Prowadzenie ksiąg rachunkowych w firmie to już rzadkość. Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na outsourcing usług księgowych, aby obniżyć koszta prowadzenia działalności i usprawnić pracę. W wielu wypadkach oznacza to wprowadzenie e-księgowości. Na czym polega to rozwiązanie i jakie są jego zalety? Wyjaśniamy.
Outsourcing księgowości - kiedy warto?
Podstawową zaletą powierzenia obowiązków księgowych zewnętrznej firmie jest oszczędność. Decydując się na taką współpracę, firma nie musi rekrutować i zatrudniać własnych księgowych, organizować im miejsca pracy i dbać o odpowiednie wyszkolenie. To duża oszczędność wobec jednej faktury, którą firma opłaca za usługi księgowe. Outsourcing pozwala także zainwestować czas w inne działania, np. związane z rozwojem biznesu. Współpraca z kancelarią, która ma szersze kompetencje niż biuro rachunkowe, to także okazja do skorzystania z doradztwa biznesowego i podatkowego.
Ponadto zaleta outsourcingu jest to, iż firma nie musi ponosić kosztów zakupu licencji oprogramowania księgowego. W przypadku outsourcingu biura i kancelarie oferują darmowy dostęp do platform księgowych. W WZ Partners jest to platforma SaldeoSMART oraz Comarch ERP Optima. Poniżej dowiesz się, na czym polega e-księgowość i jakie ma zalety.
Na czym polega e-księgowość?
Digitalizacja procesów w przedsiębiorstwach nie ominęła prowadzenia ksiąg rachunkowych. W kontekście współpracy między przedsiębiorstwem a zewnętrzną księgowością sprowadza się w podstawowym zakresie do wykorzystania platformy do komunikacji i wymiany dokumentów księgowych. Pracownicy firmy otrzymują dostęp do intuicyjnego programu, który umożliwia im wysyłanie faktur sprzedażowych i automatyczne przekazywanie ich do biura księgowego. W przypadku osób o wyższym stopniu dostępu (np. menedżerowie, właściciele), platforma tego typu pozwala na wgląd w sytuację finansową firmy. Co istotne, dane te są dostępne natychmiast. Inną zaletą jest także bezpieczeństwo. Dane finansowe czy kontrahentów są zabezpieczone przed niepowołanym dostępem, a sama infrastruktura naszej kancelarii jest stale modernizowana i utrzymywana w najnowszych standardach IT.
Co ważne, nowoczesne platformy mają wbudowane moduły OCR, które umożliwiają inteligentne skanowanie dokumentów księgowych. Co to oznacza w praktyce? Oprogramowanie samodzielnie rozpoznaje i wpisuje w odpowiednich rubrykach dane z papierowej faktury lub dostępnej w formie pliku jpg czy pdf. To ogromna oszczędność czasu - pracownicy nie muszą wprowadzać danych ręcznie do systemu, wystarczy, że jedynie sprawdzą ich poprawność podczas skanowania dokumentu. Ponadto programy ERP mogą dodatkowo zawierać moduły związane z gospodarką magazynową.
To jednak nie wszystko. W WZ Partners https://wzpartners.pl/ stawiamy na przejrzystą współpracę, dlatego dostęp do oprogramowania jest standardową procedurą, bez dodatkowych opłat. Gwarantuje to nie tylko błyskawiczny przepływ dokumentów, ale także zapewnia szybką formę komunikacji na linii firma-księgowość. W ten sposób zawsze jesteśmy gotowi odpowiedzieć na wszelkie pytania i wątpliwości dotyczące prowadzonych ksiąg rachunkowych. Współpraca w ramach jednego systemu to oczywiście wygoda, ale w razie konieczności jesteśmy gotowi dostosować się do wymagań firmy i oprogramowania, z którego dotychczas korzystała.
