Jak elektroniczne faktury mogą pomóc współczesnym firmom w rozwoju?

Elektroniczne fakturowanie pozwala znacznie poprawić efektywność zarządzania dokumentacją w firmie. Z tego powodu decyduje się na nie coraz więcej przedsiębiorstw. Warto więc dowiedzieć się, jak funkcjonują elektroniczne faktury oraz jak ich wdrożenie może pomóc Twojej organizacji.

Faktura elektroniczna – co to jest i kto może z niej korzystać?

E-faktura, czyli faktura w wersji elektronicznej, to dokument, który jest w pełni uznawany przez organy administracji skarbowej. Oznacza to, że zgodnie z obecnym prawem, format ten jest traktowany tak samo, jak jego papierowy odpowiednik. Wystawianie i przekazywanie faktur w takiej postaci jest jednak znacznie prostsze – wszystko odbywa się elektronicznie, bez konieczności drukowania i wysyłania tradycyjnych dokumentów. Aby móc wykorzystać to rozwiązanie, wystarczy jedynie zgoda podmiotu, który ma otrzymać e-fakturę.

Sam format, w którym zapisane mają być elektroniczne faktury, nie jest obecnie określony prawnie. By uprościć cały proces ich obiegu, warto zadbać jednak o to, by były one jak najbardziej przejrzyste. O ile prawo nie reguluje samego formatu dokumentu, to wyznacza już elementy, które muszą się na nim znaleźć. Należą do nich:

• data wystawienia;
• numer dokumentu;
• imiona i nazwiska lub nazwa podatnika i nabywcy oraz ich adresy;
• numer identyfikacji podatkowej podatnika i nabywcy;
• data dokonania/zakończenia dostawy lub wykonania usługi;
• nazwa towarów lub usług oraz ich ilość i cena;
• kwota opustów i obniżek;
• wartość sprzedaży netto, stawka podatku, kwota należności ogółem.

Warto jednak pamiętać, że niektóry firmy mogą chcieć dodać do elektronicznej faktury także inne informacje. Wykorzystanie odpowiedniego systemu zapewni możliwość utworzenia formularzy, które zawierają dodatkowe pola. Co ważne, faktura w formie elektronicznej nie musi posiadać pieczątki ani podpisu osoby wystawiającej. Format ten znacznie ułatwia także procedurę dekretacji, której są poddawane wszystkie dokumenty finansowe. To jednak tylko niektóre z zalet, jakie daje to rozwiązanie. Co więc jeszcze sprawia, że faktury elektroniczne w działalności gospodarczej są coraz chętniej wybierane?

Jakie zalety ma elektroniczne fakturowanie?

Elektroniczne faktury cieszą się obecnie dużym zainteresowaniem zarówno ze strony małych, średnich, jaki i dużych firm. Wynika to z faktu, że ich zalety odczuć może właściwie każda organizacja. Wybór tego rozwiązania poskutkuje między innymi oszczędnością czasu i pieniędzy – nie będzie bowiem konieczne drukowanie i wysyłanie papierowych dokumentów. Co również bardzo ważne, faktura w wersji elektronicznej znacznie szybciej dotrze do klienta.

Wybór odpowiedniego systemu zapewni, że elektroniczne faktury będzie można dużo łatwiej organizować, wyszukiwać i archiwizować. Znacznie prostsze będzie także poprawianie ewentualnych błędów. Dobry system umożliwi również łatwe nadawanie dostępu do dokumentów uprawnionym osobom, co poprawi bezpieczeństwo danych. Elektroniczne faktury, w przeciwieństwie do ich papierowych odpowiedników, nie zostaną także zniszczone ani zgubione.

Jak więc widać, elektroniczne faktury dają przedsiębiorstwom realne korzyści i znacznie przyczyniają się do rozwoju organizacji oraz poprawy wizerunku wśród partnerów biznesowych. W erze powszechnej cyfryzacji przyjęcie tego rozwiązania jest więc konieczne dla firm, które chcą wzmocnić swoją pozycję na rynku. Nie można także zapominać o tym, że już 1 lipca 2024 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkowe.