Na czym polega outsourcing usług kadrowych i księgowych w firmie?
Posiadanie w firmie wewnętrznych działów kadrowych i księgowych coraz częściej wiąże się z pewnymi wyzwaniami. Jednym z nich może być zakres czynności zbyt mały, by wypełnić harmonogram dnia etatowego pracownika. Drugim natomiast – natłok obowiązków i procesów, z którym nie jest w stanie poradzić sobie zespół, co wiąże się z rosnącymi kosztami stale powiększanego działu. Odpowiedzią na obydwa problemy jest outsourcing. Sprawdź, na czym to polega, co możesz wyoutsourcować do zewnętrznego wykonawcy i jakie korzyści przynosi takie rozwiązanie.
Czym dokładnie jest outsourcing?
Outsourcing to dosłownie wykorzystywanie zewnętrznych zasobów do zrealizowania określonych procesów. Mowa między innymi o zasobach ludzkich, ale też o profesjonalnym oprogramowaniu. W ramach ustalonego abonamentu deleguje się określony obszar zadań do zewnętrznego wykonawcy. Taki model z powodzeniem funkcjonuje w wielu sferach prowadzenia firmy i dotyczy np. sprzątania biur czy realizacji wybranych projektów. Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się również na outsourcing usług kadrowych i księgowych. W zależności od potrzeb może to polegać na “wypożyczeniu” pracownika, który zatrudniony przez podwykonawcę współpracuje z zespołami firmy zlecającej outsourcing. Może to też polegać na całkowitym oddelegowaniu obowiązków, przy czym w firmie zlecającej np. jedna osoba odpowiada za wymianę informacji z wykonawcą outsourcingu.
Co może wchodzić w skład outsourcingu usług kadrowych i księgowych?
Prowadzenie księgowości – np. w Lublinie, Wrocławiu, ale też w każdej innej miejscowości w Polsce – wiąże się z koniecznością trzymania ręki na przysłowiowym pulsie. Stale zmieniają się przepisy, do których obowiązkowo należy dostosować procesy księgowe zachodzące w przedsiębiorstwie. Z tego też powodu warto skorzystać z zasobów profesjonalnego biura rachunkowego, które zrealizuje takie usługi kadrowe jak:
- prowadzenie akt osobowych pracowników,
- naliczanie wynagrodzeń,
- sporządzanie umów o pracę, zlecenie itp.,
- sporządzanie innych dokumentów kadrowych,
- rozliczenia z ZUS i US.
Natomiast w ramach obsługi księgowej outsourcing może obejmować między innymi:
- prowadzenie ksiąg rachunkowych,
- sporządzanie deklaracji podatkowych,
- prowadzenie ewidencji VAT,
- reprezentowanie firmy wobec organów podatkowych.
Co możesz zyskać, korzystając z outsourcingu usług księgowych i kadrowych?
Korzyści wynikające z outsourcingu księgowości, kadr i płac to między innymi:
- oszczędności kosztów – zamiast zatrudniania wewnętrznych działów księgowych i kadrowych, możesz zredukować koszty utrzymania pracowników. Płacisz tylko za abonament usług dopasowanych do Twoich potrzeb;
- dostęp do wiedzy i doświadczenia – możesz mieć pewność, że księgowością czy sprawami kadrowymi Twojej firmy zajmie się wykwalifikowany specjalista na bieżąco śledzący zmiany w przepisach,
- oszczędność czasu – firma może skupić się na głównej działalności, oddelegowując formalności w ręce specjalistów,
- lepsze warunki technologiczne – profesjonalne oprogramowanie do obsługi księgowości, kadr i płac to zwykle bardzo duży wydatek dla przedsiębiorców. Nie musisz kupować licencji samodzielnie, bo wyspecjalizowane biuro rachunkowe realizujące zadania w ramach outsourcingu takie oprogramowanie posiada;
- elektroniczny obieg dokumentów – nie musisz dostarczać do biura rachunkowego papierowych faktur, umów i innych dokumentów. Większość można załatawić elektronicznie, całkowicie zdalnie, z nieograniczonym dostępem w celach kontrolnych.
Outsourcing usług księgowych i kadrowych jest modelem współpracy opłacalnym zarówno dla zlecającego, jak i dla wykonawcy. Pozwala zoptymalizować koszty, a do tego realizować wszystkie zadania.
