Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika zatrudnionego na umowę o pracę. Właśnie w tym celu tworzy się kartę ewidencji czasu pracy pracownika. Jest to potrzebne do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy. Jak wygląda prawidłowa karta czasu pracy pracownika? Sprawdź to, czytając nasz artykuł.
Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?
Przede wszystkim trzeba wiedzieć, że kartę ewidencji czasu pracy należy prowadzić indywidualnie dla każdego pracownika. Ważne jest również to, by zawrzeć w niej wszystkie istotne informacje. Co powinna zawierać dobrze prowadzona ewidencja czasu pracy?
Na początek musi się w niej być informacja o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy w przeciągu całego miesiąca. Kolejną istotną wiadomością jest liczba przepracowanych godzin w porze nocnej. Ważne, żeby nie zapomnieć o liczbie godzin nadliczbowych oraz liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia.
Następnie trzeba zamieścić informacje o dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia. Ustawowe zwolnienia od pracy, ze wskazaniem podstawy prawnej ich udzielenia i oznaczeniem wymiaru to także powinno znaleźć się w indywidualnej karcie czasu pracy pracownika do druku.
Co jeszcze powinna ona zawierać? Także muszą w niej być inne usprawiedliwione nieobecności w pracy, ze wskazaniem ich rodzaju i wymiaru, ale również nieusprawiedliwione nieobecności w pracy, z oznaczeniem ich wymiaru. Jeżeli firma zatrudnia pracowników mających poniżej 18 lat powinna być także informacja o czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Komu przysługuje prawo do uproszczonej ewidencji czasu pracy?
Nie zawsze trzeba prowadzić pełną ewidencję czasu pracy pracownika. W prawie istnieją pewne wyjątki. Wówczas indywidualna karta czasu pracy pracownika wygląda nieco inaczej. Dzieje się tak w przypadku pracowników objętych zadaniowym systemem pracy, zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy, otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej. Uproszczenie ewidencji czasu pracy dla tych pracowników polega na braku ewidencjonowania godzin pracy.
Jednak nie zwalnia to pracodawcy z prowadzenia ewidencji pozostałych godzin pracownika. Będą to dni wolne ze wskazaniem tytułu ich udzielenia, rodzaj i wymiar zwolnień od pracy, rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności oraz wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
Jak prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika: papierowo czy elektronicznie?
Pracodawca może zdecydować się na prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika w sposób papierowy lub elektroniczny. Gdy wybiera papierową wersję tych dokumentów, powinien zapewnić miejsce, w którym one nie uszkodzą się, nie zniszczą ani nie będą dostępne dla osób trzecich. Jeżeli chodzi o ewidencję prowadzoną w sposób elektroniczny powyższe wymagania nie są do niej stosowane.
Pracodawca ma obowiązek przechowania ewidencji czasu pracy pracownika przez cały okres zatrudniania go, a także przez kolejnych 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Wyjątek od tej zasady stanowią odrębne przepisy o dłuższym przechowywaniu tego rodzaju dokumentacji.
Bez ewidencji czasu pracy rozliczenie czasu pracy pracownika byłoby niemożliwe. Dlatego warto ją systematycznie prowadzić także dla dobra funkcjonowania danego zakładu pracy.
