Biuro obsługi klienta – dlaczego warto zlecić obsługę specjalistom?

Dbanie o potencjalnych klientów oraz pielęgnowanie relacji z obecnymi to zadania biura obsługi klienta. Pracownicy zajmują się m.in. sprzedażą, rozwiązywaniem bieżących problemów oraz przyjmowaniem reklamacji. Do nienagannej komunikacji niezbędne są odpowiednie kwalifikacje, a zatrudnienie specjalistów z doświadczeniem i utworzenie działu biura obsługi klienta w firmie nie zawsze się opłaca. Czy warto powierzyć to zadanie zewnętrznemu contact center?

Czym zajmuje się biuro obsługi klienta?

Biuro obsługi klienta (BOK) to dział, który opiekuje się różnymi formami komunikacji z klientami danej firmy. Pracownicy stają przed wieloma wyzwaniami, a często jednocześnie stają się sprzedawcami, doradcami oraz konsultantami od problemów technicznych. Biura obsługi klienta najczęściej powstają w firmach, które prowadzą sprzedaż produktów lub usług i umożliwiają sprawne nawiązanie kontaktu z przedstawicielami marki. Jak wygląda praca w biurze obsługi klienta?

Pracownicy aktywnie nawiązują bezpośredni kontakt z osobami zainteresowanymi ofertą oraz klientami – zazwyczaj poprzez połączenie telefoniczne. Biuro obsługi klienta może prowadzić również komunikację za pośrednictwem innych kanałów np. wiadomości e-mail lub SMS. Praca polega m.in. na udzielaniu informacji, prezentowaniu oferty firmy, rozwiązywaniu bieżących problemów (również technicznych), aktualizowaniu baz danych – a to wszystko przy wykorzystaniu skutecznych technik sprzedażowych skłaniających klienta do podjęcia określonego działania.

Z czym wiąże się utworzenie biura obsługi klienta w firmie?

Utworzenie biura obsługi klienta w firmie zapewnia wiele korzyści, jednak dla firm dysponujących małym budżetem – nowy dział może stanowić spory wydatek. Jakie koszty musi ponieść przedsiębiorca, który pragnie postawić na spersonalizowaną obsługę klientów marki? Jeśli mowa o świadczeniu usług wysokiej jakości do wydatków należy doliczyć koszt opłacenia specjalistów, którzy zajmą się obsługą firmowej komunikacji.

Następnym elementem jest odpowiednie wyposażenie – nawet najlepszy ekspert ds. obsługi klienta nie zdziała wiele bez dedykowanych rozwiązań, które ułatwiają zarządzanie informacjami. Zakup systemu CRM, narzędzi do nagrywania rozmów lub raportowania zdarzeń to dodatkowy wydatek, z którym należy się liczyć.

Ostatnim z kluczowych elementów jest konieczność zagospodarowania dodatkowej przestrzeni biurowej, co często zobowiązuje do wynajmu kolejnego lokalu. W efekcie przedsiębiorcy prowadzący mały lub średni biznes rzadko decydują się utworzyć biuro obsługi klienta.

Dlaczego warto zlecić outsourcing biura obsługi klienta call center?

Rozwiązaniem zapewniającym znaczną oszczędność budżetu firmowego jest powierzenie obsługi BOK zewnętrznej firmie. Takimi działaniami zajmuje się m.in. call center lub contact center zatrudniające specjalistów ds. komunikacji. Outsourcing biura obsługi klienta polega na przekazaniu dostępu do informacji na temat działalności, oferty oraz bazy konsumentów (jeśli taka istnieje). Specjaliści z call center samodzielnie zajmą się opracowaniem strategii, która będzie skupiona na najważniejszych celach przedsiębiorstwa, dopasują kanały komunikacji i poddadzą automatyzacji wielu procesów, co usprawni kontakt klientów z firmą. Więcej na temat profesjonalnej infolinii BOK przeczytasz na stronie: https://www.polcall.pl/uslugi/obsluga-call-center/infolinia-bok/.

Korzyści profesjonalnej obsługi klienta

Powierzenie biura obsługi klienta zewnętrznej firmie specjalizującej się w telemarketingu pozwala marce budować pozytywne relacje z klientami oraz poprawić jakość dostarczanych usług. Zadowoleni klienci chętniej ponownie skorzystają z oferty i zarekomendują ją innym. Outsourcing biura obsługi klienta jest sposobem na oszczędność kosztów przy otrzymaniu wyników wymiernie przekładających się na wzrost pozycji i zainteresowania marką na rynku.