Dlaczego polskie firmy robią onboarding źle? Myślą, że “jakoś to będzie”

Już sam fakt, że nie mamy w języku polskim dobrego tłumaczenia słowa “onboarding”, wiele mówi o podejściu do przyjmowania nowych pracowników. Najbliższy ekwiwalent to “wdrożenie”, ale ten termin brzmi technicznie, a nowa osoba w firmie nie jest maszyną, którą można szybko ustawić i puścić w ruch. Blue Colibri podpowiada, co zrobić, by pierwsze dni i tygodnie w pracy nie poszły na marne.

Ania wraz z początkiem roku znalazła zatrudnienie w międzynarodowej korporacji. Zespół, w którym miała się wdrażać do pracy, stracił dwóch kluczowych klientów i nie potrzebował już nowych członków. Trafiła do innego lidera, który zlecił jej odbycie cyklu szkoleń wdrażających. Zanim na dobre zaczęła, z centrali firmy przyszła informacja o restrukturyzacji. Minęła połowa marca, Ania wciąż do końca nie wie, co ma robić w firmie ani z kim rozmawiać o planie rozwoju.

Witalij pracę w znanym dyskoncie spożywczym rozpoczął pięć miesięcy temu. Zadania otrzymywał z dnia na dzień, z godziny na godzinę. Frustracja - zresztą z obu stron - rosła, bo zarzucano mu brak realizacji celów na jego stanowisku. Problem w tym, że tych wymagań nikt mu nigdy nie przedstawił w sposób precyzyjny i ustrukturyzowany.

Takie scenariusze mogłyby być prawdziwe w przypadku setek nowozatrudnionych, bo w Polsce szwankuje tzw. onboarding.

Ile kosztuje nieudany onboarding?

Jak na proces, który dla menedżerów często jest niewidzialny i nie ma nawet swojej polskiej nazwy, onboarding potrafi polskiego pracodawcę sporo kosztować - zwłaszcza jeśli pójdzie źle  i nowy narybek nie zagrzeje długo miejsca w firmie. Dwa raporty opublikowane jeszcze przed pandemią - autorstwa Sedlak & Sedlak i PWC oraz Work Service - szacowały koszt takiego zdarzenia na ponad 90 tys. zł. Od tamtego czasu ze względu na rosnąca wysokość zarobków i brak rąk do pracy mógł on tylko wzrosnąć.

Nawet jeśli nowo zatrudniona osoba nie zrezygnuje po okresie próbnym, nie oznacza to, że onboarding przebiegł prawidłowo. Tylko 54 proc. pracowników uważa zadania na ich miejscu pracy opisane są jasno i wyczerpująco, wynika z badania SW Research przeprowadzonego na reprezentatywnej grupie 1 tys. Polaków dla Blue Colibri - platformy do prowadzenia komunikacji wewnętrznej przez firmy (pełen raport ukaże się w ciągu najbliższych tygodni).
- Oznacza to, że prawie połowa osób zatrudnionych w firmach już na stałe może nie do końca wiedzieć, co ma robić w swojej pracy. A co z tymi, którzy dopiero zaczynają przygodę z firmą? - pyta Magdalena Pekowska, ekspertka HR z Blue Colibri.

Również z perspektywy pracodawcy dane dot. wdrażania do pracy są alarmujące. Pięć lat temu Harvard Business Review zapytał o to ponad 200 właścicieli i dyrektorów polskich przedsiębiorstw. Połowa z nich nie potrafiła określić czasu onboardingu pracowników produkcji, co trzeci miał ten sam problem w przypadku pracowników magazynu, a co czwarty - handlowców.

Rynek się zmienił, a wyzwań przywa

Kilka minionych dekad upłynęło pod znakiem rynku pracodawcy, gdy zbyt wymagający kandydaci słyszeli od szefów magiczne “mam dziesięciu chętnych na twoje miejsce” i często zresztą była to prawda.  Tymczasem na koniec ubiegłego roku bezrobocie spadło do ok.  5 proc. (GUS) lub 3 proc. (Eurostat), czyli na poziomy nienotowane od wielu lat.  

W dodatku wśród tych, którzy chcą i mogą iść do pracy, wcale nie ma pełnej gotowości, by rzucać się w jej wir bez względu na wszystko. Do wyzwań pokoleniowych - o millenialsach i pokoleniu Z napisano już całe elabotraty - dochodzą technologiczne. Czas pandemii oswoił wszystkich  z pracą zdalną i hybrydową, a teraz w czasie niedoboru rąk do pracy sięganie poza kandydatów z innych miast okazuje się niekiedy ostatnią deską ratunku dla rekruterów. Kłopot w tym, że w trybie zdalnym najbardziej tradycyjna metoda przyuczania nowych osób, czyli patrzenie jak to robią koledzy z zespołu, działa o wiele gorzej. Dodajmy to tego jeszcze fakt, że na polskim rynku pracy coraz większy procent pracowników stanowią osoby dla których język polski nie jest mową ojczystą - przede wszystkim z Ukrainy, ale nie tylko. O ile zwykle nie mają problemów w codziennym porozumiewaniu się, to przeczytanie kilkustronicowej instrukcji BHP może być już dla nich wyzwaniem. 

- Rozwiązania tych wyzwań są trzy. Po pierwsze, bardzo precyzyjne procedury, jasne dla wdrażającego i wdrażanego. Najlepiej niezbyt opisowe, przypominające kontrakt czy dokument prawny, tylko proste punktory, które jeden po drugim można “odhaczać”. Ważna wydaje się też kultura feedbacku - otwarcie pracodawcy na wszelkie pytania nowego członka organizacji. Wierzę, że zarówno w procesie onboardingu, jak i dalszej pracy, pomaga technologia. Dzięki odpowiednim aplikacjom, np. na telefon, dużo łatwiej informować pracownika o życiu firmowym, ale też badać jego satysfakcję z pracy - zwłaszcza w przypadku rozproszonych organizacji, jak sklepy czy stacje benzynowe - tłumaczy ekspertka Magdalena Pekowska z Blue Colibri.

Przepis na udany onboarding

Blue Colibri przygotowało listę kontrolną (checklistę) do preboardingu i onboardingu. Ułatwia sprawne wdrażaniem nowego pracownika, krok po kroku, poprzez automatyczne zaznaczanie kolejnych aktywności. 

Checklistę można pobrać za darmo ze strony https://pl.bluecolibriapp.com/downloads/checklist-for-pre-and-onboarding

Blue Colibri to kompleksowa aplikacja do komunikacji wewnętrznej dla firm. Może zastąpić kilka, a nawet kilkanaście innych narzędzi używanych w danej organizacji. Dzięki wdrożeniu Blue Colibri z poziomu jednej wygodnej platformy można skuteczniej utrzymywać kontakt z pracownikami, zarządzać czynnościami związanymi z administracją w HR, wdrażać nowych pracowników online czy prowadzić szkolenia.

Twórca aplikacji, firma Blue Colibri, powstała w Budapeszcie w 2018 r. Obecnie platforma dostępna jest w 16 językach (w tym polskim) i obsługuje 84 tys. użytkowników pracujących w ponad 100 firmach. Współpracuje głównie z dużymi i średnimi organizacjami, w których większość zatrudnionych to pracownicy fizyczni. Do klientów firmy należą m.in. LPP, Tchibo, GrandVision, Praktiker, Volvo, Samsung, Aptiv.