Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami jak zmienią sposób pracy?
Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami zmieniają sposób, w jaki pracujemy. Wraz z pojawieniem się tych nowych technologii stało się możliwe natychmiastowe przechowywanie i udostępnianie informacji na całym świecie.
Możemy również używać tych systemów do przechowywania i organizowania wszystkich naszych dokumentów i plików w bezpieczny sposób. Oszczędza nam to czas i pieniądze, ponieważ nie musimy się martwić o przechowywanie ich na naszym dysku twardym lub szukanie dla nich miejsca na naszym komputerze. Najpopularniejszym systemem jest system oparty na chmurze, który umożliwia dostęp do danych z dowolnego miejsca i o każdej porze. Możesz także współpracować z innymi osobami w zespole, udostępniając im dokumenty w czasie rzeczywistym.
Jak działa elektroniczny system zarządzania dokumentami?
System elektronicznego archiwum dokumentów przechowuje, zarządza i zapewnia dostęp do dokumentów elektronicznych. Celem jest umożliwienie organizacjom efektywnego przechowywania i elektronicznego zarządzania dokumentami. Obejmuje to możliwość przechowywania dokumentów w jednym repozytorium, zapewnienia bezpiecznego dostępu do tych dokumentów i zapewnienia środków do zarządzania tymi dokumentami w czasie. Systemy mogą być wykorzystywane przez praktycznie każdy rodzaj organizacji, w której procesy intensywnie obsługujące dokumenty. Należą do nich agencje rządowe, kancelarie prawne, instytucje finansowe, placówki służby zdrowia i instytucje edukacyjne.
Korzyści z takich systemów są ogromne. Ale zanim zarejestrujesz się u jednego z wielu dostawców na rynku, ważne jest, aby dokładnie wiedzieć, czego potrzebujesz od swojego systemu - znacznie ułatwi to proces.
5 kluczowych elementów elektronicznego systemu zarządzania dokumentami
Pięć kluczowych elementów elektronicznego systemu zarządzania dokumentami to:
- Przechowywanie - tutaj będą przechowywane wszystkie Twoje dokumenty.
- Bezpieczeństwo - w ten sposób zabezpieczysz swoje dokumenty i upewnisz się, że są one dostępne tylko dla osób z odpowiednimi uprawnieniami.
- Zarządzanie przepływem pracy - w ten sposób skonfigurujesz proces dodawania, edycji i usuwania dokumentów.
- Kontrola wersji - w ten sposób będziesz śledzić wszystkie różne wersje swojego dokumentu, aby w razie potrzeby móc wrócić do poprzedniej wersji
- Zarządzanie metadanymi - to jest to, jakie informacje o twoim dokumencie są automatycznie dodawane podczas jego tworzenia w systemie i jakie informacje mogą dodawać ręcznie użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami.
