Outsourcing to rozwiązanie, które w ostatnich latach cieszy się coraz większym zainteresowaniem wśród przedsiębiorców z różnych branż. Taki stan rzeczy nie powinien nikogo zaskakiwać, ponieważ outsourcing kadr i płac — o ile jest odpowiednio wykorzystany — może przynieść wiele korzyści. Jeśli chcesz poznać więcej informacji na ten temat, zapoznaj się z poniższym tekstem. Miłej lektury!
Outsourcing usług — co to właściwie jest?
Czym jest outsourcing? Idea tego rozwiązania jest bardzo prosta: powierzenie wykonania określonych procesów zewnętrznym profesjonalistom. Przedmiotem outsourcingu mogą być takie usługi jak na przykład prace konserwacyjne, księgowość czy obsługa prawna.
Ostatnie lata to czas, w którym dużą popularnością cieszy się outsourcing w zakresie obsługi kadrowo-płacowej. Polega on na przekazaniu — za odpowiednią opłatą — pracownikom zewnętrznej firmy takich zadań jak między innymi:
- naliczanie wynagrodzenia z tytułu stosunku pracy oraz umów cywilnoprawnych,
- ustalanie wymiaru urlopowego,
- udział w przygotowywaniu umów o pracę, kontraktów menedżerskich, umów cywilnoprawnych oraz B2B,
- sporządzanie deklaracji okresowych, w tym na przykład rocznego formularza PIT-11,
- ustalanie wysokości zobowiązań z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnego,
- kontakt z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych,
oraz wiele innych.
Outsourcing obsługi kadrowo-płacowej — dlaczego warto zdecydować się na takie rozwiązanie?
Istnieje wiele powodów, które przyczyniają się do rosnącej popularności outsourcingu kadr i płac. Jednym z motywów jest optymalizacja kosztów. Przedsiębiorca, decydując się zlecenie prowadzenia kadr i płac zewnętrznej firmie, będzie ponosił comiesięczny koszt, którego wysokość jest uzależniona od ilości umów, pracowników itd. Ponieważ obsługa jest „przenoszona” poza firmę, klient korzystający z usług zewnętrznego biura nie musi martwić się o zakup niezbędnego wyposażenia itp.
Outsourcing przynosi spore oszczędności także z punktu widzenia nakładów czasowych. Co to oznacza? To bardzo proste: przedsiębiorca nie musi już tracić czasu na rekrutację i szkolenie nowego pracownika czy podejmowanie decyzji operacyjnych, w tym np. dotyczących podziału obowiązków między zatrudnionymi. Tego typu wyzwania to obszary, w których odpowiedzialność spoczywa na zewnętrznej firmie zajmującej się kadrami i płacami.
Kolejną z zalet jest fakt, że świadczeniem usług kadrowo-płacowych coraz częściej zajmują się biura rachunkowe. Taki stan rzeczy oznacza, że można powierzyć wiele zadań — w tym na przykład księgowość spółek, doradztwo prawne czy pomoc w pozyskiwaniu funduszy unijnych — jednemu wyspecjalizowanemu podmiotowi. Dzięki temu przedsiębiorca może poświęcić znacznie więcej czasu na rozwijanie prowadzonego biznesu, pozyskiwanie klientów itp.
Nie mniej ważne jest to, że outsourcing pozwala odciążyć pracowników administracyjnych zatrudnionych w danym przedsiębiorstwie. Oznacza to kolejną potencjalną korzyść dla właściciela biznesu, który może dzięki temu skierować swoją kadrę do bardziej kreatywnych, przynoszących realne korzyści biznesowe zadań. Zależnie od profilu działalności przedsiębiorstwa może być to na przykład analiza danych dotyczących obecnych i potencjalnych klientów itp.
Outsourcing kadr i płac — jakie są wady?
Jak widać, outsourcing kadrowo-płacowy to rozwiązanie, które oznacza dla przedsiębiorców wiele zalet. Z drugiej jednak strony należy pamiętać o drugiej stronie medalu. Przede wszystkim trzeba mieć na uwadze ryzyko, które wiąże się z przekazaniem wrażliwych danych:
- osobowych (dane identyfikacyjne pracowników),
- biznesowych (informacje na temat wysokości wynagrodzeń, systemów premiowych oraz innych warunków pracy).
Choć ryzyko wycieku danych jest stosunkowo niskie, to trzeba się z nim liczyć na etapie podejmowania współpracy z zewnętrznym biurem kadrowo-płacowym.
Do kolejnych słabości omawianego sposobu działania należy brak ścisłej współpracy między przedsiębiorcą-klientem a pracownikiem zewnętrznej firmy, który zajmuje się prowadzeniem kadr i płac. Dla tego ostatniego sprawy danego klienta to tylko jedno z wielu zadań, które musi on wykonać w ramach swojej codziennej pracy. Nieco inaczej jest w przypadku zatrudnienia kadrowca wewnątrz firmy; wówczas współpraca jest silniejsza.
Podsumowanie
Outsourcing kadr i płac to interesujące rozwiązanie. Trzeba liczyć się z jego pewnymi słabościami, aczkolwiek odpowiednio wdrożone i wykorzystane powinno przynieść realne korzyści biznesowe dla przedsiębiorstwa.
