Wynajem sali konferencyjnej, niezależnie od celu spotkania, wiąże się z przeanalizowaniem kilku kwestii. Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę, aby wybrać idealne miejsce na konferencje.
1. Lokalizacja: sala konferencyjna w centrum czy poza miastem
Wybierając najlepsze miejsce na konferencje weź pod uwagę cel spotkania – czy jest to konferencja, szkolenie, warsztaty dla pracowników, kolacja firmowa, bankiet czy spotkanie biznesowe. Odpowiedz sobie również na pytania jak długo potrwa event oraz ilu będzie miał uczestników. Czy będą na nim tylko pracownicy danej firmy, czy wręcz przeciwnie, konferencja jest otwarta dla wszystkich?
Mała sala konferencyjna to idealne miejsce na kameralne spotkania w gronie kilkudziesięciu osób, jednak gdy planujesz większy event i wiesz, że będzie 100 i więcej zainteresowanych to ilość odpowiednich miejsc diametralnie kurczy się.
Kolejną kwestią jest lokalizacja - nowoczesna sala konferencyjna znajdować się ma w tym samym mieście, w którym jest siedziba organizatora eventu? A może blisko firmy, w samym centrum miasta, przy lotnisku lub PKP?
Organizujesz konferencje firmowe? Wyróżnij się miejscem!
Sala konferencyjna w centrum miasta daje w bonusie bliskość różnorodnych lokali gastronomicznych oraz zabytków do zwiedzenia, a tym samym wiele ciekawych opcji na dodatkowe atrakcje dla uczestników konferencji. Brak zieleni oraz miejsc parkingowych może być jednak sporym minusem. Lokalizacja sali konferencyjnej przy węzłach komunikacyjnych typu lotnisko i PKP/ PKS pozwala natomiast uczestnikom otwartych konferencji na skrócenie czasu dojazdu oraz znalezienie noclegu w pobliżu.
Wynajem sali konferencyjnej poza miastem, oprócz walorów krajoznawczych, pozwala na prowadzenie konferencji z dala od hałasu i zgiełku wielkiego miasta. Gdy tylko dojazd do takiego miejsca jest wygodny, może stanowić ciekawą alternatywę i urozmaicenie dla uczestników spotkania.
Sala konferencyjna w górach, nad jeziorem, w lesie czy nad morzem może okazać się strzałem w dziesiątkę, ponieważ oferuje kojące widoki w trakcie trwania eventu. Wystarczy, że nowoczesna sala konferencyjna posiada duże przeszklone okna, przez które uczestnicy będą mogli podziwiać krajobraz. Konferencje firmowe zorganizowane w takich okolicznościach przyrody pozwalają na wiele aktywności w przerwie lub po całym dniu. Oprócz centrum konferencyjnego, w takich miejscach znajduje się również duże zaplecze rekreacyjno- sportowe lub strefa wellness i SPA. A pejzaż, obojętnie czy nadmorski, czy górski, relaksuje, uspokaja, ale także sprzyja większej koncentracji. Może więc okazać się, że przyczyni się do jeszcze większego sukcesu całego eventu.
2. Nowoczesna sala konferencyjna: ważna jest wielkość i wygląd
Decyzję o wyborze najlepszego miejsca na konferencję powiąż z tematyką szkolenia. Ważny jest spójny przekaz, który może być dodatkowo wzmocniony dzięki konsekwencji. Przykładowo, jeżeli planujesz wydarzenie związane z ekologią to koniecznie zorganizuj je w miejscu, w którym kultywuje się postawy proekologiczne – segregację śmieci, jak najmniejsze generowanie odpadów czy nieużywanie plastiku. Natomiast chcąc szerzyć wiedzę na temat nowych technologii wybierz miejsce na konferencje, które jest nowoczesne i w którym można korzystać i prezentować najnowsze zdobycze techniki bez przeszkód i obaw o jakość internetu. Chcąc uświetnić i uroczyście obchodzić rocznicę działalności firmy, możesz wybrać salę konferencyjną w klasycznie urządzonym wnętrzu, aby dodatkowo podkreślić rangę spotkania.
Nawet mała sala konferencyjna musi być ergonomiczna
Wybierając salę, przemyśl również w jaki sposób ułożone mają być krzesła. Standardowo do wyboru jest ustawienie krzeseł w układzie teatralnym/ kinowym, czyli obok siebie przodem do mównicy. To najczęściej wybierany układ, który sprawdza się zarówno podczas małych, jak i większych spotkań.
Układ szkolny/ klasowy najchętniej wykorzystywany jest podczas szkoleń i warsztatów, w których uczestnicy muszą korzystać ze swojego laptopa. W tym wariancie stoły ustawione są obok siebie w rzędach.
Natomiast stoły ułożone w podkowę/ literę „U” to dobry wybór na kameralne spotkanie połączone z panelem dyskusyjnym.
Warto też zwrócić uwagę na pomieszczenia dodatkowe przylegające do sali konferencyjnej – foyer, w którym można zorganizować przerwę kawową lub też taras, który wykorzystywany będzie w miesiącach wiosenno-letnich.
3. Nowoczesna sala konferencyjna jest dobrze wyposażona
Mając wybraną lokalizację i określoną wielkość sali konferencyjnej, pora na ustalenie, jaki sprzęt, będący na wyposażeniu sali, jest niezbędny podczas prowadzenia eventu.
Obecnie standardowym wyposażeniem sali konferencyjnej są krzesła, stoły, a także mównica i scena oraz odpowiednie nagłośnienie, oświetlenie, ekran (lub TV LCD), projektor czy flipcharty. W pakiecie jest także klimatyzacja oraz dostęp do wi-fi.
Oglądając miejsce na konferencje sprawdź czy w pomieszczeniu znajdują się okna, które zapewnią dostęp do dziennego światła, ale także czy w razie potrzeby da się je szybko i wygodnie zasłonić. Dowiedz się, na którym piętrze znajduje się sala konferencyjna, czy budynek posiada windę, szatnię, „palarnię”, gdzie znajdują się toalety oraz czy miejsce jest przystosowane do osób z niepełnosprawnościami.
Istotny jest także catering – czy wynajmując miejsce na konferencje można liczyć na lunch oraz przerwy kawowe z przekąskami, czy trzeba je zamawiać oddzielnie u innego podwykonawcy.
4. Masz swój biznes? Konferencje muszą mieć dodatkowe atrakcje
Pierwsze wrażenie jest kluczowe, wiesz o tym skoro prowadzisz swój biznes. Konferencje to jedno z wielu narzędzi służących do budowy wizerunku eksperta. Warto z niego korzystać chcąc zaistnieć w świadomości pracowników, ale i osób z zewnątrz jako osoba, która zjadła zęby na tym, co robi. Konferencje firmowe, oprócz utrwalania wizerunku profesjonalisty i eksperta służą także integracji zespołu pracowników. To doskonała okazja do poszerzania wiedzy i szlifowania nowych umiejętności, ale także budowy teamu, który tworzą ludzie chętni do współpracy i lubiący się wzajemnie.
Planując konferencje firmowe w miejscu poza miastem dopytaj właścicieli nieruchomości o dostęp do parkingu, jego wielkość, ewentualne koszty, ale także o dodatkowe atrakcje dla uczestników konferencji.
POZIOM 511 udostępnia Gościom biznesowym strefę wellness, w której można odpocząć po intensywnym dniu pracy oraz zaprasza do korzystania z basenu wypełnionego naturalną źródlaną wodą z własnego ujęcia lub sauny. A w 511 MEDI SPA zadba o pełny relaks dla ciała i umysłu. Wśród atrakcji dodatkowych znajdziesz wiele intensywnych i pobudzających wrażeń: wspinaczkę, nocne spacery z duchami na Zamku, muzyczno-kulinarne wieczory pod skałą, a także wypełniony adrenaliną off road.
Ważne, aby miejsce na konferencje zapewniało dyskrecję i spokój, tak istotne w przypadku spotkań biznesowych. Możliwość prowadzenia konferencji w kameralnej atmosferze, z pełną obsługą gastronomiczną i opcją rezerwacji całego obiektu na wyłączność sprawią, że każdy wyjazd na szkolenie będzie udany.
