Przechowywanie dokumentów papierowych jest jednym z podstawowych obowiązków każdej firmy i organizacji. Szczególnej uwagi w tym zakresie wymagają dokumenty zawierające poufne, wrażliwe, a często także tajne dane. Niezbędne jest zapewnienie im odpowiedniej ochrony poprzez zorganizowanie właściwego miejsca do przechowywania. Odpowiednia szafa na dokumenty ochroni poufną dokumentację przed dostępem osób nieuprawionych oraz zabezpieczy ją przed zniszczeniem.
Jak należy przechowywać poufne dokumenty?
Zapewnienie bezpieczeństwa w zakresie przechowywania dokumentów o charakterze niejawnym jest jednym z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy. Taka dokumentacja zawiera wrażliwe, często tajne dane, które nie mogą zostać ujawnione osobom postronnym. Musi być więc przechowywana w odpowiedni, zapewniający należytą ochronę sposób. Dokumentów tajnych i ściśle tajnych nie można archiwizować w standardowy sposób – do ich przechowywania nie sprawdzą się więc standardowe meble biurowe.
Dokumenty zawierając wrażliwe dane dotyczące m. in. stanu zdrowia pacjentów, ich finansów, a także same dane osobowe, muszą być przechowywane w specjalnych, nieodstępnym osobom postronnych szafach na dokumenty. W zależności od swojego przeznaczenia, szafy na dokumenty muszą posiadać odpowiednią konstrukcję, która w należyty sposób ochroni ich zawartość. Do przechowywania dokumentów tajnych i ściśle tajnych najlepiej sprawdzi się natomiast szafa pancerna na dokumenty.
Szafa pancerna na dokumenty – jaką pełni funkcję i w jakich klasach występuje?
Rozwiązaniami przeznaczonymi do przechowywania poufnych dokumentów zawierających wrażliwe, poufne dane są specjalne szafy na dokumenty. Są to meble biurowe o specjalnie wzmocnionej konstrukcji, najczęściej wykonane z metalu, które oferują odpowiednią ochronę dla znajdujących się, w nich dokumentów. Szafy posiadają zabezpieczenie w postaci zamka na klucz, szyfrowego lub elektronicznego, w zależności od wybranego modelu oraz jego przeznaczenia.
Szafy biurowe przeznaczone do przechowywania poufnych dokumentów występują w różnych klasach. Szafa klasy A jest najlżejsza, posiada wzmocnioną, metalową konstrukcję z zamkiem mechanicznym. Jest przeznaczona do przechowywania dokumentów poufnych i zastrzeżonych. Szafy na dokumenty klasy B posiadają grubszą konstrukcję oraz bardziej rozbudowany mechanizm ryglowy – przechowuje się w nich dokumenty opatrzone klauzulą „tajne”. Klasa C jest z kolei dedykowana przechowywaniu dokumentacji ściśle tajnej.
Szafa pancerna na dokumenty to specjalny rodzaj mebla przeznaczonego do przechowywania dokumentacji tajnej i ściśle tajnej. Występuje w dwóch klasach – S1 i S2. Szafa pancerna w klasie S1 jest przeznaczona do przechowywania dokumentacji tajnej, natomiast S2 do dokumentów oznaczonych jako „ściśle tajne”. Szafy pancerne posiadają specjalny system ryglujący, który zabezpiecza ich zawartość przez włamaniem i uszkodzeniami mechanicznymi. Świetnie sprawdzają się nie tylko do przechowywania tajnych dokumentów, lecz także innych przedmiotów, wymagających szczególnej ochrony, w tym np. broni, sprzętu elektronicznego, kosztowności i innych.
