Zarządzanie tysiącami stron dokumentacji spędza Ci sen z powiek? Zatem czas na wdrożenie kompleksowych rozwiązań archiwizacyjnych. Podpowiadamy, jak to zrobić.
Archiwizować samemu, czy postawić na usługi zewnętrzne?
Proces archiwizacji tylko pozornie jest łatwy do przeprowadzenia - zaskakująco dużą ilość firm przerasta spora liczba formalności i warunków, jakie trzeba spełnić, by zarchiwizowane dokumenty spełniały wymagane standardy. Sprawia to, że coraz większa ilość przedsiębiorców zaczyna korzystać z usług zewnętrznych firm archiwizacyjnych - takich, jak na przykład Archiveo. Zewnętrzne archiwum to opcja nie tylko dla bogatych - korzystają z niej również właściciele bardzo różnego rodzaju przedsiębiorstw, często firm typowo lokalnych. Daje ona gwarancję bezpiecznego skatalogowania i przechowywania dokumentacji, co umożliwia między innymi łatwe dotarcie do określonych dokumentów, wtedy, gdy okazują się naprawdę konieczne - choćby w przypadku różnego rodzaju inspekcji..
Dlaczego warto powierzyć archiwizowanie dokumentacji specjalistom?
Powierzenie archiwizacji dokumentów zewnętrznej firmy ma bardzo wymierne korzyści. Wbrew pozorom, zyskujemy nie tylko dodatkową przestrzeń w biurze czy magazynie. Wspomnieć można, między innymi, o:
- odciążeniu przedsiębiorstwa z niepotrzebnych obowiązków
- realizacji usługi archiwizacji zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami
- otrzymywaniu kompleksowo zrealizowanej usługi, dostosowywanej indywidualnie do potrzeb danej firmy
- regularnie doskonalnonych technik archiwizacji
- oszczędności czasu oraz kosztów
- przejrzystości zarchiwizowanych dokumentów i łatwym ich wyszukiwaniem
- najwyższej klasy zabezpieczeniu przechowywanych dokumentów
Samodzielne przeprowadzanie działań archiwizacyjnych jest nie tylko skomplikowane, ale również stosunkowo czasochłonne i kosztowne. Zazwyczaj wymaga bowiem zatrudnienia nowego zespołu pracowników specjalnie do tego celu. Warto więc archiwizację dokumentacji powierzyć zewnętrznemu partnerowi. Pozwoli to zaoszczędzić czas, pieniądze i skupić się na bieżących potrzebach firmy, zamiast bezkreśnie tkwić w starych “papierkach”.
Jakie usługi świadczy firma archiwizacyjna?
Wbrew pozorom, usługi świadczone przez takie przedsiębiorstwo są bardzo zróżnicowane. Doskonale to widać choćby na podstawie oferty wcześniej omawianej firmy Archiveo. Świadczy ona bowiem usługi takie, jak:
Archiwizacja dokumentacji
Wysokiej jakości usługi archiwizacji świadczone są w specjalnych warunkach. Przepisy wymagają bowiem odpowiedniego przechowywania archiwizowanych dokumentów, a to wymaga - między innymi - zakwalifikowania ich do jednej z dwóch grup - A lub B. Profesjonalna firma archiwizacyjna świadczy usługi zgodne z normami i wymaganiami prawa, zapewniając trwałość i bezpieczeństwo przechowywanej dokumentacji.
Digitalizacja dokumentacji
Digitalizacja dokumentów polega na sporządzeniu ich cyfrowej kopii. Digitalizacja niesie ze sobą masę korzyści - dokumenty przechowywane w archiwum cyfrowym lub w chmurze są bowiem dostępne do przejrzenia przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Ponadto należy wspomnieć, że dokumenty cyfrowe siłą rzeczy nie mogą zostać uszkodzone, czy zniszczone, w przeciwieństwie do dokumentacji papierowej. Zostają również odpowiednio zabezpieczone, co niweluje ryzyko pozyskania ich przez osoby trzecie.
Porządkowanie dokumentacji
Utrzymanie dokumentacji w należytym porządku jest, w przypadku niektórych branż, nie tylko dużym ułatwieniem, ale wręcz koniecznością. Warto więc zdecydować się na współpracę z firmą archiwizacyjną, która zajmie się ich segregacją, selekcją oraz klasyfikacją. Wbrew pozorom, jest to naprawdę czasochłonny proces - zdecydowanie warto powierzyć go zewnętrznemu specjaliście.
Przechowywanie dokumentacji
Przechowywanie dokumentacji u zewnętrznego partnera to dobra alternatywa do przetrzymywania dużej ilości dokumentów w firmie. Niepotrzebną na co dzień dokumentację warto powierzyć firmie archiwizacyjnej chociażby z tego powodu, że zalegając w biurze może znacząco utrudniać pracę. Nasz partner będzie zaś przechowywał ją przez cały wymagany przepisami okres czasu zgodnie z nawet najbardziej restrykcyjnymi normami prawa.
Depozyt dokumentacji
Alternatywą do przechowywania dokumentacji jest jej zdeponowanie. W tym przypadku jako właściciel firmy możemy sami określić, po jakim czasie nasze dokumenty mają zostać zniszczone (lub zwrócone). Usługę tę warto rozważyć szczególnie względem dokumentacji takiej, jak kartoteki akt osobowych, płacowych i nie tylko. To bezpieczne rozwiązanie zapobiegające chociażby zgubieniu dokumentów.
Niszczenie dokumentacji
Każda dokumentacja prędzej czy później przestaje być niezbędna. W takim przypadku warto pomyśleć o jej profesjonalnym zniszczeniu, co pozwoli uniknąć bałaganu i zaoszczędzi miejsca. Również i taką usługę świadczy profesjonalna firma archiwizacyjna. Wszelkie dane niszczone są w sposób poufny, przy wykorzystaniu najnowszej generacji sprzętu zgodnego z normą DIN 66399. Zniszczone mogą zostać absolutnie każde dokumenty - a po ich zniszczeniu zapewniana jest także odpowiednia utylizacja ich odpadów..
Organizacja archiwum
Jeśli jednak decydujemy się na utworzenie własnego archiwum - również i tu pomoże firma archiwizacyjna. Pomoże ona bowiem odpowiednio zaprojektować jego wnętrze, a także wyposażyć w sprzęt niezbędny do prowadzenia działalności archiwizacyjnej. Pamiętajmy, że poprawne zaprojektowanie oraz wyposażenie archiwum będzie kluczem do jego wysokiej wydajności.
Dlaczego Archiveo?
Dlaczego polecamy usługi akurat firmy Archiveo? Ponieważ mamy pewność tego, że proponuje ona rozwiązania najwyższej jakości. Wszelka dokumentacja przekazana do magazynów Archiveo przechowywana jest zgodnie z wytycznymi i normami prawnymi, jak również z preferencjami danego klienta. Współpraca z firmą Archiveo pozwala zoptymalizować pracę przedsiębiorstwa eliminując konieczność samodzielnego zarządzania przestarzałymi dokumentami - a do tego firma ta proponuje indywidualne rozwiązania dopasowane do potrzeb przedsiębiorstwa.
Archiveo
ul. Okrzei 31-33
68-200 Żary
tel: +48 730 251 081
www: https://archiveo.pl/kontakt/
