Aby przeprowadzić konferencję, szkolenie czy inne firmowe wydarzenie, często wynajmuje się profesjonalne sale konferencyjne. Oferta takich obiektów jest bardzo szeroka. Poszczególne propozycje potrafią naprawdę mocno różnić się pod względem ceny. Z tego wpisu dowiesz się, co dokładnie wpływa na koszt wynajmu takiej sali i dlaczego niekoniecznie warto decydować się na najtańszą opcję.
1. Lokalizacja
Jednym z najmocniej wpływających na cenę czynników jest lokalizacja. Wiele zależy od miasta. Sale konferencyjne w Krakowie, Warszawie czy innych dużych miastach, szczególnie położone w bardziej prestiżowych dzielnicach, potrafią kosztować stosunkowo dużo. Jeśli dysponujesz ograniczonym budżetem, lepiej poszukać czegoś na obrzeżach większych miast oraz w mniejszych miejscowościach. Wyjątkiem są jednak małe miejscowości nastawione na turystykę, np. w górach czy nad morzem – tutaj wynajem sali wiąże się z reguły z największym wydatkiem. Wyjazd w takie miejsce jest jednak świetnym pomysłem na spotkanie firmowe połączone z integracją.
2. Standard sali
Wśród droższych ofert zdecydowanie dominują sale konferencyjne, które wybudowano lub wyremontowano w ostatnich latach. Gwarantuje to wyższy standard, zgodnie z obowiązującymi obecnie normami. W takich obiektach można liczyć na bardziej funkcjonalne oświetlenie, idealnie działającą klimatyzację czy dostęp do wszystkich innych udogodnień. Wybierając niższy standard, trzeba się liczyć z pewnymi utrudnieniami, a nawet dyskomfortem.
3. Wyposażenie sali
Na koszt wynajmu sali konferencyjnej istotnie wpływa także jej wyposażenie. Może ono obejmować nie tylko krzesła i stoły, ale także telewizor, monitor lub projektor z ekranem do wyświetlania prezentacji, dobrze zaciemniające przysłony na okna, dzięki którym prezentacje będą dobrze widoczne, a także system nagłaśniający czy klimatyzację. Jeszcze parę lat temu pożądanym elementem wyposażenia był odtwarzacz DVD. Dziś organizatorów wynajmujących sale konferencyjne bardziej interesuje możliwość podłączenia własnego laptopa.
4. Dostęp do Internetu
Dodatkowo płatne możne okazać się udostępnienie łącza internetowego – przewodowego lub poprzez technologię Wi-Fi. Nie jest to może niezbędny element do przeprowadzenia interesującej konferencji czy szkolenia, ale na pewno bardzo pomocny. Z drugiej strony, coraz częstsze są spotkania, w których część uczestników lub prelegentów bierze udział zdalnie. W takim przypadku stabilny dostęp do Internetu jest koniecznością.
5. Metraż
Nie należy też zapominać o takim aspekcie jak wielkość pomieszczenia. Im większa liczba uczestników, tym większą salę trzeba wynająć, a to zazwyczaj przekłada się na wyższą cenę. Jeżeli chodzi o sale konferencyjne Warszawa czy Kraków to miasta, gdzie wybór jest na tyle duży, że bez problemu znajdziesz pomieszczenie idealnie dostosowane do liczby gości i prelegentów.
6. Catering
W koszcie wynajmu sali konferencyjnej często wliczony jest także poczęstunek – przynajmniej kawa i przekąski, a coraz częściej także obiad. Przerwa na odpoczynek i jedzenie jest konieczna podczas każdego szkolenia czy konferencji. Jeżeli dany obiekt nie oferuje cateringu, wynajem będzie prawdopodobnie tańszy, jednak organizator i tak powinien zapewnić poczęstunek, co ostatecznie może zwiększyć wydatki.