Zarządzanie dokumentacją wymaga nieustannego gromadzenia, przetwarzania i archiwizowania setek firmowych pism i wiąże się z koniecznością zaangażowania w cały proces mnóstwa ludzi.
Tradycyjny obieg informacji wcale nie ułatwia tych żmudnych formalnych procedur, dlatego coraz więcej firm wdraża w swoich strukturach EZD, system umożliwiający elektroniczne zarządzanie dokumentami.
Jak działa EZD i jakie są jego największe zalety?
EZD działa w oparciu o elektroniczną dokumentację. Pozwala tworzyć, zapisywać, modyfikować, grupować, hierarchizować i dekretować cyfrowe pliki takich dokumentów jak umowy, faktury, wnioski i podania, daje też możliwość ich łatwego przeszukiwania i archiwizowania. Wszystko to znacznie ułatwia czynności administracyjne i skraca do minimum czas obsługi klienta, tym bardziej, że system jest bardzo wygodny i intuicyjny w obsłudze.
Ogromną zaletą EZD jest też fakt, że funkcjonuje w chmurze i co za tym idzie, zapewnia uprawnionym pracownikom dostęp do swojej bazy danych z dowolnego miejsca na świecie, a więc nie tylko z biura, ale również z domu, co stanowi nie lada ułatwienie dla firm opierających swoją działalność na pracy zdalnej lub hybrydowej. EZD ma ponadto ten plus, że pozwala stale monitorować aktywność użytkowników i bezpiecznie zarządzać ich uprawnieniami, błyskawicznie powiadamia o wszelkich nieprawidłowościach w przebiegu procesów administracyjnych, a także automatycznie tworzy analizy i raporty, dające kierownictwu pełny wgląd w sytuację firmy.
Dowiedz się więcej na Ready-os.com.
Jak wdraża się system EZD i ile to kosztuje?
Firma, która chce przejść na elektroniczne zarządzanie dokumentami, nie musi inwestować w taką restrukturalizację dużych pieniędzy i poświęcać na nią mnóstwo czasu. Zmiana sposobu zarządzania dokumentacją jest prosta, szybka i nieszczególnie kosztowna. Jej wdrażaniem zajmuje się wyspecjalizowany w tym zakresie zespół, który przeprowadza też wśród pracowników krótkie szkolenie z obsługi systemu. Migracja danych zazwyczaj odbywa się stopniowo w dogodnych dla firmy terminach, by nie zakłócać jej normalnego trybu pracy. Jeśli zaś chodzi o koszty, EZD działa w modelu abonamentowym i rozliczany jest w cyklu miesięcznym, a jego cena wynosi zaledwie 20 PLN/mies. od użytkownika.
