Na realizację konkretnego projektu mamy zazwyczaj ściśle wyznaczony czas. Niemniej jednak każdemu kierownikowi z pewnością zdarzyło się nie złożyć projektu w terminie bądź przygotowywać go na ostatnią chwilę. Tego typu działania prowadzą do nieporozumień oraz są źródłem nadmiernego stresu, dlatego też warto zastanowić się, jak zrealizować projekt w terminie?
Dobra organizacja pracy
Pierwszy, podstawowym zadaniem kierownika projektu jest przygotowanie konkretnego planu pracy. Najczęściej tego rodzaju plan zakłada przyporządkowanie konkretnych zadań do osób odpowiedzialnych za ich wykonanie. Plan projektu dobrze jest przygotowywać we współpracy z jego realizatorami, dzięki czemu unikniemy przydzielania zadań osobom, które nie mają kompetencji do ich wykonywania. Oczywiście, tego typu sytuacja nie powinna mieć miejsca, jeśli dobrze znamy swój zespół. Wyznaczajmy sobie realne cele oraz terminy na wykonanie poszczególnych zadań. Zawsze zostawiajmy sobie nieco czasu, aby wprowadzić ewentualne poprawki. Pamiętajmy, że plan stworzony jest po to, aby efektywnie nadzorować realizację konkretnych działań - jest to zadanie kierownika projektu.
Korzystanie z narzędzi pomocniczych
Obecnie mamy dostęp do różnego typu narzędzi, dzięki którym o wiele łatwiej jest nam realizować projekty w terminie. Mowa tutaj przede wszystkim o różnorodnych programach do zarządzania firmą, w tym także projektami. Możemy również korzystać z plannerów czy narzędzi, które ułatwiają nam komunikację zdalną z pracownikami. Dzięki nim o wiele łatwiej jest zaplanować obowiązki na dany dzień oraz nadzorować realizację działań, nawet gdy pracujemy w modelu hybrydowym bądź całkowicie zdalnie. Pamiętajmy, aby w przypadku korzystania ze specjalistycznym narzędzi, nadać pracownikom odpowiednie uprawienia. Dostęp do informacji poufnych mogą mieć natomiast jedynie konkretne osoby, które zobowiązane są do przestrzegania tajemnicy zawodowej czy handlowej.
Efektywna współpraca i szybkie rozwiązywanie problemów
Każdy projekt musi mieć swojego koordynatora, którego zadaniem będzie nie tylko kontrolowanie efektów podejmowanych działań, lecz również rozwiązywanie problemów, które napotkamy w międzyczasie. W przypadku długoterminowych projektów musimy przygotować się na to, że pewne zadania nie zostaną zrealizowane w konkretnych terminach. Powodem może być na przykład choroba czy dłuższa nieobecność pracownika - wtedy też jesteśmy odpowiedzialni za wyznaczenie zastępstwa i zmodyfikowanie planu pracy.
Kolejnym problemem mogą okazać się awarie, na przykład związane z systemem, na którym pracujemy. Wtedy istotne jest jak najszybsze wdrożenie działań naprawczych. Bardzo często kierownicy projektu spotykają się z pytaniami pracowników, którzy nie wiedzą, jak zrealizować dany proces. Udzielenie dogłębnej odpowiedzi pozwoli zwiększyć efektywność, tak samo jak wspólne poszukiwanie rozwiązania problemu. Pamiętajmy, że właściwa współpraca jest kluczowa w kontekście terminowej realizacji każdego rodzaju projektu.
| Artykuł powstał we współpracy z Leadership Center |
