Firmy można podzielić na dwie grupy: te, które rozumieją wagę grafiku pracy dla funkcjonowania przedsiębiorstwa i te, które podchodzą do sprawy biernie i nie rozwiązują problemów u ich źródła. Porządny grafik powinien dostosowywać ilość rąk do pracy do bieżących potrzeb i brać pod uwagę zarówno preferencje pracowników, jak i założenia budżetowe. Dowiedz się, jakie są sposoby tworzenia grafików pracy oraz poznaj wady i zalety poszczególnych metod.
źródło: GrafikOptymalny.pl
1. Kartka papieru
+ najniższy koszt (ok. 1 zł),
+ nie wymaga żadnych dodatkowych pomocy, w tym dostępu do komputera, Internetu, a nawet prądu.
- bardzo czasochłonna metoda (tym samym jej właściwy koszt, po przeliczeniu na wartość godzin pracy, okazuje się o wiele wyższy),
- papier nie wybacza błędów,
- trudno jest nanosić ewentualne zmiany – wtedy grafik szybko staje się nieczytelny i pokreślony, przez co może dojść do nieporozumień,
- wymaga ogromnej samodzielności i doskonałej orientacji w przepisach Kodeksu Pracy,
- nie daje możliwości zdalnego wprowadzania zmian.
2. Dokument w Wordzie
+ czytelność i estetyka tabel,
+ łatwość nanoszenia zmian (także zdalnie, dzięki pracy w chmurze).
- utrudniony obieg informacji przy okazji ewentualnych zmian,
- wymóg biegłości w przepisach,
- niemożność wykonania szybkiego wywiadu dotyczącego preferencji pracowników.
3. Arkusz w Excelu
+ ułatwione wprowadzanie godzin pracy oraz możliwość szybkiego nanoszenia poprawek (również zdalnego),
+ wysoka estetyka wydrukowanych tabel,
+ opcja stosowania formuł ułatwiających sumowanie czasu pracy.
- konieczność biegłej obsługi skomplikowanego programu,
- wolny obieg informacji dot. nanoszonych zmian,
- wymóg znajomości przepisów Kodeksu Pracy.
4. Arkusz w Google Docs
+ zalety pokrewne tym dotyczącym grafików w Excelu: możliwość szybkiej edycji, obliczania czasu pracy i uzyskania wysoce estetycznego efektu,
+ ponadto: usprawniony obieg informacji przy okazji zmian w harmonogramie (dostęp do aktualnej wersji jest dostępny przez konto Google),
+ ułatwiona procedura zbierania preferencji wśród kadry pracowniczej (możliwość stworzenia stosownego arkusza),
- wymóg perfekcyjnej orientacji w przepisach,
- konieczność ręcznego dostosowywania grafiku pracy do poprawek,
- niezgodność z wytycznymi GIODO (w zakresie ochrony danych osobowych).
5. Grafik Optymalny (program do tworzenia grafików on-line)
Do wymienionych powyżej zalet należy dopisać:
+ możliwość łatwej i szybkiej optymalizacji harmonogramu,
+ zgodność z wytycznymi GIODO,
+ zniesienie wymogu znajomości Kodeksu Pracy – program sam sprawdza zgodność grafiku z przepisami,
+ automatyczne powiadamianie pracowników o utworzeniu grafiku lub nowych poprawkach,
+ opcja automatycznego generowania dodatkowych dokumentów (takich jak listy obecności),
- przymus przezwyciężenia naturalnych obaw przed innowacyjnymi rozwiązaniami.
Dowiedz się więcej na temat tego, jak łatwo i tanio stworzyć harmonogram czasu pracy na GrafikOptymalny.pl.
