Jesteś właścicielem firmy, który staje właśnie przed wyborem programu kadrowo-płacowego? W takim razie poniższy tekst powinien Cię zainteresować. Zakup takiego programu to ważna decyzja dla każdego przedsiębiorcy, który chce sprawnie i zgodnie z prawem rozliczać swoich pracowników. Taki program posłuży przez lata, dlatego też jego wybór nie może być pozostawiony przypadkowi. Na co zwrócić uwagę przy porównywaniu różnych ofert? W poniższym tekście przedstawimy 7 cech, które powinien mieć dobry program kadrowo-płacowy, oraz odpowiemy na pytanie, czy każda firma musi mieć taki program? Zaczynajmy.
Czym jest program kadrowo-płacowy?
Program kadrowo płacowy to oprogramowanie, które służy do obsługi wszystkich spraw związanych z zatrudnianiem i wynagradzaniem pracowników. Ułatwia sporządzanie list płac, ale także pomaga w realizacji innych zadań związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi, takich jak prowadzenie akt osobowych, obsługa zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, pracowniczych planów kapitałowych czy szkoleń. Dzięki specjalnym rozwiązaniom umożliwia automatyzację wielu procesów i obliczeń, które są niezbędne do prawidłowego rozliczania pracowników z urzędem skarbowym, ZUS-em, NFZ-em. Program kadrowo płacowy pozwala także na generowanie różnych raportów i analiz, które mogą być przydatne dla zarządzania firmą i planowania strategii rozwoju.
7 elementów, które charakteryzuje dobry program kadrowo-płacowy
Zacznijmy od tego, że nie istnieje jeden, idealny program tego typu. Na rynku spotkamy produkty różnych producentów, które są bardzo zbliżone w swoich funkcjonalnościach. Poniżej zebraliśmy 7 cech, na które z całą pewnością należy zwracać uwagę.
- Wysoka funkcjonalność
Dobry program kadrowo-płacowy powinien oferować szeroki zakres funkcji, które pokrywają wszystkie aspekty rozliczania pracowników. Oprócz podstawowych operacji takich jak tworzenie list płac czy deklaracji podatkowych, pomaga w obsłudze umów cywilnoprawnych, delegacji zagranicznych, zwolnień lekarskich, nadgodzin czy premii. - Zgodność z aktualnymi przepisami
Zmiany w prawie często wpływają na sposób rozliczania pracowników i wymagają dostosowania oprogramowania do nowych zasad. Program kadrowo-płacowy powinien zapewniać automatyczne aktualizacje lub informować o konieczności ich pobrania i instalacji. - Bezpieczeństwo danych
W dobie RODO, program kadrowo-płacowy powinien gwarantować bezpieczeństwo danych osobowych i finansowych pracowników oraz firmy. Musi być dobrze zabezpieczony przed nieuprawnionym dostępem, kradzieżą lub utratą danych. Dobrze, jeśli dodatkowo umożliwia tworzenie kopii zapasowych danych oraz ich szyfrowanie. - Intuicyjna obsługa
Dobry program powinien być łatwy w obsłudze i intuicyjny dla użytkownika. Ogromnym ułatwieniem w codziennej pracy jest przejrzysty interfejs i wygodne menu, które usprawnia nawigację po różnych funkcjach i modułach. - Elastyczność
Program kadrowo-płacowy powinien być łatwy w dostosowaniu do potrzeb i specyfiki każdej firmy. Dużą zaletą będzie np. możliwość tworzenia własnych wzorów dokumentów, raportów i analiz, które odpowiadają oczekiwaniom i celom firmy. - Integracja z innymi programami
Żyjemy w czasach, w których coraz więcej spraw jesteśmy w stanie załatwić online. Stąd też dobry program kadrowo-płacowy powinien być zintegrowany z innymi systemami informatycznymi używanymi w firmie, takimi jak system księgowy, magazynowy, sprzedażowy czy CRM. Dodatkowo powinien także umożliwiać komunikację z zewnętrznymi instytucjami, takimi jak urząd skarbowy, ZUS, NFZ czy banki. - Skalowalność i rozbudowa
Idealna sytuacja to taka, w której program kadrowo-płacowy potrafi dostosowywać się do zmian w firmie. Dając tym samym możliwość obsługi dowolnej liczby pracowników i oddziałów firmy, bez utraty jakości i szybkości działania. Warto sprawdzić również, czy daje on możliwość rozbudowy o dodatkowe funkcje i moduły, które mogą być potrzebne w przyszłości.
Czy każda firma musi mieć taki program?
Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na tak postawione pytanie, ponieważ wszystko zależy od wielkości i charakteru działalności firmy oraz od preferencji przedsiębiorcy. Niektóre firmy mogą sobie radzić bez programu kadrowo-płacowego, korzystając z usług zewnętrznej firmy księgowej lub biura rachunkowego. Inne mogą potrzebować takiego programu, aby usprawnić i uporządkować swoje procesy kadrowo-płacowe oraz mieć lepszą kontrolę nad swoimi zasobami ludzkimi. Warto więc dokładnie przeanalizować swoją sytuację i porównać zalety i koszty posiadania lub nieposiadania programu kadrowo-płacowego. Pamiętajmy również, że im większa jest firma, tym więcej osób potrzeba do jego obsługi. Tym samym rosną nasze koszty pracownicze.
Podsumowanie
Wybór odpowiedniego programu kadrowo-płacowego może mieć znaczący wpływ na efektywność i rentowność firmy. Mamy nadzieję, że poznanie powyższych 7 cech, które charakteryzują dobry program kadrowo-płacowy pozwoli zyskać nieco szerszą perspektywę i ułatwi wybór programu dopasowanego do potrzeb konkretnej firmy.