Bez względu na to, jak duża jest Twoja firma, to i tak na pewno każdego miesiąca czy nawet dnia przez poszczególne działy przepływa spora liczba dokumentów. Od sposobu, w jaki to się dzieje, zależy sprawność podejmowania decyzji. Poza tym wpływa to na codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Dlatego przydatny jest elektroniczny obieg dokumentów. Sprawdź, czym jest to rozwiązanie i na jakich zasadach działa.
Co to jest elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów, czyli w skrócie EOD to system, który sprawia, że dokumenty wewnątrz firmy są przekazywane do różnych pracowników lub działów w elektronicznej formie. Tego typu nowoczesne rozwiązanie przede wszystkim odpowiada za szybsze przekazywanie dokumentów. Jest to możliwe, ponieważ wnioski, umowy, faktury itp. są przez cały czas dostępne w chmurze. Tym samym nie wymagają przygotowania papierowej kopii. Umożliwia to znaczne uproszczenie i przyspieszeniu wielu procesów.
Jakie zalety ma elektroniczny obieg dokumentów?
Zwróć również uwagę na to, że mniejsza ilość papierowych dokumentów w znaczący sposób wpływa na obniżenie kosztów. W końcu Twoja firma nie musi już magazynować papierów w fizycznej formie. Mniejsza ilość makulatury to również korzystniejsze rozwiązanie ze względów na środowisko naturalne.
Oczywiście elektroniczny obieg dokumentów poprawia automatyzację pracy i przyspiesza proces podejmowania wielu decyzji. Tym samym przedsiębiorstwo może funkcjonować jeszcze lepiej, sprawniej i szybciej.
Wyeliminowanie fizycznych dokumentów ma jeszcze jedną główną zaletę. Chodzi tu przede wszystkim o ograniczenie pomyłek podczas wypełnienia poszczególnych informacji. Do tego elektroniczne wersje dokumentów są znacznie trwalsze, bo nie ulegną zniszczeniu z taką samą łatwością, jak np. papierowe wnioski, umowy czy faktury. Nie musisz też przejmować się tym, że pracownik zapomni podpisać ważną umowę, bo od razu otrzymuje powiadomienie o nowym zadaniu do wykonania. Zatem na pewno nie dojdzie do przeoczenia.
Na jakich zasadach działa elektroniczny obieg dokumentów?
System elektronicznego obiegu dokumentów przede wszystkim odpowiada za tworzenie dokumentów oraz ich archiwizowanie w elektronicznej formie. Pozwala to na maksymalne skrócenie czasu fakturowania i wyszukiwania niezbędnych informacji. Poza tym umożliwia zarządzanie całością dokumentacji w firmie. Kluczowe znaczenie ma też fakt, iż elektroniczny obieg dokumentów działa w naprawdę prosty sposób. Gdy dokument trafia do firmy od zewnętrznego kontrahenta albo powstaje wewnątrz firmy, to jest wprowadzany do systemu. Następnie przechodzi do kolejnych osób czy działów już w elektronicznej wersji.
Takie innowacyjne rozwiązanie ogranicza konieczność przekazywania fizycznych dokumentów między pracownikami. Tym samym skraca czas podejmowania decyzji np. w przypadku akceptacji umowy z kontrahentem. W tej sytuacji, od razu po złożeniu stosownego dokumentu, trafia on do przełożonego w wersji elektronicznej. Gdy następuje akceptacja, to automatycznie informacja jest wysyłana do działu kadr, a następnie odsyłana do kontrahenta.
Jak przygotować się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?
Jeszcze przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów ważne jest przeanalizowanie struktur firmy i aktualnie wykorzystywanych metod do przekazywania informacji. Sprawdź również, jakie dokumenty są przesyłane wewnątrz i na zewnątrz firmy. Następnie przenieś tę ścieżkę do systemu EOD. Tym samym unowocześnisz sposób działania przedsiębiorstwa. Jednocześnie pracownicy nie muszą obawiać się rewolucji, która zazwyczaj wymaga dłuższego procesu wdrażania.
Możesz samodzielnie zadbać o stworzenie elektronicznego obiegu dokumentów lub skorzystać z pomocy specjalistów. Właśnie wtedy zyskasz okazję do zmodernizowania swojej firmy, a przede wszystkim system, który jest maksymalnie dopasowany do potrzeb organizacji.
