Z rozwiązania (dobrowolnie) można korzystać od 1 stycznia 2022 r. na mocy Ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie opracowane z myślą o obsłudze faktur ustrukturyzowanych (tzw. e-faktur funkcjonujących równi z pozostałymi rodzajami faktur), a mówiąc konkretniej, o ich wystawiania oraz udostępnianiu.
Funkcje Krajowego Systemu e-Faktur
Poza wystawianiem oraz udostępnianiem faktur ustrukturyzowanych, system KSeF umożliwia:
- Nadawanie, zmianę lub odbieranie uprawnień do użytkowania platformy, a także informowanie o w/w uprawnieniach oraz ich sprawdzaniu,
- Wystawianie, otrzymywanie oraz przechowywanie e-faktur przez okres 10 lat,
- Oznaczanie e-faktur numerem identyfikującym nadmieniony dokument w KSeF,
- Dokonywanie analizy i kontrolę prawidłowości informacji zawartych w treści e-faktur,
- Informowanie o wystawieniu e-faktury, jej odrzuceniu, a także niemożności jej wystawienia z powodu niedostępność systemu KSeF.
Kto może użytkować system KSeF?
Począwszy od 1 stycznia 2022 r. z opisywanej platformy teleinformatycznej mogą korzystać:
- Przedsiębiorcy posiadają status czynnego podatnika podatku VAT,
- Podatnicy zwolnieni z VAT,
- Podatnicy zidentyfikowani w naszym kraju do procedury UE OSS; posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
Faktury ustrukturyzowane – czym są i jak z nich korzystać?
Faktury ustrukturyzowane stanowią rodzaj faktur elektronicznych. Zarówno ich funkcjonowanie w polskim systemie prawnym, jak i zakres znajdujących się na nich informacji zawarty został w Art. 106e ustawy o VAT (Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług). Faktury ustrukturyzowane posiadają format elektroniczny xml - zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Dzięki temu możliwe jest zarówno odczytanie e-faktury, jak i przetwarzanie danych w systemie KSeF. Dodatkowo każda e-faktura wyposażona jest w numer identyfikujący ją na platformie KSeF.
Przedsiębiorcy mogą wysyłać i odbierać e-faktury:
- Bezpośrednio z KSeF;
- Za pomocą systemu finansowo – księgowego zintegrowanego z API KSeF.
Zakres danych zawartych na e-fakturze
Każda faktura ustrukturyzowana musi posiadać elementy takie, jak m.in.:
- datę wystawienia;
- numer faktury, który ją identyfikuje,
- nazwę podatnika bądź jego imię i nazwisko,
- nazwę nabywcy towarów lub usług,
- numer identyfikacyjny podatnika,
- numer identyfikacyjny nabywcy towarów lub usług,
- adres podatnika,
- adres nabywcy,
- datę dokonania albo zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
- nazwę towaru lub rodzaj usługi,
- cenę jednostkową netto,
- kwotę upustów i obniżek cen,
- stawkę podatku,
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto (z uwzględnieniem podziału na kwoty dotyczące poszczególnych stawek),
- kwotę należności ogółem.
Od kiedy obowiązkowy KSeF?
Jak wspominaliśmy na wstępnie, począwszy od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorcy mogą – lecz nie muszą – korzystać z platformy KSeF. Taki stan rzeczy utrzyma się do 1 lipca 2024 r. To właśnie tego dnia korzystanie z KSeF stanie się obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorców. Wyjątek od tej reguły stanowią jedynie małe i średnie firmy zwolnione z VAT. W ich przypadku KSeF stanie się obowiązkowy począwszy od 1 stycznia 2025 r.
Dlaczego warto korzystać z KSeF?
Korzystanie z KSeF to rozwiązanie niosące ze sobą sporą ilość korzyści. Platforma znacząco ułatwia prowadzenie biznesu poprzez optymalizację zarówno procesów fakturowania, jak i obiegu firmowej dokumentacji. Dodatkowo eliminuje ona możliwość zgubienia/zniszczenia faktury, a także gwarantuje autentyczność pochodzenia i integralności treści e-faktury (w/w elementy nie podlegają ocenie organu podatkowego, ponieważ wynikają one z obowiązujących przepisów). Dzięki jednolitemu schematowi faktury ustrukturyzowanej dokumentowanie transakcji staje się nie tylko łatwiejsze, ale także zdecydowanie szybsze. Przedsiębiorcy korzystający z systemu KseF nie muszą także przechowywać i archiwizować faktur (za wyjątkiem sytuacji, gdy okres przedawnienia zobowiązania podatkowego wynosi ponad 10 lat, ponieważ okres przechowywania przez system KSeF faktur ustrukturyzowanych określony został właśnie na 10 lat). Poza tym są oni zwolnieni z obowiązku udostępniania faktur na żądanie organu podczas kontroli (JPK_FA).
Simply Mobile Plus – program do KSeF
Jeśli myśl o konieczności wystawiania oraz odbierania faktur drogą elektroniczną spędza Ci sen z powiek, to mamy dla Ciebie dobrą wiadomość; proces ten może być zarówno łatwy, jak i bardzo szybki. Wystarczy, że zaopatrzysz się w odpowiedni program automatyzujący wspomniany proces. Aplikacje tego typu są zintegrowane z KSeF, dzięki czemu w pełni kontrolujesz proces wysyłki. Możesz zarówno pobierać i przetwarzać dane, weryfikować poprawność kolejnych kroków, eksportować dane do MS Excel, jak i wygenerować dokument w formacie XML, a następnie przesłać go na wskazany portal wraz z pobraniem statusu wysyłki oraz UPO. Wszystkie wspomniane powyżej funkcjonalności znajdziesz w aplikacji Simply Mobile Plus.
Simply Mobile Plus to między innymi:
- Pełna obsługa faktur sprzedażowych (w tym ich wysyłka do KSeF wraz z pobraniem statusu wysyłki i UPO).
- 100% kontrola procesu wraz z możliwością weryfikacji poprawności kolejnych kroków,
- Pełny podgląd danych,
- Generowanie danych w formacie XML,
- Możliwość pobrania danych z dowolnych źródeł, ich przetwarzania oraz wyeksportowania do Ms Excel.
Warto zaznaczyć, że program do KSeF Simply Mobile Plus zapisuje wszystkie kroki przygotowania deklaracji/raportu i zapewnia kompletną archiwizację danych oraz historię wdrażanych zmian. Aplikacja bez problemu integruje się z systemami ERP i CRM. Co więcej, jej obsługa możliwa jest zarówno poprzez urządzenia stacjonarne (np. laptop), jak i mobilne (np. smartfon).
