Skip to main content

© BizNews. Wszelkie prawa zastrzeżone


7 cech dobrego programu kadrowo-płacowego

pracownicy przy komputerach
 |  Artykuł partnera  |  Biznes i finanse

Jesteś właścicielem firmy, który staje właśnie przed wyborem programu kadrowo-płacowego? W takim razie poniższy tekst powinien Cię zainteresować. Zakup takiego programu to ważna decyzja dla każdego przedsiębiorcy, który chce sprawnie i zgodnie z prawem rozliczać swoich pracowników. Taki program posłuży przez lata, dlatego też jego wybór nie może być pozostawiony przypadkowi. Na co zwrócić uwagę przy porównywaniu różnych ofert? W poniższym tekście przedstawimy 7 cech, które powinien mieć dobry program kadrowo-płacowy, oraz odpowiemy na pytanie, czy każda firma musi mieć taki program? Zaczynajmy.

Czym jest program kadrowo-płacowy?

Program kadrowo płacowy to oprogramowanie, które służy do obsługi wszystkich spraw związanych z zatrudnianiem i wynagradzaniem pracowników. Ułatwia sporządzanie list płac, ale także pomaga w realizacji innych zadań związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi, takich jak prowadzenie akt osobowych, obsługa zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, pracowniczych planów kapitałowych czy szkoleń. Dzięki specjalnym rozwiązaniom umożliwia automatyzację wielu procesów i obliczeń, które są niezbędne do prawidłowego rozliczania pracowników z urzędem skarbowym, ZUS-em, NFZ-em. Program kadrowo płacowy pozwala także na generowanie różnych raportów i analiz, które mogą być przydatne dla zarządzania firmą i planowania strategii rozwoju.

7 elementów, które charakteryzuje dobry program kadrowo-płacowy

Zacznijmy od tego, że nie istnieje jeden, idealny program tego typu. Na rynku spotkamy produkty różnych producentów, które są bardzo zbliżone w swoich funkcjonalnościach. Poniżej zebraliśmy 7 cech, na które z całą pewnością należy zwracać uwagę.

  1. Wysoka funkcjonalność
    Dobry program kadrowo-płacowy powinien oferować szeroki zakres funkcji, które pokrywają wszystkie aspekty rozliczania pracowników. Oprócz podstawowych operacji takich jak tworzenie list płac czy deklaracji podatkowych, pomaga w obsłudze umów cywilnoprawnych, delegacji zagranicznych, zwolnień lekarskich, nadgodzin czy premii.
  2. Zgodność z aktualnymi przepisami
    Zmiany w prawie często wpływają na sposób rozliczania pracowników i wymagają dostosowania oprogramowania do nowych zasad. Program kadrowo-płacowy powinien zapewniać automatyczne aktualizacje lub informować o konieczności ich pobrania i instalacji.
  3. Bezpieczeństwo danych
    W dobie RODO, program kadrowo-płacowy powinien gwarantować bezpieczeństwo danych osobowych i finansowych pracowników oraz firmy. Musi być dobrze zabezpieczony przed nieuprawnionym dostępem, kradzieżą lub utratą danych. Dobrze, jeśli dodatkowo umożliwia tworzenie kopii zapasowych danych oraz ich szyfrowanie.
  4. Intuicyjna obsługa
    Dobry program powinien być łatwy w obsłudze i intuicyjny dla użytkownika. Ogromnym ułatwieniem w codziennej pracy jest przejrzysty interfejs i wygodne menu, które usprawnia nawigację po różnych funkcjach i modułach.
  5. Elastyczność
    Program kadrowo-płacowy powinien być łatwy w dostosowaniu do potrzeb i specyfiki każdej firmy. Dużą zaletą będzie np. możliwość tworzenia własnych wzorów dokumentów, raportów i analiz, które odpowiadają oczekiwaniom i celom firmy.
  6. Integracja z innymi programami
    Żyjemy w czasach, w których coraz więcej spraw jesteśmy w stanie załatwić online. Stąd też dobry program kadrowo-płacowy powinien być zintegrowany z innymi systemami informatycznymi używanymi w firmie, takimi jak system księgowy, magazynowy, sprzedażowy czy CRM. Dodatkowo powinien także umożliwiać komunikację z zewnętrznymi instytucjami, takimi jak urząd skarbowy, ZUS, NFZ czy banki.
  7. Skalowalność i rozbudowa
    Idealna sytuacja to taka, w której program kadrowo-płacowy potrafi dostosowywać się do zmian w firmie. Dając tym samym możliwość obsługi dowolnej liczby pracowników i oddziałów firmy, bez utraty jakości i szybkości działania. Warto sprawdzić również, czy daje on możliwość rozbudowy o dodatkowe funkcje i moduły, które mogą być potrzebne w przyszłości.

Czy każda firma musi mieć taki program?

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na tak postawione pytanie, ponieważ wszystko zależy od wielkości i charakteru działalności firmy oraz od preferencji przedsiębiorcy. Niektóre firmy mogą sobie radzić bez programu kadrowo-płacowego, korzystając z usług zewnętrznej firmy księgowej lub biura rachunkowego. Inne mogą potrzebować takiego programu, aby usprawnić i uporządkować swoje procesy kadrowo-płacowe oraz mieć lepszą kontrolę nad swoimi zasobami ludzkimi. Warto więc dokładnie przeanalizować swoją sytuację i porównać zalety i koszty posiadania lub nieposiadania programu kadrowo-płacowego. Pamiętajmy również, że im większa jest firma, tym więcej osób potrzeba do jego obsługi. Tym samym rosną nasze koszty pracownicze.

Podsumowanie

Wybór odpowiedniego programu kadrowo-płacowego może mieć znaczący wpływ na efektywność i rentowność firmy. Mamy nadzieję, że poznanie powyższych 7 cech, które charakteryzują dobry program kadrowo-płacowy pozwoli zyskać nieco szerszą perspektywę i ułatwi wybór programu dopasowanego do potrzeb konkretnej firmy.