Ustawa o rachunkowości art. 4 ust. 3 pkt 3 nakłada na przedsiębiorców obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji, czyli ustalania lub sprawdzania rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Sprawdź, jak powinna wyglądać inwentaryzacja w przedsiębiorstwie.

Inwentaryzacja samodzielnie czy z udziałem firmy zewnętrznej?

Inwentaryzację przedsiębiorca może przeprowadzić samodzielnie, typując osobę lub osoby do jej przeprowadzenia z pracowników niewykwalifikowanych, lub zatrudniając firmę zewnętrzną. Doskonałym przykładem firmy zewnętrznej jest firma RGIS, której nazwa Retail Grocery Inventory Services oznacza usługi inwentaryzacyjne w handlu detalicznym.

Skorzystanie z tak dobrze przygotowanej firmy z bogatym doświadczeniem jest bardzo dobrym rozwiązaniem. Inwentaryzacja trwa krócej, osoby zajmujące się nią korzystają z własnych urządzeń zliczających oraz specjalnie przygotowanego programu. Dodatkowo należy dodać, że firma zewnętrzna zawsze będzie bardziej obiektywna, a inwentaryzacja nie ma prawa nosić śladów żadnego matactwa i z pewnością przyniesie z sobą oszczędności.

Jak powinna wyglądać dobrze przygotowana inwentaryzacja?

Inwentaryzację przedsiębiorstwa przeprowadza się w ostatnim dniu roku obrotowego, i tak:

• inwentaryzację składników aktywów z wyłączeniem aktywów pieniężnych, produktów w toku produkcji, materiałów, towarów i produktów gotowych oraz papierów wartościowych trzeba zacząć nie wcześniej niż 3 m-ce przed końcem roku obrotowego i zakończyć nie później niż  do 15 dnia roku następnego;
• zapasy towarów i materiałów, półproduktów i produktów gotowych objętych ewidencją należy inwentaryzację przeprowadzić raz na dwa lata;
• zapasy towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją w punktach obrotu detalicznego, jak i zapasów drewna w jednostkach gospodarki leśnej trzeba przeprowadzić inwentaryzację raz na rok;
• inwestycje oraz nieruchomości zaliczone do środków trwałych, oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych na budowie należy policzyć raz na cztery lata.

Inwentaryzację firmy, spółki, a także innych podmiotów przeprowadzać powinno się w 4 etapach:

• przygotowawczym;
• właściwym;
• rozliczeniowym;
• poinwentaryzacyjnym.

Jakimi metodami przeprowadza się inwentaryzację?

W inwentaryzacji przedsiębiorstwa czy spółki korzysta się z:

• potwierdzania stanów;
• porównania danych z ksiąg rachunkowych oraz weryfikacji ich wartości;
• spisu z natury.

Za brak inwentaryzacji w terminie lub zaniechanie jej w ogóle istnieje kara wynikająca z zapisów Kodeksu Karnego Skarbowego.