakich mogą skorzystać uczestnicy konferencji – może to być np. jazda konna.
Wyposażenie sali konferencyjnej
Sale konferencyjne różnią się nie tylko wielkością czy układem – różnice mogą dotyczyć także wyposażenia. Tymczasem zależy od niego choćby to, czy uczestnicy będą dobrze słyszeć prelegenta. Co powinno znajdować się na wyposażeniu sali konferencyjnej? Zupełną podstawą jest dobre oświetlenie i nagłośnienie. Ale to nie wszystko.
W przypadku konferencji w formie warsztatów przydatne mogą okazać się flipcharty. Najlepiej, aby do dyspozycji gości pozostawał też projektor i ekran. Równie ważny jest dobry dostęp do Wi-Fi, a gdy uczestnicy konferencji będą wykonywać notatki w formie elektronicznej, należy sprawdzić, czy pomieszczenie zapewnia niezbędną liczbę gniazdek.