Archiwizowanie dokumentów kadrowych - terminy i kwestie prawne
Dokumenty kadrowe to istotny element archiwum i spotkamy się z nimi w każdym przedsiębiorstwie, zatrudniających osoby. Na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek prawidłowego przechowywania takich akt, a więc wyznaczenia im miejsca bezpiecznego i zapewniającego dobrą kondycję. To jednak nie wystarczy, by w pełni przestrzegać obowiązujących przepisów. Jako przedsiębiorca musimy zadbać także o terminy przechowywania. Pomoże nam w tym archiwizowanie dokumentów kadrowych.
Usługi archiwizacyjne - kto musi przechowywać akta przez 50 lat?
Rzetelna archiwizacja akt to najpewniejszy sposób na to, by mieć pod kontrolą wszystkie kadrowe dokumenty. Od przedsiębiorcy oczekuje się, że będzie on w stanie określić, kiedy takie akta kadrowe powinny przestać być przechowywane. Lepiej nie popełnić tu pomyłki. Dokumentacji nie możemy się pozbyć ani za wcześnie, ani za późno. Najdłuższy czas przechowywania, a więc 50-letni obejmuje dokumenty kadrowe osób, zatrudnionych przez 1 stycznia 2019 roku. W takich przypadkach obowiązuje bowiem Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym lub okresów przedawnienia roszczeń wynikających ze stosunku pracy.
Kogo obowiązuje okres 10 - letni, czyli najnowsze przepisy
Osoby zatrudnione później, a więc 1 stycznia 2019 obowiązuje inny rygor przechowywania dokumentacji pracowniczej. Fachowa archiwizacja dokumentów musi więc oznaczać rozróżnianie dat zatrudnienia i określenie okresu przechowywania na ich podstawie. Okres dziesięcioletni liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązano stosunek pracy.
Warto wiedzieć, że czasem dokumentację kadrową osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 także można przechowywać przez 10 lat. Żeby tak było, trzeba spełnić pewne kryteria. Najważniejsze polega na złożeniu przez pracodawcę odpowiedniego wniosku do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Archiwizowanie dokumentów firmowych
Profesjonalne usługi archiwizacyjne wymagają znajomości aktualnych przepisów. Bez tego nie da się bowiem określić właściwych terminów przechowywania akt i wywiązać się z obowiązków, nakładanych przez prawo. Specjaliści działający w tej branży są więc osobami, na których spoczywa duża odpowiedzialność. To od ich:
- wiedzy
- praktycznego przygotowania
- kompetencji
zależy bowiem to, czy porządkowanie dokumentów rzeczywiście zagwarantuje nam wsparcie w przestrzeganiu wcześniej wspomnianych zasad. Podmiotem cieszącym się dużym zaufaniem w branży jest m.in. firma Rhenus.
Archiwizacja dokumentów może być wykonana samodzielnie, ale w większości sytuacji jest to po prostu średnio opłacalne. W końcu przyswojenie wszystkich wyżej wspomnianych zasad zajmuje czas. Przybliżone w tym tekście reguły stanowią jedynie czubek góry lodowej informacji, wykorzystywanych przez specjalistów od archiwizacji akt. To dlatego tak wiele podmiotów decyduje się przekazać to zadanie profesjonalistom.
