Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga nieustannego gromadzenia, przetwarzania i archiwizowania różnego rodzaju dokumentów handlowych: faktur, zestawień ofertowych, raportów finansowych itp.
O tym jak sprawnie będzie nam szło zarządzanie taką dokumentacją w dużej mierze decyduje wdrożony w firmie obieg dokumentów. Do wyboru mamy ich dwa rodzaje: tradycyjny i nowoczesny.
Jak wygląda tradycyjny obieg dokumentów?
Tradycyjny obieg dokumentów handlowych polega na przekazywaniu sobie z rąk do rąk ich fizycznych egzemplarzy. Pracownicy odpowiedzialni za poszczególne zadania związane z ich przetwarzaniem muszą w takiej sytuacji poświęcać mnóstwo czasu na przenoszenie dokumentacji z miejsca na miejsce, ryzykując jednocześnie jej zagubienie. Trzeba też pamiętać, że papierowe dokumenty łatwo ulegają zniszczeniom. Z drugiej strony taki obieg dokumentów cechuje duża prostota, jego stosowanie nie wiąże się z dodatkowymi inwestycjami ani koniecznością szkolenia pracowników.
Jak wygląda nowoczesny obieg dokumentów?
Nowoczesny, czyli elektroniczny obieg dokumentów handlowych opiera się na działającym w chmurze systemie informatycznym umożliwiającym współdzielenie danych. Dzięki temu przetwarzanie firmowej dokumentacji odbywa się zdalnie, a potrzebny jest do tego jedynie komputer z dostępem do sieci i zainstalowaną specjalną aplikacją. Taki system ułatwia i przyspiesza wiele formalności, zapewnia też ogromną wygodę pracownikom oraz zwiększa bezpieczeństwo danych, ponieważ cyfrowe pliki nie tak łatwo zgubić czy zniszczyć. Trzeba jednak mieć na uwadze, że jego zakup wymaga inwestycji, a obsługa – nauki. Więcej o nowoczesnym obiegu dokumentu możemy dowiedzieć się na stronie eDokumenty.eu.
Którą opcję wybrać?
Każde z wymienionych wyżej rozwiązań ma swoje wady i zalety. Nie da się jednak zaprzeczyć, że elektroniczny obieg dokumentów handlowych sprawdza się o wiele lepiej w dużych, nowoczesnych firmach, zwłaszcza tych, których pracownicy wykonują swoje obowiązki z domu w ramach tzw. home office. W mniejszych firmach działających wyłącznie w oparciu o pracę stacjonarną tradycyjny obieg dokumentacji może się okazać wystarczający, ale nie na długo. Jeśli planujemy dalszy rozwój i rozbudowę firmy w przyszłości, warto go zoptymalizować.
