Jesteś osobą, która załatwia różne formalności za granicą? Może posiadasz jakieś dokumenty z zagranicy? Jeżeli tak, powinieneś wiedzieć czym jest Apostille. Jeżeli interesuje Cię to zagadnienie i zastanawiasz się, na czym ono polega, kiedy jest wymagane i jak je otrzymać, koniecznie przeczytaj ten poradnik!
Co to jest Apostille
Klauzula Apostille nazywana również Apostylla, jest niczym innym jak poświadczeniem autentyczności podpisu, który został złożony na dokumencie urzędowym, który zaś został sporządzony w danym państwie. Ponadto, charakteru, w jakim działała osoba, która podpisała dany dokument jak również tożsamości stempla lub pieczęci, którym opatrzony jest dokument, w celu jego użycia w innym państwie.
Z apostille mamy do czynienia w przypadku kiedy np. dokument urzędowy został sporządzony w jednym państwie, a ma on być przedłożony na terytorium innego państwa.
Zasadę nadawania dokumentu apostille określa konwencja, która znosi wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Konwencję sporządzono w Hadze dnia 5 października 1961 roku. Nazywana jest potocznie konwencją haską. Wymaga ona, aby apostille była sporządzona w formie kwadratu, który posiada boki długości minimum 9 centymetrów. Przykładowy wzór można znaleźć w sieci.
Samo nadanie apostille może polegać na umieszczeniu tej klauzuli bezpośrednio na dokumencie, lub dołączając ją do danego dokumentu. Dzięki konwencji haskiej istnieje możliwość sporządzenia apostille w języku urzędowym organu, który ją wydaje. Zwroty, które uważa się za standardowe w apostille mogą być sporządzone również w drugim języku. Konwencja haska wymaga jednak, aby tytuł "Apostille" pozostawiony był w języku francuskim.
W jakich dokumentach spotkamy się z klauzulą apostille - kiedy jest wymagana
Z klauzulą apostille spotkać się można w przypadku określonych dokumentów urzędowych, kiedy są one sporządzone w jednym państwie, a mają zostać przedstawione w drugim. Jednak, czy wymóg sporządzania apostille dotyczy każdego dokumentu zagranicznego, który ma być wprowadzony do obrotu prawnego kraju?
Przede wszystkim warto wiedzieć, że klauzula apostille obowiązuje w państwach, które są stroną konwencji haskiej. Na dany moment, w skład takiej konwencji wchodzi ponad 100 krajów, w tym Polska.
Cały aktualny wykaz państw, które należą do konwencji haskiej, można znaleźć w sieci. Jeżeli mamy do czynienia z krajem, który nie należy do konwencji haskiej, wymagane jest sporządzenie innej procedury poświadczenia dokumentów, tzw. legalizacji.
Ponadto postanowienia zawarte w apostille, zgodnie z konwencją haską znajdują swoje zastosowanie w dokumentach urzędowych. Dlatego można zwrócić uwagę na dokumenty takie jak:
- akty notarialne,
- dokumenty, które pochodzą od urzędnika sądowego, lub organu (włącznie z dokumentami od prokuratora, jak również sekretarza sądowego i urzędnika, który dokonuje doręczeń),
- dokumenty administracyjne,
- różne urzędowe zaświadczenia, które umieszczane są na dokumentach podpisanych przez osoby, które działają w charakterze prywatnym, np. takie jak urzędowe zaświadczenie stwierdzające zarejestrowanie dokumentu, lub fakt jego istnienia w określonej dacie. Ponadto urzędowe jak i notarialne poświadczenia podpisów,
Jeżeli mowa o polskich dokumentach urzędowych, to należą do nich np. wyroki sądów, jak również wszystkie inne dokumenty sądowe (akty notarialne, wypisy z rejestrów, akty stanu cywilnego, itp.).
Należy zwrócić jednak uwagę na to, że konwencja haska nie znajduje swojego zastosowania w:
- dokumentach, które zostały sporządzone przez przedstawicieli dyplomatycznych, lub urzędników konsularnych,
- dokumentach administracyjnych, które dotyczą bezpośredniej transakcji handlowej lub operacji celnej,
Uzyskanie takowej klauzuli nie będzie wymagane jeżeli ustawa obowiązująca w danym państwie, w którym dokument będzie przedłożony, zwolniły, zniosły lub uprościły taki dokument z legalizacji.
Jeżeli chodzi o Polskę, to nasz kraj łączy taki dokument z takimi państwami jak np.:
- Czechy,
- Cypr,
- Austria,
- Wietnam,
- Rosja,
- Chiny,
- Białoruś,
- Wielka Brytania,
- Słowacja,
- Litwa,
- Łotwa,
- Grecja,
- Irlandia Północna,
- Turcja,
- Ukraina,
- Węgry,
- Włochy,
- Finlandia,
- Estonia,
Każda z takich umów indywidualnie określa zakres zwolnienia lub uproszczenia samej procedury legalizacji i rodzaju dokumentów, których dotyczy.
Apostille dla zagranicznych dokumentów urzędowych - jak uzyskać
Apostille wydaje się zgodnie z konwencją haską, czyli na wniosek osoby, która podpisała dany dokument. Ponadto na wniosek posiadacza dokumentu. Każde z państw-sygnatariuszy konwencji haskiej wyznacza własne organy właściwe odnośnie nadawania apostille.
Apostille dla polskich określonych dokumentów urzędowych - jak uzyskać
Dla polskich dokumentów urzędowych właściwe jest nadawanie apostille przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Formularz wniosku odnośnie poświadczenia klauzulą apostille dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego za granicami naszego kraju można pobrać ze strony internetowej MSZ.
Jeżeli składa się wniosek o nadaniu klauzuli apostille - poza dokumentami, którym ma być nadana taka klauzula, trzeba dołączyć dowód uiszczenia opłaty skarbowej za każdy dokument, dla którego ma być nadana ta klauzula.
Warto jeszcze zwrócić uwagę, że w przypadku niektórych dokumentów (chodzi o dokumenty notarialne i sądowe, jednak oprócz odpisów z Krajowego Rejestru Sądowego) wymagane jest ich wcześniejsze uwierzytelnienie.
Podsumowanie
Jak widać klauzula apostille wymagana jest do wielu dokumentów. Jeżeli szukasz więcej informacji związanych z klauzulą apostille, znajdziesz je w sieci, podobnie jak sam wniosek apostille.
