Skip to main content

© BizNews. Wszelkie prawa zastrzeżone


Organizacja imprez firmowych a planowanie budżetu

Organizacja imprez firmowych
 |  Artykuł partnera  |  Biznes i finanse

Organizacja imprezy firmowej to dobre rozwiązanie dla wszystkich tych spośród przedsiębiorców, którzy chcą na przykład zadbać o integrację swoich pracowników czy uczcić udany rok w działalności firmy. Podczas organizacji tego typu wydarzenia trzeba mieć na uwadze aspekty finansowe. Dzięki temu organizacja imprezy nie nadszarpnie budżetu firmowego. Jak uniknąć zbyt wysokich wydatków? Kluczowym działaniem jest w takiej sytuacji umiejętne planowanie budżetu.

Jakie wydatki powinien obejmować budżet na imprezę firmową?

W trakcie planowania budżetu trzeba uwzględnić dwa główne rodzaje kosztów. Są one następujące:

  • wydatki „konferencyjne”
  • koszt imprezy integracyjnej.

Co obejmują powyższe kategorie?

Wydatki na konferencję

Zazwyczaj początkowym etapem wyjazdu integracyjnego jest konferencja. Omawia się na niej m.in. kwestie dotyczące minionego okresu działania przedsiębiorstwa oraz jej perspektyw na najbliższe lata.

Wprawdzie konferencja nie stanowi zazwyczaj głównej pozycji kosztowej w budżecie, niemniej jednak trzeba mieć na uwadze konieczność wynajęcia sali konferencyjnej. Ważny jest wybór takiego pomieszczenia, które nie tylko pomieści wszystkich zaproszonych, ale także umożliwi skorzystanie np. z rzutnika, mikrofonów, szybkiego internetu oraz odtwarzacza DVD. Sala konferencyjna Cieszyn jest jednym z takich rozwiązań.

Oprócz tego trzeba uwzględnić również wydatki z tytułu zakupu napojów (kawy, herbaty, soki oraz wody) oraz drobnego poczęstunku (ciastka, kanapki itp.).

Impreza firmowa

Impreza firmowa w hotelu to centralny punkt tego typu wydarzeń. Podczas planowania budżetu należy uwzględnić między innymi koszty związane z profesjonalną obsługą (kelnerzy, kucharze itp.) oraz wydatkami na gastronomię. Warto zadbać również o takie dodatkowe atrakcje, jak na przykład escape room.

Planowanie imprezy firmowej – budżet powinien być elastyczny

Podczas przygotowywania budżetu na imprezę firmową musisz zadbać o to, by przygotować „elastyczne” zestawienie. Trudna sytuacja makroekonomiczna oraz wysoka inflacja to czynniki, które sprawiają, że trudno przewidzieć, jaki będzie ostateczny koszt imprezy firmowej. Sprawę dodatkowo komplikuje fakt, że jest ona czasem planowana nawet z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.

Taki stan rzeczy oznacza, że konieczne jest stworzenie wariantów:

  • pesymistycznego (uwzględniającego ewentualny wzrost cen w ciągu najbliższych tygodni),
  • optymistycznego,
  • najbardziej prawdopodobnego.

Dzięki temu można uniknąć niemiłego zaskoczenia podczas analizy kosztów rzeczywiście poniesionych na przygotowanie imprezy.

Przygotowanie imprezy we własnym zakresie vs. profesjonalne usługi w zakresie organizacji wydarzenia

Wybór w tym zakresie to jedna z najważniejszych kwestii, które stoją przed przedsiębiorcą planującym imprezę firmową. W pewnym sensie jest to wybór między zaoszczędzeniem pieniędzy lub czasu.

Skorzystanie z pomocy profesjonalnego planera daje niemal stuprocentową gwarancję, że wszystkie elementy (w tym między innymi: dobór potraw do menu, aranżacja oraz oprawa muzyczna, ustawienie stołów itp.) zostaną dopracowane. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi troszczyć się o organizację detali i może w pełni poświęcić się realizacji celów biznesowych swojej firmy.

Z drugiej jednak strony skorzystanie z tego typu usługi oznacza koszt na poziomie od kilkuset do nawet kilku tysięcy złotych. A zatem powierzenie organizacji imprezy zewnętrznemu specjaliście może oznaczać znaczne zwiększenie budżetu imprezy firmowej.

Alternatywnym rozwiązaniem jest działanie we własnym zakresie. Samodzielna organizacja imprezy oznacza przede wszystkim znaczną oszczędność pod kątem finansowym – jest to bez wątpienia silny argument dla wszystkich firm, których całkowity roczny budżet jest napięty. Krytycy takiego rozwiązania twierdzą jednak, że przygotowanie imprezy we własnym zakresie jest bardzo trudne i najprawdopodobniej skończy się klęską w przypadku braku doświadczenia.

Organizacja imprezy firmowej - podsumowanie

W jaki sposób sprawnie przygotować budżet na imprezę firmową? Nie ma jednoznacznej, uniwersalnej odpowiedzi na to pytanie. To, jak powinno się zaplanować wydatki na tego typu wydarzenie, jest uzależnione od indywidualnych potrzeb oraz oczekiwań przedsiębiorcy oraz pracowników.

Warto też pamiętać o wyborze takiego ośrodka, w którym możliwe jest zorganizowanie zarówno sali konferencyjnej, jak i przygotowanie imprezy. Dzięki skorzystaniu z oferty jednego usługodawcy możliwe jest zoptymalizowanie kosztów. Takie rozwiązania oferuje na przykład hotel z salą konferencyjną w Cieszynie.