E-podpis, czyli jak zwiększyć bezpieczeństwo i efektywność wymiany dokumentów biznesowych
Podpis elektroniczny to jeden ze sposobów na usprawnienie procesu wymiany dokumentów w biznesie. Jeżeli prowadzisz własną firmę, z całą pewnością wiesz, jak dużo czasu może zająć podpisanie jednej umowy przez kilku sygnatariuszy. A w końcu czas to pieniądz! Nie warto zatem go marnować. Sprawdź, jak firmowe dokumenty podpisywać szybciej i bezpieczniej.
Podpis elektroniczny – na czym to polega?
E-podpis umożliwia podpisywanie dokumentów przez internet, bez względu na to, czy akurat znajdujemy się w siedzibie naszej firmy, czy przebywamy poza nią. Złożenie podpisu może mieć miejsce za pośrednictwem przeznaczonej do tego platformy online lub też odbywać się z wykorzystaniem tabletu z warstwą biometryczną. Urządzenie to z całą pewnością jest ci znane z placówek pocztowych. To właśnie na nim podpisujesz się, odbierając przesyłkę poleconą. Podpis na tablecie jest równoznaczny z podpisem odręcznym, a opatrzone nim dokumenty w świetle obowiązującego prawa mają dokładnie taką samą wartość, co te drukowane i sygnowane w tradycyjny sposób. Jednak zalet takiego rozwiązania jest znacznie więcej.
E-podpis i jego plusy
Poprzez możliwość zastosowania podpisu elektronicznego, wymiana dokumentów staje się szybka i niezwykle prosta. Nie trzeba już drukować ich w kilku egzemplarzach, wysyłać i czekać na przesyłkę zwrotną. Za sprawą e-podpisu wszystko dzieje się w zaledwie parę chwil – cały proceder zajmuje nie więcej jak kilka minut, a do jego przeprowadzenia nie są potrzebne żadne osoby pośredniczące. To zaś oznacza więcej czasu dla ciebie i twoich pracowników. Podpisany dokument zostaje wysłany na skrzynkę mailową osoby, która również ma złożyć na nim podpis. Ona także może zrobić to online i bez drukowania. Najwięcej czasu elektroniczny podpis pozwoli nam jednak zaoszczędzić, kiedy umowa wymaga złożenia kilku podpisów – nie ma tu żadnych ograniczeń co do liczby sygnatariuszy.
Wszystkie dokumenty zawsze pod ręką
Elektroniczny podpis to tak naprawdę system, który umożliwia przechowywanie całej potrzebnej dokumentacji w jednym miejscu. Mogą trafić tu zarówno umowy biznesowe, jak i zakupowe, oraz NDA czy zlecenia. Co więcej platforma pozwala ci gromadzić także dokumenty HR: umowy z pracownikami, delegacje, raporty, zestawienia, a także wnioski urlopowe. Tak szeroko rozbudowane opcje sprawiają, że e-podpis sprawdza się nie tylko w niewielkich rodzinnych biznesach, lecz także w dużych korporacjach. Czas więc pożegnać się z niezliczoną ilością zadrukowanych kartek, półkami po brzegi wypełnionymi segregatorami i zajmującymi twoje biuro stosami papieru.
Elektroniczny podpis – czy jest bezpieczny?
Cyfrowy podpis uważany jest za w pełni bezpieczny. W porównaniu ze zwykłym podpisem system ten daje bowiem możliwość zastosowania znacznie większej liczby, dużo bardziej zaawansowanych zabezpieczeń. Dokumenty opatrzone podpisem biometrycznym zabezpieczane są certyfikatem cyfrowym, a znajdujące się na nich dane są zaszyfrowane. Oczywiście, w razie konieczności ich weryfikacji, można je odczytać. Niemniej jednak w zestawieniu z tradycyjną formą składania podpisu, e-podpis uznaje się za kilkukrotnie bezpieczniejszy.